Intrebari din Domeniu

Decontarea cheltuielilor cu deplasarile interne si externe

decontare cheltuieli

Indiferent de domeniul in care activeaza o entitate, aceasta poate inregistra ocazional cheltuieli privind deplasarea personalului. Deplasarile pot fi interne sau externe.

In calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator.

Se pune frecvent intrebarea: ce cheltuieli putem deconta in cazul deplasarilor?

Cel mai important lucru este ca decontarea cheltuielilor sa urmeze unui scop de business, fiindca de multe ori suntem tentati sa decontam inclusiv cheltuielile cu cazarea din perioada concediului, ceea ce nu este o practica corecta.

Salariatii/administratorii care se deplaseaza in interes de serviciu au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul si cazarea, avand totodata dreptul la o indemnizatie de delegare (diurna), conform Codului Muncii.

 

Cheltuielile care se pot deconta pentru deplasarea angajatilor sunt in general:

  • transportul si cazarea;
  • masa servita;
  • indemnizatia de deplasare (diurna);
  • cheltuielile cu autoturismul – daca deplasarea se realizeaza cu autoturismul angajatului/firmei.

 

Conditii de decontare a cheltuielilor cu transportul

Cheltuielile cu transportul se deconteaza prin documente justificative. Pentru a fi eligibila spre decontare, deplasarea trebuie sa se faca, conform legii, cu mijloace de transport: auto, avion, tren etc. Documentele justificative care trebuie pastrate sunt factura, chitanta, extrasul de cont.

Daca deplasarea se face cu autoturismul exista doua situatii:

  • autoturismul este proprietatea salariatului: trebuie adus un contract de comodat iar in ceea ce priveste decontarea trebuie pastrate bonurile de combustibil/taxe rutiere/alte cheltuieli cu autoturismul si data de pe acestea trebuie sa coincida cu perioada in care a avut loc deplasarea.

In cazul particular al personalului institutiilor publice care utilizeaza propriul autoturism pentru deplasarea in scopul societatii, exista o limitare a sumei care se va deconta respectiv contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta. 

  • autoturismul este proprietatea societatii: deductibilitatea este de 50% daca autoturismul este folosit partial in scopul derularii activitatii si 100% daca autoturismul este utilizat integral in scopul derularii activitatii firmei. Pentru decontare este nevoie de pastrarea documentelor justificative (bonuri, facturi etc).

 

Atentie! In cazul autoturismelor utilizate exclusiv in scopul derularii activitatii firmei, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal a cheltuielilor cu autoturismul, este nevoie de intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

  • categoria de vehicul utilizat;
  • scopul si locul deplasarii;
  • kilometrii parcursi;
  • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

 

In cazul in care nu se poate demonstra ca autoturismele sunt utilizate exclusiv pentru desfasurarea activitatii firmei atat cheltuielile antrenate cat si TVA sunt deductibile doar in proportie de 50% iar foaia de parcurs nu mai este obligatorie.

In delegatie se pot deconta si cheltuielile de transport efectuate in localitatea de destinatie folosind bon de taxi, bilete de autobuz sau alte documente.

 

Conditii de decontare a cazarii si a mesei servite

In ceea ce priveste deductibilitatea cheltuielilor cu cazarea, este bine de stiut ca:

  • localitatea in care angajatul este trimis in deplasare trebuie sa fie situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care acesta isi are locul permanent de munca;
  • pentru firmele private nu exista restrictii legislative sau limitari externe cu privire la tipul cazarii; acestea pot fi stabilite intern prin decizii ale conducerii, de exemplu;
  • pentru institutiile publice exista anumite limitari cu privire la numarul de stele ale structurii turistice (2 sau 3 stele, in anumite conditii).

Pentru decontarea cazarii si a mesei este nevoie de documente justificative (facturi, bonuri, chitanta, extras de cont) care sa ateste cheltuielile efectuate.

In cazul in care in cursul delegatiei se organizeaza mese cu partenerii de afaceri, cheltuiala cu masa servita este deductibila in limita cheltuielilor de protocol, stabilita prin Codul fiscal.

Ca regula generala, diurna este destinata acoperirii cheltuielilor de masa si a altor cheltuieli cu exceptia cazarii si transportului. Salariatii care au masa asigurata (inclusa in serviciile de cazare) pot beneficia si de diurna insa apare o impozitare suplimentara.

In cazul in care se acorda si diurna si masa servita se va determina suma cumulata, iar ceea ce depaseste plafonul deductibil se supune impozitului si contributiilor sociale.

Este important modul de facturare: daca se factureaza separat masa servita, atunci aceasta este asimilata indemnizatiei de deplasare. Daca este inclusa in valoarea cazarii, atunci se considera cheltuiala de cazare si nu se asimileaza diurnei.

Potrivit O 60/2015 care modifica Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, privind cuantumul sumei ce reprezinta compensarea cheltuielilor de cazare ale personalului aflat in delegare si care nu se cazeaza in structuri de cazare potrivit legii este de 45 de lei.

 

Conditii de decontare a diurnei

Diurna este o suma de bani acordata salariatilor, care vor efectua deplasari interne (in interiorul tarii) sau externe (in strainatate). Aceasta se acorda pe zi calendaristica iar cuantumul acesteia este stabilit de lege.

Valoarea diurnei acordate se stabileste de catre fiecare entitate. Exista un nivel pana la care diurna este considerata cheltuiala deductibila – acesta este de 2.5 ori nivelul diurnei stabilite pentru salariatii institutiilor publice iar in strainatate de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna prin hotarare a Guvernului pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Suma deductibila pe zi, pentru deplasari in tara, este de 42.5 lei.

Nivelul diurnei externe ce poate fi acordat personalului trimis in stainatate pentru realizarea unor misiuni temporare este prevazut pentru fiecare tara in parte in anexa din HG  518/1995. In majoritatea tarilor spatiului UE nivelul diurnei este de 35 euro, ceea ce multiplicat cu 2.5 ajunge la suma de 87.5 euro/zi, pentru societatile private.

 

Important !

  • Diurna interna se acorda in cazul delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interes de serviciu, pentru o distanta mai mare de 5 kilometri fata de localitatea unde isi are locul permanent de munca.
  • Nivelul diurnei se poate stabili si la un alt nivel de catre societate. Diurna este deductibila in limita prevazuta mai sus, tot ceea ce depaseste aceasta valoare va fi  tratata ca si un venit de natura salariala si supusa contributiilor sociale (atat la angajat cat si la angajator) si impozitului pe venit.
  • Plafonul zilnic neimpozabil se acorda numai daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii.
  • Din 2016 si administratorii pot beneficia de diurna.

La sfarsitul deplasarii salariatului, tuturor acestor documente justificative li se anexeaza:

  • Ordinul de deplasare, care se intocmeste in formatul prevazut de Ordinul nr. 2634/2015.

Acesta este documentul care serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii, document pentru decontarea cheltuielilor efectuate, document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

Stampila nu mai este obligatorie pe ordinul de deplasare inca din 2016. Pe formatul noului document nu mai este prevazut loc pentru stampila, asa cum era prevazut pe vechiul format al documentului aprobat prin O 3512/2008 si valabil pana la 31.12.2015.

De asemenea, modul in care circula intern si numarul de exemplare nu mai sunt stabilite prin lege. Acestea vor trebui stabilite de fiecare entitate prin proceduri proprii.

Ordinul de deplasare se completeaza de catre persoana care pleaca in delegatie.

  • Dispozitia de plata/incasare

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie.

 Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.

Dispozitiile de plata/incasare se completeaza de catre casier sau contabil.

Delia Mircea
Despre autor

Delia Mircea, FCCA, este coordonatorul editorial al Contzilla.ro, site-ul contabililor descurcareti, inca de la infiintare (2008). Experienta profesionala a editorului include doua banci, o importanta firma de soft contabil si ERP si o multinationala . In calitate de editor al Contzilla.ro a publicat peste 4.000 de articole de fiscalitate si contabilitate, articole citite de peste 5.000.000 de ori, de catre 1.500.000 de vizitatori unici.
Articole similare
Business Know-HowIntrebari din Domeniu

Diurna - cui se acorda, in ce limite si cu ce cost?

avatar
33 Discutii
55 Raspunsuri la discutie
2 Abonati
 
Comentariul cu cele mai multe reactii
Cea mai populara discutie
41 Autorii comentariilor
ElenaUrsache MirunaElenaBortesPipelea Autorii comentariilor recente
  Aboneaza-te  
Cele mai noi Cele mai vechi Cel mai votat
Anunta-ma
soare
Vizitator
soare

buna ziua
eu ca PFA daca lucrez cu persoane fizice si merg in deplasare….cum fac cu ordinul de deplasare…persoanele fizice nu au stamplila, atunci se poate trece altceva pe ordinul de deplasare?

multumesc

Prenume
cristian
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, Raspunsul este: O 2634/2015 care reglementeaza documentele financiar-contabile nu mai prevede obligativitatea stampilarii ordinului de deplasare. Asadar, stampila nu este obligatorie pe acest document. Elementele obligatorii sunt: – denumirea documentului; – denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul; – numarul documentului si data intocmirii acestuia; – mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul); – continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; – datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; – numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii… Citeste mai mult »

soare
Vizitator
soare

multumesc de raspuns,
sa inteleg ca atunci pot trece doar numele persoanei fizice si gata? sau trebuie si un CNP?
multumesc

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

CNP-ul nu este un element obligatoriu, prin urmare va fi suficient sa indicati numele si prenumele.

Zi frumoasa!

Sanda
Vizitator
Sanda

Buna ziua,
Tot vorbiti de salariati in sus, angajati in jos …dar cum se procedeaza la microintreprinderile care NU au angajati?
Poate administratorul sa isi deconteze astfel de cheltuieli !?!?

Multumesc

Prenume
Sanda
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata. Asa cum este mentionat si in articol, in calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator. Acest lucru inseamna ca diversele cheltuieli cu deplasarile interne sau externe se aplica atat in cazul angajatilor, cat si al administratorilor. Inclusiv diurna care din 2016 se poate acorda si administratorilor. Asadar, pe scurt si administratorii (chiar daca nu sunt anajati in firma) isi pot deconta aceste cheltuieli… Citeste mai mult »

Oltean Aurel
Vizitator
Oltean Aurel

Buna ziua,

Am avut un control de la ANAF si mi-au scos toate cheltuielile cu diurna din ultimii 5 ani. Mi-au argumentat cu faptul ca, daca sunt PFA, nu am dreptul la diurna, doar daca sunt angajat la propriul PFA. Am achitat impozit retroactiv, inclusiv penalitati. Activitatea mea de consultanta, presupune deplasari in strainatate de minim 7 zile/luna, deci va puteti imagina cat am avut de achitat, pentru 5 ani.

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Aurel,

Ne pare rau sa aflam de aceasta situatie.

Conform legii, insa, pot primi diurna doar urmatoarele categorii de persoane: angajatii din cadrul firmei, administratorii (mentionati in actul constitutiv sau in contractul de administrare/mandat), directorii care activeaza in baza unui contract de mandat sau managerii, in baza contractului de management.

Speram ca aceste informatii sa va fie utile.

Zi frumoasa!

Anda
Vizitator
Anda

Buna ziua,
Sunt putin confuza. Spuneti ca daca am profesie liberala si lucrez in cadrul propriului cabinet, nefiind angajata, nefiind numita director sau administrator, nu pot sa decontez cheltuieli legate de deplasari?!

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Anda,

Articolul este scris din perspectiva SRL-urilor, deci tot ce este scris se aplica acestora.

Zi frumoasa!

Elena
Vizitator
Elena

Buna ziua, sunt cheltuieli de deplasare efectuate in scopul obtinerii de venituri. Nu inteleg de ce vi le-au scos!Trebuie sa gasiti echivalentul in romana, nu am timp sa caut, If, either alone or in partnership, an individual carries on a trade wholly outside the UK (a foreign trade), a deduction is allowable in calculating the profits of the trade for certain expenditure on travel, board and lodging incurred in connection with that trade and which would not otherwise be allowable solely due to its failing to meet the ‘wholly and exclusively’ test at BIM37000 onwards.

Georgescu
Vizitator
Georgescu

Se pot deconta si deplasarile in interiorul localitatii de domiciliu al angajatului?
Unde gasesc detalii in legislatie?

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua,

Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata.

Da, se pot deconta, in conditiile in care va referiti la cheltuieli ce presupun deplasarea de la domiciliul angajatului la locul de munca. Conform Normelor metodologice la Codul Fiscal, Cap III, alin 7:

(7) Nu sunt considerate avantaje:

a) contravaloarea abonamentelor pe mijloacele de transport in comun pentru angajatii a caror activitate presupune deplasarea frecventa in interiorul localitatii.

O zi frumoasa!

Larisa
Vizitator
Larisa

Bună,

În cazul. În care am. Făcut o rezervare pe o platforma online pentru cazare iar plata am făcut o online, societatea mi a emis factura iar pentru decontarea cazării atașez OP ca justificare a plății se va lua în considerare?
M ar ajuta și un articol de lege care atesta asta.

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata. Desigur, se va lua in considerare plata efectuata cu OP, prin banca. Nu exista nici un motiv pentru care sa se refuze decontarea unei cheltuieli pe acest criteriu. Va trebui sa aveti totusi decontul de deplasare. Puteti utiliza punctul 68 alin 7 din normele la Codul fiscal care prevede ca: < > Aliniatul se refera la deducerea TVA insa se aplica si pentru cheltuiala in sine. In paragraf nu se mentioneaza metoda de decontare a facturii ca un criteriu de justificare, prin urmare se accepta atat numerar cat… Citeste mai mult »

Mona
Vizitator
Mona

” Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.”
Buna ziua. Imi puteti indica, va rog, un document oficial de unde sa reiasa acest lucru? Multumesc frumos! Mona

Prenume
Mona
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru intrebarea adresata, Avansurile acordate angajatilor pentru decontarea cheltuielilor cu deplasarile se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, astfel ca si restituirile sau diferentele de achitat se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, cu conditia sa existe documente justificative (in numerar – dispozitie de plata/incasare; prin banca – extrasul de cont/OP-ul). Acest lucru rezulta din Ordinul nr. 1802/2014: “Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiază in contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct”… Citeste mai mult »

Mona
Vizitator
Mona

Multumesc pentru raspuns. Nu imi dau seama exact ce inseama “prin sistemul de carduri”. Nu este vorba de carduri ale companiei. Pur si simplu sa ii dai anagajtului 200 lei prin transfer bancar pe contul lui personal in loc sa ii dai 200 lei cash.
Din folosirea contului 542 mi-e evident ca banii ies din firma, deci e vorba de carduri personale, nu ale firmei. Dar exprimarea “prin sistemul de carduri” ma face sa ma gandesc la altceva, nu la un transfer bancar catre contul personal al angajatului.

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua,

Din punctul nostru de vedere prin sintagma “sistemul de carduri” se intelege virament bancar din contul firmei in contul angajatului.

Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!

Mona
Vizitator
Mona

Multumesc! Da, este foarte logic. Eu doar incercam sa lamuresc situatia asta cu contabila. Inca o data, multumesc!

Bianca
Vizitator
Bianca

Buna ziua,

As dori sa stiu daca se mai poate inregistra in contabilitatea anului 2018 ca si cheltuiala deductibila, cheltuielile cu diurna (exista ordin de deplasare datat DEC 2018) chiar daca nu s-a facut nici un avans cu OP sau cu dispozitie de plata in dec 2018 pentru aceste cheltuieli. Se mai poate face OP sau dispozitie de plata in ian 2019 pentru plata acestor cheltuieli, dar sa fie inregistrata in bilantul anului 2018?
Multumesc, Bianca

Prenume
T
Ursache Miruna
Administrator

Buna Bianca,

Atata timp cat nu ati inchis anul 2018, puteti sa inregistrati pe luna decembrie cheltuiala cu diurna, care va fi deductibila pe perioada cat se acorda conform legii. Plata efectiva o puteti face in ianuarie 2019.

Sper ca raspunsul nostru sa va fie de folos.

Zi frumoasa!

Monica
Vizitator
Monica

Buna ziua. Avand in vedere reglementarile din HG 714/2018 (art1(2)b) si art 1(4) din anexa), decontarea cheltuielilor de cazare se face pe baza de factura emisa de unitatea de cazare sau nu?

Prenume
Ecaterina
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua Monica, La art. 1 alin. (2) libera b) este vorba despre – alocatia de cazare, in cuantum 230 lei/zi, in limita careia trebuie sa isi acopere cheltuielile de cazare iar la art. 1 alin. (4) este vorba despre indemnizatia de delegare (diurna) – indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare, dupa caz, se acorda fara prezentarea de documente justificative, cu exceptia situatiei prevazute la alin. (3). Decontarea cheltuielilor de cazare trebuie sa se faca in baza documentelor justificative (facturi, bonuri, chitanta, extras de cont) care sa ateste aceste cheltuieli. Pe de alta parte, pentru acordarea indemnizatiei de… Citeste mai mult »

Elena
Vizitator
Elena

Buna ziua, Anexa: Art. 1, Alineatul 4: (4) Indemnizația de delegare sau alocația zilnică de delegare, după caz, se acordă fără prezentarea de documente justificative, cu excepția situației prevăzute la alin. (3). (2) Persoana delegată într-o localitate situată la o distanță mai mare de 50 km de localitatea în care își are locul permanent de muncă și care nu se poate înapoia la sfârșitul zilei de lucru beneficiază de o alocație zilnică de delegare compusă din: a) o indemnizație de delegare, în cuantum de 20 lei/zi, indiferent de funcția pe care o îndeplinește și de autoritatea sau instituția publică în… Citeste mai mult »

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Elena,

Anexa la care faceti referire este din HG 714 din 13 septembrie 2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului.

La fel intelegem si noi: indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare, dupa caz, se acorda fara prezentarea de documente justificative. Iar alocatia zilnica de delegare se compune din indemnizatia de delegare si din alocatia de cazare.

Zi frumoasa!

Trifan
Vizitator
Trifan

Buna ziua,
As dori sa stiu care este limita cheltuielilor de cazare pentru deplasari externe ale administratorului ,si daca este nevoie de documente justificative ,facturi,pentru a se deconta acesta cheltuiala .
Multumesc

Prenume
Mioara
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Mioara,

La entitatile private nu exista o limita (un plafon) al cheltuielilor de cazare prevazut prin lege. Limitarile sunt de regula stabilite prin procedurile interne ale companiei.

Insa trebuie respectata regula ca aceste cheltuieli sa fie desfasurate in scopul activitatii firmei. Se intocmeste decontul de deplasare si se ataseaza factura/bonuri/chitante.

Speram ca aceste informatii sa va fie de folos.

Zi frumoasa!

GRIGORAS
Vizitator
GRIGORAS

Buna ziua,

in situatia in care un salariat este detasat in strainate pentru o perioada de 6 luni, i se poate acorda diurna? Daca da, niveul maxim al diurnei neimpozabil ar fi 87.5 euro/ zi (Italia).
Multumesc anticipat!

Prenume
MIHAELA
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Mihaela,

Pentru a clarifica toate conditiile in care se efectueaza detasarea transnationala, va recomandam sa cititi Legea 16/2017.

Se poate acorda diurna pentru detasarea externa.

Art. 46 alin. (4) Codul muncii arata ca: “Salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.”

Plafonul stabilit de lege pentru Italia este de 2,5* 35 eur/zi = 87.5 eur/zi.

Speram ca aceste informatii sa va fie utile.

Zi frumoasa!

VASILE
Vizitator
VASILE

BUNA ZIUA! VA ROG SA IMI SPUNETI IN SITUATIA IN CARE AM UN SALARIAT DE ORIGINE FILIPINEZA, CUM POT SA II ACORD CAZARE SI MASA SI DACA SE POATE SA IMI SPUNETI BAZA LEGALA DACA ACEST LUCRU ESTE POSIBIL. MULTUMESC!

Prenume
AMALIA
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Amalia, In general, orice avantaje care se acorda angajatilor pe langa salariu se asimileaza veniturilor din salarii si se taxeaza ca atare. Exista si cateva exceptii, cum ar fi: – locuinta de serviciu care se acorda in anumite conditii (va recomandam in acest sens sa studiati art. 76 alin (4) lit d) din Codul fiscal: (“d) contravaloarea folosintei locuintei de serviciu sau a locuintei din incinta unitatii ori caminului militar de garnizoana si de unitate, potrivit repartitiei de serviciu, numirii conform legii sau specificitatii activitatii prin cadrul normativ specific domeniului de activitate, compensatia lunara pentru chirie pentru personalul… Citeste mai mult »

Ion
Vizitator
Ion

Buna ziua. Vreau sa va rog sa-mi spuneti cum pot obtine plata cheltuielilor cu transportul pe autobuz de la locul de domiciliu la autogara de unde luam microbuzul, pe 2018. Mi s-a decontat doar transportul de la autogara cu microbuzul pana in orasul unde lucrez, la 85 km de orasul meu de domiciliu. Nu mi s-a decontat transportul in interiorul orasului meu de domiciliu, in nici o luna din 2018 si nici pe 2019. Firma are cheltuieli mari cu salariile, deci nu se pune problema ca nu ar avea de unde sa plateasca. Sunt in perioada de preaviz, caci mi-am… Citeste mai mult »

Prenume
Iolanda
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Iolanda, Trebuie sa vedeti ce este prevazut in contractul individual de munca/contractul colectiv de munca sau in regulamentul intern al societatii in ceea ce priveste decontarea transportului pana la locul de munca. Exista posibilitatea ca in aceste documente sa nu fie inclusa si decontarea transportului in localitatea de domiciliu. Angajatorul nu este obligat sa va deconteze cheltuielile cu transportul in interiorul localitatii de domiciliu – este o facilitate pe care o poate acorda si care nu este impozabila (nu este considerat avantaj in natura). Ramane la latitudinea angajatorului daca doreste sau nu sa suporte aceste cheltuieli cu abonamentele… Citeste mai mult »

Gyorgy
Vizitator
Gyorgy

Buna ziua, in cazul unei institutii publice, Conform HG 714/2018 Art. 1, Alineatul 4: (4) Indemnizația de delegare sau alocația zilnică de delegare, după caz, se acordă fără prezentarea de documente justificative, cu excepția situației prevăzute la alin. (3). (2) Persoana delegată într-o localitate situată la o distanță mai mare de 50 km de localitatea în care își are locul permanent de muncă și care nu se poate înapoia la sfârșitul zilei de lucru beneficiază de o alocație zilnică de delegare compusă din: a) o indemnizație de delegare, în cuantum de 20 lei/zi, indiferent de funcția pe care o îndeplinește… Citeste mai mult »

Prenume
Adel
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, Fara a fi familiarizati cu practica institutiilor publice, in baza articolelor mentionate, apreciem ca se va putea deconta suma de 230 lei fara documente, ca alocatie de cazare. Pe de alta parte, la alin. (3) al aceluiasi articol se mentioneaza ca:” Ordonatorul de credite poate aproba, in situatii temeinic fundamentate, majorarea alocatiei de cazare prevazute la alin. (2) lit. b) cu pana la 50%.”. Conform acestei prevederi, daca in baza referatului se aproba aceasta majorare de catre conducerea institutiei publice, se va putea deconta o suma mai mare, si atunci va trebui sa detineti ca document justificativ factura.… Citeste mai mult »

Plugaru
Vizitator
Plugaru

Buna ziua, am o situatie care imi da dureri de cap. Lucrez in domeniu public (MApN) aici deplasarile/decontarile se fac in baza L-17 . In baza acestui ordin al ministrului se deconteaza documentele de transport eliberate si de operatorii de transport privat. Problem este ca sunt doua tipuri de operator: operatori de transport autorizati de ARR si operatori de transport autorizati de primarie inregistrati ca PFA. Acestia din urma pot face transport ambulant de persoane si in afara judetului, conform actelor aprobate de primaria dar financiarul refuza sa face decontul din motivul ca, desi le-am explicate, ca PFA-urile nu au… Citeste mai mult »

Prenume
Gabriel
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Gabriel,

Din pacate, articolul este redactat pentru societatile private, de aceea nu va putem oferi informatii cu privire la institutiile publice, nefiind de competenta noastra.

Zi frumoasa!

Boissy
Vizitator
Boissy

buna ziua
aceleasi coditii se aplica si pentru deplasarea in Sua?
multumesc anticipat

Prenume
carmen
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Regulile pentru deplasarile externe se aplica la fel pentru orice tara, indiferent ca este din UE sau nu.

Zi frumoasa!

Ivanciu
Vizitator
Ivanciu

Dacă am foaie de parcurs este obligatoriu sa fac și ordin de deplasare? Menționez ca deplasările au fost făcute pentru distanta de 120 km de localitatea unde este firma. Deplasările au fost în interesul serviciului s-au menyionat deplasarile foar in goaia de parcurs…și nu s-au luat diurnă sau avansuri spre decontare. Mulțumesc anticipat

Prenume
Mirela
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Mirela,

Daca s-a intocmit foaie de parcurs care sa contina cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi si norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs, atunci consideram ca nu mai este nevoie sa intocmiti si ordin de deplasare.

Zi frumoasa!

Pica
Vizitator
Pica

Buna ziua. Cum se deconteaza UBER ? Multumesc anticipat

Prenume
Mircea
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Mircea,

Pentru a putea deconta cheltuielile cu transportul UBER trebuie sa pastrati documentele justificative emise de acestia: factura, chitanta, extrasul de cont.

In general, pe facturile primite de la Uber ca urmare a beneficierii de servicii de transport apar in partea stanga datele societatii pentru care s-a facturat iar in partea dreapta apare sintagma “Document fiscal emis de Uber B.V. in numele:….” iar sub aceasta sintagma sunt prezentate informatiile despre persoanele juridice care au prestat acest serviciu in numele Uber.

Aceste facturi trebuie pastrate pentru decontare si inregistrarea lor in contabilitate.

O zi placuta!

Zaulet
Vizitator
Zaulet

Buna ziua
Exista un plafon maxim nr. zile deplasare in strainatate? De ex daca ai un proiect ( un contract) ca srl cu o alta firma din UE care se deruleaza pe o perioada de 2-3 luni.
Se poate deconta diurna pe o perioada lunga de timp? Si cat ar fi maximum acceptat de lege?

Prenume
Magda
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Magda, Termenul maxim pentru care se poate acorda diurna este legat de perioada maxima posibila a delegarii/detasarii. Va redam art 44 din codul muncii: “(1) Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia. (2) Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege… Citeste mai mult »

Violeta
Vizitator
Violeta

Buna ziua. Am si eu o intrebare: in cazul in care angajatul lui ONG are deplasare in strainatate si achita el cazarea si transportul si facturile respective sunt emise pe numele angajatului si nu pe datele Asociatiei este ok ca la intoarcerea din deplasare sa-i fie decontate aceste cheltuieli pe baza ordinului de deplasare?
Multumesc.

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Violeta,

Sigur, se pot deconta aceste cheltuieli, cu conditia intocmirii decontului de deplasare la care sa se ataseze facturile/bonurile/chitantele aduse de salariatul ONG-ului.

O zi placuta si o saptamana usoara!

Violeta
Vizitator
Violeta

Va multumesc frumos pentru raspuns. Va doresc de asemenea o saptamana frumoasa si usoara!

Madalin
Vizitator
Madalin

As vrea sa stiu daca este legal ca angajatorul sa imi vireze banii pentru cheltuielile de deplasare ( plata hotel, taxi, transport, diurna ) pe contul meu personal si privat tinand cont ca trebuie sa dau un extras de cont pentru a justifica cheltuielile.
Personal cred ca doar diurna mi-o poate trimite in contul personal deoarece este fixa si nu trebuie sa o justific, pentru celelalte cheltuieli ( hotel, transport, taxi, etc. ) fie ar trebui sa primesc cash fie pe un alt cont(card) de companie.
Imi puteti confirma daca exista vreo lege in ecest sens ?

Prenume
Negrea
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, In ceea ce priveste deplasarile in interes de serviciu, nu exista nicio interdictie legala ca angajatorul sa va vireze contravaloarea cheltuielilor in contul dumneavoastra persoanal. Chiar este o practica frecventa, pentru a evita complicatiile lucrului cu numerar. Insa puteti comunica firmei optiunea dumneavostra si poate agreati impreuna decontarea in numerar. In ce priveste platile pe care dumneavoastra le efectuati in numele fimei, ar fi recomandat sa fie facute de pe cardul de companie, sau in numerar. In cazul descris de dumneavoastra, daca doriti sa pastrati confidentialitatea informatiilor de pe extras, atunci cand il prezentati ca justificare a platilor,… Citeste mai mult »

Silvia
Vizitator
Silvia

Buna ziua, La calculul diurnei la o delegatie in tara, cu plecare inainte de inceperea programului de lucru (ora 4), cu deplasare tren, se iau in calcul orele de plecare dupa bonul de taxi cu ruta de la domiciliul salariatului (Bucuresti) la gara (Bucuresti) sau ora de plecare a tichetului de tren?? In conditiile in care din articolul 10 din HG 714/2018 reiese ca deplasarea cu taxi in aceeasi localitate cu gara nu intra la cheltuieli de transport!! Articolul 10 Se decontează drept cheltuieli de transport și: a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport în comun la și… Citeste mai mult »

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Potrivit art. 1 alin. (6) din Hotararea nr. 714/2018, “numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare sau detasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare”.

Astfel, diurna se stabileste si se calculeaza conform celor mentionate mai sus.

O zi placuta!

Silvia
Vizitator
Silvia

Buna ziua,

Tocmai asta era intrebarea catre dvs.

Taxi-ul sau trenul? Pentru ca ambele sunt din localitatea unde este locul permanent de munca??

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Se va lua in considerare ora plecarii de pe tichetul de tren, deoarece cu acest mijloc de transport salariatul se va deplasa din localitatea locului permanent de munca intr-o alta localitate.

Cu taxiul acesta s-a deplasat strict in localitatea unde isi are locul permanent de munca.

O zi placuta!

Silvia
Vizitator
Silvia

Va multumesc pt raspuns!

ior
Vizitator
ior

Buna ziua,
Diurna externa(deplasare in interes de servici in UE) poate fi acordata in lei, nu in euro? daca sa presupunem facem o decizie a administratorului in acest sens? sa se primeasca echivalentul a 87,5 euro/zi/salariat in lei?
daca da, la ce curs BNR, va rog?
Multumim anticipat,

Prenume
irene
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, Diurna externa se poate acorda si in lei la cursul BNR de la data operatiunii sau de la data decontarii avansului. OMFP 1802/2014 prevede la punctul 306 ca in cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului. Pentru a nu exista dezavantaje din curs valutar, sumele achitate cu cardul se deconteaza la cursul bancii, pentru care se ataseaza si extrasele bancare cu sumele in RON convertite automat la cursul bancii din data operatiunii. Pentru sumele platite in numerar, se… Citeste mai mult »

Jeflea
Vizitator
Jeflea

In HG 714/2018 este mentionat ca la deplasarea in Romania se acorda diurna si o indemnizatie de cazare in cuantum de 230 lei/zi din care delegatul sa-si asigure cazarea ( fara a fi necesare domunete justificative ). In cadrul unui PFA se poate opta fie pentru indemnizatie de cazare fie pentru decontarea cazarii pe baza de documente ?

Prenume
Vasile
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Apreciem ca se poate opta fie pentru o optiune fie pentru alta, potrivit art. 3 alin. (2) – “(2) Persoanele prevazute la alin. (1), care se deplaseaza in interesul serviciului in alte localitati din tara si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru, pot opta fie pentru acordarea alocatiei de cazare prevazute la art. 1 alin. (2) lit. b), in conditiile alin. (4) al aceluiasi articol, fie pentru decontarea cheltuielilor pentru cazare, pe baza documentelor justificative”.

O zi placuta!

Radu
Vizitator
Radu

Buna ziua,

As fi interesat care din aceste cheltuieli (transport, cazare, indemnizatie, diurna) sunt deductibile pentru un PFA ce lucreaza la 270 km de orasul de domiciliu, sta acolo la un prieten (deci nu are facturi pt cazare) si face deplasarea saptamanal cu masina personala.

Multumesc!

Prenume
Radu
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Radu,

Puteti gasi raspuns la art. 68 alin. (4) CF ” Conditiile generale pe care trebuie sa le indeplineasca cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii independente, pentru a putea fi deduse, în functie de natura acestora, sunt:…g) sa fie efectuate pentru salariati pe perioada delegarii/detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, reprezentand indemnizatiile platite acestora, precum si cheltuielile de transport si cazare;”

Zi frumoasa!

Gabi
Vizitator
Gabi

Buna ziua,
Va rog sa ma lamuriti in rezolvarea urmatoarei probleme: un salariat este detasat la 400 km fata de localitatea în care își are locul permanent de munca. Ii este acordata diurna, 50 lei/ zi calendaristica, iar cazarea este facturata pe numele societatii si achitata cu OP.
Aceasta cheltuiala cu cazarea este cumva plafonata, pentru a fi deductibila, cum este si diurna, adica ar trebui sa i se cuvina o anumita suma pe fiecare zi calendaristica?
Mai exact, cazarea este in valoare de 200 lei/zi. Aceasta suma este deductibila integral, sau exista un anumit plafon?
Multumesc!

Prenume
Gabi
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Gabi,

Pentru entitatile private nu exista un plafon legal al sumei care poate fi alocata pentru cazare. Dar angajatorul poate decide prin politica interna de calatorie de exemplu, daca doreste sa plafoneze suma care se poate aloca pentru cazare. Cat timp nu exista asa ceva, puteti deconta integral cazarea pe baza facturii primite.

Zi frumoasa!

Sorin
Vizitator
Sorin

Buna ziua,
in cazul in care un salariat trebuie sa se deplaseze de la sediul firmei pana la aeroport (aprox 5 ore fara posibilitatea intoarcerii in aceeasi zi la sediul firmei) pentru o deplasare externa de mai multe zile) se poate acorda diurna pentru aceea durata?
(Din ceea ce am observat calculul diurnei externe se face de la momentul trecerii punctului de frontiera respectiv decolarea avionului dar diferenta de timp aferenta transportului ramane neacoperita)

Prenume
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

In cazul deplasarilor externe, diurna se ia in calcul intr-adevar pornind de la momentul decolarii avionului. Apreciem ca nu se poata acorda diurna decat in conditiile de mai sus, insa puteti deconta transportul pe parcurs intern.

Zi frumoasa!

Violeta
Vizitator
Violeta

Buna ziua

Sunt un PFA fara angajati. In cursul anului 2018 am decontat chelt de cazare pentru delegatie fara doc justif prin compensare prin plata pt fiecare noapte in suma de 45 lei. In conditiile modificarii legislatiei in anul 2019 m ai am acest drept?

Prenume
Pp
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Apreciem ca toate cheltuielile trebuie justificate cu documente (cazarea cu factura de cazare).

Din pacate, nu intelegem exact la ce compensare va referiti.

Zi frumoasa!

Violeta
Vizitator
Violeta

Buna ziua!
Ma refeream la art 28 din HG 1860/2006
“În situația în care personalul aflat în delegare nu se cazează în condițiile prevăzute la art. 26, cheltuielile de cazare se compensează prin plata, pentru fiecare noapte, a sumei de 45 lei.”

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Violeta,

HG 1860/2006 facea referire doar la institutii publice, astfel ca noi consideram ca nu se aplica la SRL sau PFA. Pe de alta parte, acelasi lucru se intampla si cu H 714/2018 care abroga HG 1860/2006. Aceasta se refera numai la insitutii publice.

Zi frumoasa!

Supeala
Vizitator
Supeala

Buna Ziua , in cazul ONG , Club sportiv Privat , exista reglememtari privind deplasarea la o intalnire intre cluburi (conmferinte , promovare …) ?

Prenume
Florin
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Nu exista reglementari strict specifice pentru ONG. Exista doar prevederile codului fiscal si reglementarile contabile pentru ONG.

Zi frumoasa!

Nelu
Vizitator
Nelu

Buna ziua ! Care e limita deductibila pt cazare externa fara document/factura in Franta si Germania la societati ? Multumesc .

Prenume
Cristi
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Cristi,

La societati comerciale trebuie justificate cheltuielile cu cazarea prin documente justificative, respectiv factura de la hotel. Nu se poate deconta o anumita suma fara documente justificative. In cazul unei deplasari, interne sau externe, singura decontare pentru care nu este nevoie de document justificativ este diurna.

Zi frumoasa!

ada
Vizitator
ada

Este Diurna obligatorie, sau se poate deconta cheltuiala pe baza chitantelor? De expemplu, in loc sa se plateasca diurna de $53 pe zi in SUA, sa se ramburseze suma in baza chitantelor de pe cele trei mese din ziua respectiva in valoare totala de $40.

Prenume
titonea
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

Diurna este un drept, care se acorda la solicitarea angajatului care se intoarce din delegatie prin completarea decontului de cheltuieli. Diurna este o cheltuiala care nu are la baza un document justificativ.

Asadar, daca mentionati diurna pe decont, nu trebuie documente justiticative. In schimb, daca decontati masa servita, atunci pentru aceasta sunt necesare documente justificative: bonuri, facturi etc.

Zi frumoasa!

Simona
Vizitator
Simona

Buna seara, pentru un administrator care nu are autoturism, pe firma nu sunt angajati si nu este cumparat niciun autoturism, se pot deconta bonuri de carburant? Se poate face contract de comodat cu o alta persoana?

Multumesc mult!

Prenume
Simona
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Simona,

Daca exista contract de comodat, atunci in baza acestuia se poate deconta cheltuiala cu combustibilul.

Zi frumoasa!

Miruna
Vizitator
Miruna

Buna ziua, Pentru o deplasare externa a administratorului, in care merg sa gasesc potentiali clienti prin a le arata produsele noastre in speranta unei colaborari, care este procedura pentru a dovedi, in cazul unui control, ca intradevar aceste actiuni au fost intreprinse? Sunt suficiente ordinul de deplasare, facturile de la hotel, biletele de avion/tren si carti de vizita de la locatiile in care am fost sa discut cu clientii, acestea nefiind stabilite anterior? Contabilul meu imi cere proces verbal facut cu fiecare din reprezentantii magazinelor, facut in limba tarii respective si apoi tradus in romana, insa nu toti sunt dispusi… Citeste mai mult »

Prenume
Enache
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, Aceasta situatie nu este transpunsa in legislatie intr-o recomandare standard in sensul unui set de documente fixe care sa justifice deplasarea. De aceea, fiecare firma si profesionist contabil incearca sa gaseasca o solutie suficient de rezonabila pentru a fi acceptata la un eventual control fiscal, cum este cazul procesului verbal propus de contabilul dumneavoastra. Puteti insa sa intocmiti dumneavoastra o documentatie in plus fata de ordinul de deplasare, cum ar fi un plan de intalniri cu potentialii clienti, scopul intalnirii, un rezumat al acesteia, semnaturile lor in masura posibilitatilor, eventual o oferta de coloaborare transmisa in baza intalnirii… Citeste mai mult »

Nita
Vizitator
Nita

Buna ziua. La locul actual de munca va trebui sa lucrez la peste 50 de km distanta de sediul firmei. Eu sunt platit la ora. Este necesar sa plec la ora 07:00 si ajung dupa ora 20:00. Intrebarea mea este. Imi calculez orele de cand plec de la firma si pana ajung sau numai ce lucrez acolo? Multumesc

Prenume
Ionut
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Ionut,

Pentru veniturile din salarii, se stabileste programul de munca din momentul in care ajungeti la munca pana in momentul in care plecati. Nu se ia in calcul durata transportului.

Zi frumoasa!

Pipelea
Vizitator
Pipelea

Bună seara, Nu găsesc nici o lege care sa ne spună când se acorda diurna, înainte, în timpul, sau la încetarea detasarii/delegarii. In cazul meu șofer de camion, în mai toate situațiile angajatorii mi-au acordat-o, odată cu salariul, adică undeva la jumătatea luni următoare. Deci, dacă încep detașarea pe data de 1 noiembrie și se încheie pe 30 noiembrie, diurnă îmi este plătită abia la jumătatea luni decembrie. În toată perioada aceasta a trebuit sa ma întrețin din propriul buzunar și nu mi se pare tocmai ok. Normal cred ca ar trebui diurna sa fie plătită în avans, înaintea sau… Citeste mai mult »

Prenume
Marcian
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Marcian,

Nu exista o prevedere expresa pentru companii private care sa reglementeze momentul in care se acorda diurna. Se poate acorda un avans la plecarea in delegatie (care sa includa si diurna estimata pentru zilele respective) sau se poate deconta la venirea din delegatie prin depunerea decontului de depasare. Aceste lucruri se stabilesc de regula prin politica interna a firmei, prin regulamentul intern.

Zi frumoasa!

Bortes
Vizitator
Bortes

Buna ziua! As vrea sa stiu daca ( vorbesc despre un salariat bugetar) se pot deconta cheltuielile de parcare. Salariatul a fost plecat cu masina pana in orsadul alaturat, acolo a parcat-o si mai departe s-a imbarcat in avio. Se poate deconta parcarea in aeroport ?

Prenume
Gabriela
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Gabriela,

Fara a cunoaste particularitatile legislatiei aplicabile institutiilor publice, consideram ca aceasta cheltuiala se poate deconta fiindca este realizata in cursul delegatiei, fiind de aceeasi natura ca si cheltuielile de transport.

Zi frumoasa!

Elena
Vizitator
Elena

Buna ziua!
Dacă angajatul locuiește intr-o localitate și are domiciliul in alta, (mai departe de locul de munca decât unde locuiește), ce distanța i se va deconta? Și in baza carei legi?
Mulțumesc!

Prenume
Georgiana
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua Georgiana,

Este important sa stabilim daca este vorba de o delegare sau este o simpla deplasare dintr-o localitate in care se afla domiciliul catre o alta in care se afla locul de munca. In acest al doilea caz, angajatorul nu are obligatia de a deconta diurna. Poate decide sa achite contravaloarea transportului, insa nu este o obligatie legala.

Zi frumoasa!