Intrebari din Domeniu

Condica de prezenta a angajatilor – obligativitate

condica de prezenta

In vederea intocmirii statului de salarii, document intocmit pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate, toti angajatorii au obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea:

• orei de incepere al programului de lucru;

• orei de sfarsit al programului de lucru.

Fisa de pontaj zilnica sau condica de prezenta a angajatilor este obligatorie incepand cu 7 august 2017

Articolul 119 din Codul Muncii spune ca angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Daca angajatorul are mai multe puncte de lucru, sedii secundare, atunci condica de prezenta se va tine la sediul fiecarui loc unde societatea isi presteaza activitatea, pentru fiecare salariat care presteaza munca la locul respectiv al angajatorului. 

Pe langa faptul ca acest document sta la baza intocmirii statului de plata, scopul acestuia este de a creea posibilitatea verificarii modului in care angajatorul respecta prevederile legale privind timpul de munca si de odihna.

Mai mult decat atat, documentul poate fi foarte util si pentru angajator, nu doar pentru inspectorii care vin in control, deoarece se poate urmari mai in amanunt daca angajatii isi respecta orele de munca si de pauza mentionate in contractul individual de munca. 

Condica de prezenta privind ora de sosire la munca si ora de plecare de la munca pentru fiecare salariat poate fi tinuta atat pe suport de hartie cat si electronic, pentru persoanele care au acces la locul de munca pe baza unui card sau inregistreaza intervalul in care presteaza efectiv activitatea in orice alt mod.

Atentie! Nu exista obligatia prin lege ca angajatii sa semneze condica de prezenta / fisa de pontaj zilnica.

Principalele informatii pe care ar trebui sa le contina o astfel de condica de prezenta ar putea fi:

• date cu privire la societate

• perioada pentru care se realizeaza;

• numele si prenumele salariatilor;

• toate zilele din luna pentru care se intocmeste;

• ora de inceput al programului;

• ora de sfarsit al programului;

• numarul total de ore efectuate de catre salariat;

• in zilele in care salariatii nu au fost prezenti la munca, este recomandat sa se mentioneze motivul: concediu de odihna; concediu medical; concediu de maternitate; concediu fara plata; absente nemotivate; accidente de munca; concediu pentru ingrijirea copilului; etc;

• sectiune cu semnatura responsabilului cu intocmirea documentului;

• sectiune cu semnatura directorului societatii.

Cat timp se arhiveaza condica de prezenta?

Legislatia in vigoare nu mentioneaza perioada pentru care este nevoie ca angajatorul sa pastreze condica de prezenta. 

Ceea ce se cunoaste este faptul ca statele de plata se intocmesc in baza acestor documente si ca trebuie arhivate pentru o perioada de 50 de ani, deci teoretic si condica de prezenta ar trebui sa fie pastrata pentru aceeasi perioada ca statele de plata.

In cele ce urmeaza, pentru evitarea unor amenzi privind munca la negru, dorim sa va reamintim care sunt sanctiunile aplicabile conform ordonantei de urgenta nr. 53/2017:

• pentru primirea la munca a unei persoane fara incheierea unui contract individual de munca, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;

• pentru primirea la munca a unei persoane fara transmiterea raportului de munca in registrul general de evidenta a salariatilor – cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;

• pentru primirea la munca a unui salariat in perioada in care acesta are contractul individual de munca suspendat, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;

• pentru primirea la munca a unui salariat in afara programului de lucru stabilit in cadrul contractelor individuale de munca cu timp partial, angajatorul va primi o amenda de 10.000 RON pentru fiecare persoana identificata.

In cazul in care un angajator este sanctionat, acesta poate achita jumatate din amenda primita intr-un termen de 15 zile, conform Legii nr. 203/2018 (in vigoare din 24.08.2018) privind masuri de eficientizare a achitarii amenzilor contraventionale.

Pana de curand, amenzile se puteau achita la valoarea injumatatita intr-un termen de doar 48 de ore.

Delia Mircea
Despre autor

Delia Mircea, FCCA, este coordonatorul editorial al Contzilla.ro, site-ul contabililor descurcareti, inca de la infiintare (2008). Experienta profesionala a editorului include doua banci, o importanta firma de soft contabil si ERP si o multinationala . In calitate de editor al Contzilla.ro a publicat peste 4.000 de articole de fiscalitate si contabilitate, articole citite de peste 5.000.000 de ori, de catre 1.500.000 de vizitatori unici.
Articole similare
Intrebari din Domeniu

Ce obligatii are firma ta cu privire la administrarea contractelor cu angajatii?

Intrebari din Domeniu

Ce risca angajatorii care nu respecta Codul Muncii ?

Intrebari din Domeniu

Situatii in care contractul individual de munca poate fi suspendat

Intrebari din Domeniu

Avantaje oferite de stat pentru angajatori sau angajati

avatar
3 Discutii
3 Raspunsuri la discutie
0 Abonati
 
Comentariul cu cele mai multe reactii
Cea mai populara discutie
5 Autorii comentariilor
Ursache MirunaIonitaSunaMonica HaggartyAntohi Autorii comentariilor recente
  Aboneaza-te  
Cele mai noi Cele mai vechi Cel mai votat
Anunta-ma
Antohi
Vizitator
Antohi

Un model pentru condica de prezenta?

Prenume
Valentin
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua,

Multumim pentru atentia cu care ne cititi!

Legislatia in vigoare nu prevede un tipar standard de condica de prezenta, insa ceea ce va putem recomanda este ca modelul de condica de prezenta pe care il veti utiliza sa contina cel putin informatiile mentionate in articol.

Majoritatea soft-urilor de salarizare ofera posibilitatea de a tine evidenta orelor de sosire si plecare a personalului, respectiv de generare a condicii de prezenta. Daca nu utilizati un soft de salarizare, atunci acesta evidenta se poate tine foarte usor chiar si intr-un excel.

Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!

Suna
Vizitator
Suna

Buna ziua,
Pentru 10 muncitori in constructii, care pleaca pe santiere in tara, cate 1, 2, 3 …sau toti, depinde de lucrare, se pot face fise individuale? Fiecare ar trebui sa fie responsabil pentru semnarea la zi a fisei personale. Muncitorul ar trebui sa tina la el mereu dosarul cu fisele de prezenta din urma, iar la birou sa ajunga doar o copie, de exemplu, dupa care se face fisa de pontaj colectiva? Sau la sfarsitul lunii, fisa respectiva trebuie pusa la dosar la birou?
Astetp cu mare interes raspunsul dvs.
Va multumesc!

Prenume
Aurelia
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Aurelia, Potrivit art. 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru. Daca angajatorul are mai multe puncte de lucru, sedii secundare, atunci fisa de prezenta se va tine la sediul fiecarui loc unde societatea isi presteaza activitatea, pentru fiecare salariat care presteaza munca la locul respectiv al angajatorului. Nu exista obligatia… Citeste mai mult »

Ionita
Vizitator
Ionita

Buna ziua,
Care este sanctiunea daca avem pontajul salariatilor, dar fara ora sosirii si ora plecarii?
Multumesc!

Prenume
Adriana
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Adriana,

Art. 119 din Codul muncii mentioneaza: “Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 16^1 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.”

Codul muncii mai arata ca incalcarea de catre angajator a obligatiei prevazute la art. 119 se sanctioneaza cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei.

Sarbatori fericite!