Tot ce trebuie sa stii despre contabilitatea unei firme de constructii

Acest articol face parte din seria #contaghid, serie care isi propune o analiza a aspectelor contabile in functie de industria in care evolueaza o afacere.

Legislatia specifica aplicabila

Domeniul constructiilor a fost supus, incepand cu 2019, unor modificari fiscale. Astfel, in acest domeniu se aplica anumite scutiri speciale, cu modificari pe parcursul anului 2019. In primul rand, trebuie sa mentionam ca salariul minim in constructii este de 3.000 lei pentru un program cu norma intreaga. Baza legala pentru aplicarea facilitatilor este OUG 114/2018, actualizata.

Facilitatile de care se pot bucura firmele de constructii sunt:

• scutire de impozit pe venitul din salarii
• scutirea de CASS la nivelul angajatului
• CAS redus cu 3,75 % (de la 25% la 21,25%) – practic se reduce cu contributia la pilonul II de pensii
• CAM redus la 0,3375% (masura aceasta nu se poate aplica inca in lipsa unei scheme de ajutor de stat)

Ce conditii trebuie indeplinite pentru a putea aplica scutirile?

1. Angajatorii trebuie sa desfasoare activitati in sectorul constructiilor care cuprind activitatea de constructii definita la codul CAEN 41.42.43 – sectiunea F (Constructii) si domeniile de producere a materialelor de constructii – definite de urmatoarele coduri CAEN:

• 2312 Prelucrarea si fasonarea sticlei plate
• 2331 Fabricarea placilor si dalelor din ceramic
• 2332 Fabricarea caramizilor, tiglelor si altor produse pentru constructii din argila arsa
• 2361 Fabricarea produselor din beton pentru constructii
• 2362 Fabricarea produselor din ipsos pentru constructii
• 2363 Fabricarea betonului
• 2364 Fabricarea mortarului
• 2369 Fabricarea altor articole din beton, ciment si ipsos
• 2370 Taierea, fasonarea si finisarea pietrei
• 2223 Fabricarea articolelor din material plastic pentru constructii
• 1623 Fabricarea altor elemente de dulgherie si tamplarie pentru constructii
• 2512 Fabricarea de usi si ferestre din metal
• 2511 Fabricarea de constructii metalice si parti componente ale structurilor metalice
• 0811 Extractia pietrei ornamentale si a pietrei pentru constructii, extractia pietrei calcaroase, ghipsului, cretei si a ardeziei
• 0812 Extractia pietrisului si nisipului
• 2351 Fabricarea cimentului
• 2352 Fabricarea varului si ipsosului
• 2399 Fabricarea altor produse din minerale nemetalice n.c.a
• 711 Activitati de arhitectura, inginerie si servicii de consultanta tehnica

Este important ca activitatile firmei sa fie derulate in conformitate cu codul CAEN ales, pentru a putea fi justificata aplicarea corecta a facilitatilor.

2. Angajatorii trebuie sa realizeze cifra de afaceri din activitatile mentionate mai sus si alte activitati specifice domeniului constructiilor intr-un procent de cel putin 80% din cifra de afaceri totala. Masura se aplica distinct la societatile infiintate in cursul anului care iau ca etalon cifra de afaceri cumulata de la infiintare pana inclusiv in luna in care se aplica scutirea, spre deosebire de societatile existente la inceput de an care iau ca reper cifra de afaceri de la finalul anului precedent. Facilitatile fiscale se vor aplica pentru veniturile brute lunare din salarii si asimilate salariilor, realizate de persoanele fizice pentru care se aplica scutirea, calculate la un salariu brut de incadrare pentru 8 ore de munca/zi de minimum 3.000 lei lunar. Scutirea se aplica pentru sumele din venitul brut lunar de pana la 30.000 lei. Partea din venitul brut lunar ce depaseste 30.000 lei nu va beneficia de facilitati fiscale. Exista  prevederi speciale pentru contractele part-time, pentru situatii de concedii medicale etc.

Important de retinut in domeniul constructiilor: nivelul salariului de baza minim brut de 3.000 lei se aplica indiferent daca firma indeplineste sau nu conditiile pentru a aplica facilitatea.

Documente financiar-contabile utilizate

Documentatia necesara pentru acordarea facilitatilor este  declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate care reprezinta declaratie pe propria raspundere pentru indeplinirea conditiilor de aplicare a scutirii. Nu trebuie intocmite alte documente.

In ceea ce priveste activitatea in constructii in general, se utilizeaza urmatoarele tipuri de documente:

• pentru vanzari: factura, cel mai adesea insotita de devizul de lucrari
• pentru achizitii: factura de achizitii, nota de receptie
• pentru iesiri din gestiune: bonul de consum
• procesul verbal de receptie la finalizarea lucrarilor

Particularitati fiscale

Din punct de vedere fiscal, prezinta particularitati din punct de vedere al TVA serviciile de contructii desfasurate in afara tarii. Serviciile de constructii beneficiaza de reguli speciale din punct de vedere fiscal, reguli mentionate la art. 278 alin. (4) din Codul fiscal. Daca pentru marea majoritate a serviciilor locul prestarii este fie locul unde clientul isi primeste serviciile situatie aplicabila in cazul in care clientul este persoana impozabila care ac?ioneaz? ca atare, fie locul unde prestatorul este stabilit situatie aplicabila in cazul in care clientul este persoana neimpozabila, pentru serviciile de constructii lucrurile stau altfel. Astfel, locul prestarii este considerat a fi locul unde sunt situate bunurile imobile  pentru prestarile de servicii efectuate in legatura cu bunurile imobile, inclusiv serviciile prestate de experti si agenti imobiliari, de cazare in sectorul hotelier sau in sectoare cu functie similara, precum tabere de vacanta sau locuri amenajate pentru camping, de acordare de drepturi de utilizare a bunurilor imobile, pentru servicii de pregatire si coordonare a lucrarilor de constructii, precum serviciile prestate de arhitecti si de societatile care asigura supravegherea pe santier.

Pentru a intelege ce reprezinta serviciile legate de bunuri imobile, normele la Codul fiscal le detaliaza intr-un punct separat. Retinem din enumerare doar pe cele care vizeaza constructiile astfel:

• elaborarea de planuri pentru o constructie sau parti ale unei constructii destinate sa fie edificata pe un anumit lot de teren, indiferent daca constructia este sau nu edificata
• prestarea de servicii de supraveghere sau de securitate la fata locului
• edificarea unei constructii pe un teren, precum si lucrarile de constructie si de demolare executate asupra unei constructii sau a unor parti ale unei constructii
• construirea de structuri permanente pe un teren, precum si lucrarile de constructie si de demolare executate asupra unor structuri permanente precum retelele de conducte pentru gaz, apa, canalizare si altele similare
• lucrari executate pe terenuri, inclusiv servicii agricole precum aratul, semanatul, irigarea si fertilizarea
• studierea si evaluarea riscului si a integritatii bunurilor imobile
• intretinerea, renovarea si repararea unei cladiri sau a unor parti ale unei cladiri, inclusiv lucrari de curatenie, montare de gresie si faianta, tapet si parchet
• intretinerea, renovarea si repararea unor structuri permanente precum retelele de conducte pentru gaz, apa, canalizare si altele similare
• instalarea sau montarea unor masini sau echipamente care, la instalare sau montare, sunt considerate bunuri imobile, respectiv care nu pot fi deplasate fara distrugerea sau modificarea cladirii sau a constructiei in care au fost instalate permanent

Exista si o lista de excluderi:

• elaborarea de planuri pentru o cladire sau parti ale unei constructii daca aceasta nu este destinata sa fie edificat? pe un anumit lot de teren
• depozitarea de bunuri intr-un bun imobil daca nici o parte specifica a bunului imobil nu este alocata utilizarii exclusive de catre client
• instalarea sau montarea, intretinerea si repararea, inspectia sau supravegherea masinilor sau a echipamentelor care nu fac parte si nu devin parte din bunul imobil

Asadar, indiferent de calitatea beneficiarului de persoana impozabila sau nu, serviciile au locul impozitarii in statul unde este situat bunul imobil. Aceasta face, de exemplu, daca avem servicii de constructii la un bun imobil din Italia, serviciile sunt impozabile in Italia. Prin urmare, firma din Romania nu presteaza servicii intracomunitare si nu le va declara in D390. Dincolo de acestea, trebuie analizata obligatia de inregistrare in scop de TVA in Italia insotita de toate formalitatile si obligatiile necesare: colectare TVA la cota din Italia, depunere declaratia de TVA etc. Pentru aceasta este necesar sa fie consultat un specialist in taxe din statul respectiv, care cunoaste legislatia aplicabila acolo.

Modul de realizare a incasarilor si platilor 

De regula in domeniul constructiilor, datorita sumelor mari cu care se opereaza, incasarile si platile au de regula loc prin banca. Astfel, documentul justificativ pentru inregistrarea incasarilor si platilor este extrasul de banca. Incasarile si platile in numerar trebuie sa respecte reglementarile Legii 70/2015 privind incasarile si platile in numerar.

Indicatori de performanta

Ca orice afacere, si in domeniul constructiilor este bine sa fie urmariti anumiti indicatori.

• Marja neta a profituluieste un indicator financiar de profitabilitate, care ne arata in procente cat de profitabila este activitatea totala a unei companii. Marja neta a profitului = (Profitul netal exercitiului/Cifra de afaceri neta) *100. De regula, indicatorul se analizeaza in tendinta, de la o perioada la alta, insa se poate compara si cu rezultatele obtinute de competitori.
• Circuitul numerarului in firma si calculul ciclului operational se refera la iesirile denumerardintr-o fima urmate de intrari de numerar, ca rezultat al derularii activitatii normale a acesteia. Iesirile de numerar sunt generate de efectuarea de plati catre furnizori, salariati, bugete etc, iar intrarile apar ca urmare a incasarilor de la clienti, in urma vanzarilor efectuate catre acestia. Intre intrarile si iesirile de numerar pot exista anumite decalaje. Datorita specificului domeniului, in care rezultatul final (constructia) poate sa dureze destul de mult pana la finalizare, o atentie deosebita trebuie acordata analizei numerarului. Pe toata perioada constructiei firma consuma materiale, plateste angajati, impozite si taxe si daca incasarea contravalorii lucrarii o face doar la final, ar putea avea probleme de cash-flow. De aceea se recuge adeseori la finantare bancara, la solicitarea de plati in avans de la beneficiarii lucrarilor sau la facturarea partiala, pe masura executiei diferitelor etape de lucrari.
  Ciclul operational (zile) = Viteza de rotatie a debitelor clienti (in zile ) + numarul de zile de stocare (daca exista si stocuri) viteza de rotatie a creditelor furnizori (zile), unde:

1. Viteza de rotatie a debitelor clienti = (sold mediu clienti / cifra de afaceri)* 365
2. Numarul de zile de stocare = (stoc mediu /costul vanzarilor) * 365
3. Viteza de rotatie a creditelor furnzori = (sold mediu furnizori/achizitii ) * 365

• Fluctuatia personalului este o problema frecvent intalnita la firmele de constructii. Indicatorul fluctuatiei se calculeaza astfel: Numarul angajatilor care au plecat / Numarul mediu de angajati x 100. O rata ridicata a fluctuatiei indica probleme in gestionarea personalului. In sectorul constructiilor aceasta rata poate ajunge usor si la 60%. Aceasta rata mare de fluctuatie trebuie analizata in raport cu costul de inlocuire al salariatilor. Daca acest cost este foarte mic, atunci procentul ridicat nu pune neaparat probleme semnificative. Daca in schimb costul de inlocuire este ridicat (de ex. angajati care au nevoie de pregatire speciala, dezvoltarea unor abilitati specifice) atunci rata de fluctuatie constituie un motiv de ingrijorare.