Atat in mediul economic cat si in alte domenii, datele si informatiile care circula, de regula, trebuie sa aiba caracter confidential, accesul fiind unul controlat si restrictionat, pentru protejarea impotriva unor riscuri precum:
- pierderea datelor;
- concurenta neloiala;
- strecurarea unor erori care sa ameninte activitatea societatii;
- folosirea de catre alte persoane a informatiilor intr-un mod necorespunzator (denigrant), etc;
Pe de alta parte, pentru o buna functionare a activitatii si pentru ca datele unei societatii sa fie in siguranta, atat antreprenorul cat si contabilul acestuia trebuie sa foloseasca aplicatii software online sau offine care sa le permita controlarea accesului la datele societatii.
Programul de facturare, programul de evidenta contabila , programul de gestiune sau salarizare utilizate ar trebui sa ofere urmatoarele elemente cu privire la controlul datelor:
- sa se poata stabili cine este persoana care are acces permanent la date;
- sa se poata restrictiona accesul tertelor persoane la informatii folosindu-se un user si o parola care sa se poata schimba ori de cate ori administratorul datelor doreste;
- sa se poata stabili punctual accesul tertelor persoane la informatii, respectiv sa se poata acorda acest acces la diferite operatiuni precum: vizualizare, editare, emitere, etc;
- sa se poata controla cine si unde are acces.
Putem lua exemplul aplicatiei SmartBill, unde aceste elemente de securitate si acces la date sunt regasite la sectiunea Setari -> Utilizatori.
Dupa completarea datelor de identificare ale persoanei care primeste accesul la date se pot seta si specificatiile de acces: emitere, editare/stergere, administrare.
Mai mult, in modulul detaliat poti avea un control mult mai detaliat al accesului pentru fiecare utilizator in parte.
Poti seta accesul numai pe anumite gestiuni, pe anumite operatiuni: schimbari de pret, setarea stocului minim, accesul la documentele din trecut/viitor, asa cum se poate observa mai jos:
Daca detii un cont online, intr-o aplicatie de facturare, gestiune sau contabilitate, este recomandata schimbarea periodica a parolei pentru protejarea contului si pentru protejarea impotriva potentialelor accesari neautorizate. Totodata, userul si parola aleasa este de preferat sa contina numeroase caractere: litere si cifre.
Antreprenorii care isi externalizeaza activitatea de contabilitate unui economist/contabil autorizat trebuie sa permita accesul acestuia la informatiile cu privire la societate, insa in ceea ce priveste accesul acestuia la programul de facturare este recomandabil sa fie limitat.
De ce limitat?
Deoarece un contabil ar trebui sa poata doar sa vizualizeze si sa descarce facturile emise in numele societatii, antreprenorul fiind cel care detine dreptul de emitere, anulare, stornare, stergere si modificare a elementelor componente unei facturi. Astfel se va elimina riscul de aparitie a erorilor sau de discutii ulterioare privind cine si cand a efectuat modificari.
Un alt element important este posibilitatea de a identifica in cazul unei tranzactii care este utilizatorul care a efectuat respectiva operatie. Aceasta este importanta in cazul identificarii unei potentiale fraude, pentru a stabili persoana responsabila.
Unele entitati practica arhivarea zilnica a operatiunilor pe baza jurnalelor emise de fiecare utilizator.
In concluzie, datorita importantei controlului accesului si sigurantei datelor, este bine ca fiecare entitate sa detina o politica de securitate a datelor, care poate fi inclusa in regulamentul intern sau chiar in manualul de proceduri contabile, in cazul in care datele operate de aceasta au legatura cu activitatea financiar-contabila.
