Articol scris de Delia Mircea

Delia Mircea, FCCA, este coordonatorul editorial al Contzilla.ro, site-ul contabililor descurcareti, inca de la infiintare (2008). Experienta profesionala a editorului include doua banci, o importanta firma de soft contabil si ERP si o multinationala . In calitate de editor al Contzilla.ro a publicat peste 4.000 de articole de fiscalitate si contabilitate, articole citite de peste 5.000.000 de ori, de catre 1.500.000 de vizitatori unici.
Home | | Decontarea cheltuielilor cu deplasarile interne si externe

Indiferent de domeniul in care activeaza o entitate, aceasta poate inregistra ocazional cheltuieli privind deplasarea personalului. Deplasarile pot fi interne sau externe.

In calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator.

Se pune frecvent intrebarea: ce cheltuieli putem deconta in cazul deplasarilor?

Cel mai important lucru este ca decontarea cheltuielilor sa urmeze unui scop de business, fiindca de multe ori suntem tentati sa decontam inclusiv cheltuielile cu cazarea din perioada concediului, ceea ce nu este o practica corecta.

Salariatii/administratorii care se deplaseaza in interes de serviciu au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul si cazarea, avand totodata dreptul la o indemnizatie de delegare (diurna), conform Codului Muncii.

 

Cheltuielile care se pot deconta pentru deplasarea angajatilor sunt in general:

  • transportul si cazarea;
  • masa servita;
  • indemnizatia de deplasare (diurna);
  • cheltuielile cu autoturismul – daca deplasarea se realizeaza cu autoturismul angajatului/firmei.

 

Conditii de decontare a cheltuielilor cu transportul

Cheltuielile cu transportul se deconteaza prin documente justificative. Pentru a fi eligibila spre decontare, deplasarea trebuie sa se faca, conform legii, cu mijloace de transport: auto, avion, tren etc. Documentele justificative care trebuie pastrate sunt factura, chitanta, extrasul de cont.

Daca deplasarea se face cu autoturismul exista doua situatii:

  • autoturismul este proprietatea salariatului: trebuie adus un contract de comodat iar in ceea ce priveste decontarea trebuie pastrate bonurile de combustibil/taxe rutiere/alte cheltuieli cu autoturismul si data de pe acestea trebuie sa coincida cu perioada in care a avut loc deplasarea.

In cazul particular al personalului institutiilor publice care utilizeaza propriul autoturism pentru deplasarea in scopul societatii, exista o limitare a sumei care se va deconta respectiv contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta. 

  • autoturismul este proprietatea societatii: deductibilitatea este de 50% daca autoturismul este folosit partial in scopul derularii activitatii si 100% daca autoturismul este utilizat integral in scopul derularii activitatii firmei. Pentru decontare este nevoie de pastrarea documentelor justificative (bonuri, facturi etc).

 

Atentie! In cazul autoturismelor utilizate exclusiv in scopul derularii activitatii firmei, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal a cheltuielilor cu autoturismul, este nevoie de intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

  • categoria de vehicul utilizat;
  • scopul si locul deplasarii;
  • kilometrii parcursi;
  • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

 

In cazul in care nu se poate demonstra ca autoturismele sunt utilizate exclusiv pentru desfasurarea activitatii firmei atat cheltuielile antrenate cat si TVA sunt deductibile doar in proportie de 50% iar foaia de parcurs nu mai este obligatorie.

In delegatie se pot deconta si cheltuielile de transport efectuate in localitatea de destinatie folosind bon de taxi, bilete de autobuz sau alte documente.

 

Conditii de decontare a cazarii si a mesei servite

In ceea ce priveste deductibilitatea cheltuielilor cu cazarea, este bine de stiut ca:

  • localitatea in care angajatul este trimis in deplasare trebuie sa fie situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care acesta isi are locul permanent de munca;
  • pentru firmele private nu exista restrictii legislative sau limitari externe cu privire la tipul cazarii; acestea pot fi stabilite intern prin decizii ale conducerii, de exemplu;
  • pentru institutiile publice exista anumite limitari cu privire la numarul de stele ale structurii turistice (2 sau 3 stele, in anumite conditii).

Pentru decontarea cazarii si a mesei este nevoie de documente justificative (facturi, bonuri, chitanta, extras de cont) care sa ateste cheltuielile efectuate.

In cazul in care in cursul delegatiei se organizeaza mese cu partenerii de afaceri, cheltuiala cu masa servita este deductibila in limita cheltuielilor de protocol, stabilita prin Codul fiscal.

Ca regula generala, diurna este destinata acoperirii cheltuielilor de masa si a altor cheltuieli cu exceptia cazarii si transportului. Salariatii care au masa asigurata (inclusa in serviciile de cazare) pot beneficia si de diurna insa apare o impozitare suplimentara.

In cazul in care se acorda si diurna si masa servita se va determina suma cumulata, iar ceea ce depaseste plafonul deductibil se supune impozitului si contributiilor sociale.

Este important modul de facturare: daca se factureaza separat masa servita, atunci aceasta este asimilata indemnizatiei de deplasare. Daca este inclusa in valoarea cazarii, atunci se considera cheltuiala de cazare si nu se asimileaza diurnei.

Potrivit O 60/2015 care modifica Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, privind cuantumul sumei ce reprezinta compensarea cheltuielilor de cazare ale personalului aflat in delegare si care nu se cazeaza in structuri de cazare potrivit legii este de 45 de lei.

 

Conditii de decontare a diurnei

Diurna este o suma de bani acordata salariatilor, care vor efectua deplasari interne (in interiorul tarii) sau externe (in strainatate). Aceasta se acorda pe zi calendaristica iar cuantumul acesteia este stabilit de lege.

Valoarea diurnei acordate se stabileste de catre fiecare entitate. Exista un nivel pana la care diurna este considerata cheltuiala deductibila – acesta este de 2.5 ori nivelul diurnei stabilite pentru salariatii institutiilor publice iar in strainatate de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna prin hotarare a Guvernului pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Suma deductibila pe zi, pentru deplasari in tara, este de 42.5 lei.

Nivelul diurnei externe ce poate fi acordat personalului trimis in stainatate pentru realizarea unor misiuni temporare este prevazut pentru fiecare tara in parte in anexa din HG  518/1995. In majoritatea tarilor spatiului UE nivelul diurnei este de 35 euro, ceea ce multiplicat cu 2.5 ajunge la suma de 87.5 euro/zi, pentru societatile private.

 

Important !

  • Diurna interna se acorda in cazul delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interes de serviciu, pentru o distanta mai mare de 5 kilometri fata de localitatea unde isi are locul permanent de munca.
  • Nivelul diurnei se poate stabili si la un alt nivel de catre societate. Diurna este deductibila in limita prevazuta mai sus, tot ceea ce depaseste aceasta valoare va fi  tratata ca si un venit de natura salariala si supusa contributiilor sociale (atat la angajat cat si la angajator) si impozitului pe venit.
  • Plafonul zilnic neimpozabil se acorda numai daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii.
  • Din 2016 si administratorii pot beneficia de diurna.

La sfarsitul deplasarii salariatului, tuturor acestor documente justificative li se anexeaza:

  • Ordinul de deplasare, care se intocmeste in formatul prevazut de Ordinul nr. 2634/2015.

Acesta este documentul care serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii, document pentru decontarea cheltuielilor efectuate, document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

Stampila nu mai este obligatorie pe ordinul de deplasare inca din 2016. Pe formatul noului document nu mai este prevazut loc pentru stampila, asa cum era prevazut pe vechiul format al documentului aprobat prin O 3512/2008 si valabil pana la 31.12.2015.

De asemenea, modul in care circula intern si numarul de exemplare nu mai sunt stabilite prin lege. Acestea vor trebui stabilite de fiecare entitate prin proceduri proprii.

Ordinul de deplasare se completeaza de catre persoana care pleaca in delegatie.

  • Dispozitia de plata/incasare

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie.

 Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.

Dispozitiile de plata/incasare se completeaza de catre casier sau contabil.

avatar
5 Discutii
10 Raspunsuri la discutie
0 Abonati
 
Comentariul cu cele mai multe reactii
Cea mai populara discutie
7 Autorii comentariilor
MonaMonica HaggartyLarisaGeorgescuSanda Autorii comentariilor recente
  Aboneaza-te  
Cele mai noi Cele mai vechi Cel mai votat
Anunta-ma
soare
Vizitator
soare

buna ziua
eu ca PFA daca lucrez cu persoane fizice si merg in deplasare….cum fac cu ordinul de deplasare…persoanele fizice nu au stamplila, atunci se poate trece altceva pe ordinul de deplasare?

multumesc

Prenume
cristian
Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua, Raspunsul este: O 2634/2015 care reglementeaza documentele financiar-contabile nu mai prevede obligativitatea stampilarii ordinului de deplasare. Asadar, stampila nu este obligatorie pe acest document. Elementele obligatorii sunt: – denumirea documentului; – denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul; – numarul documentului si data intocmirii acestuia; – mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul); – continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; – datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; – numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii… Citeste mai mult »

soare
Vizitator
soare

multumesc de raspuns,
sa inteleg ca atunci pot trece doar numele persoanei fizice si gata? sau trebuie si un CNP?
multumesc

Ursache Miruna
Administrator

Buna ziua,

CNP-ul nu este un element obligatoriu, prin urmare va fi suficient sa indicati numele si prenumele.

Zi frumoasa!

Sanda
Vizitator
Sanda

Buna ziua,
Tot vorbiti de salariati in sus, angajati in jos …dar cum se procedeaza la microintreprinderile care NU au angajati?
Poate administratorul sa isi deconteze astfel de cheltuieli !?!?

Multumesc

Prenume
Sanda
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata. Asa cum este mentionat si in articol, in calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator. Acest lucru inseamna ca diversele cheltuieli cu deplasarile interne sau externe se aplica atat in cazul angajatilor, cat si al administratorilor. Inclusiv diurna care din 2016 se poate acorda si administratorilor. Asadar, pe scurt si administratorii (chiar daca nu sunt anajati in firma) isi pot deconta aceste cheltuieli… Citeste mai mult »

Georgescu
Vizitator
Georgescu

Se pot deconta si deplasarile in interiorul localitatii de domiciliu al angajatului?
Unde gasesc detalii in legislatie?

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua,

Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata.

Da, se pot deconta, in conditiile in care va referiti la cheltuieli ce presupun deplasarea de la domiciliul angajatului la locul de munca. Conform Normelor metodologice la Codul Fiscal, Cap III, alin 7:

(7) Nu sunt considerate avantaje:

a) contravaloarea abonamentelor pe mijloacele de transport in comun pentru angajatii a caror activitate presupune deplasarea frecventa in interiorul localitatii.

O zi frumoasa!

Larisa
Vizitator
Larisa

Bună,

În cazul. În care am. Făcut o rezervare pe o platforma online pentru cazare iar plata am făcut o online, societatea mi a emis factura iar pentru decontarea cazării atașez OP ca justificare a plății se va lua în considerare?
M ar ajuta și un articol de lege care atesta asta.

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata. Desigur, se va lua in considerare plata efectuata cu OP, prin banca. Nu exista nici un motiv pentru care sa se refuze decontarea unei cheltuieli pe acest criteriu. Va trebui sa aveti totusi decontul de deplasare. Puteti utiliza punctul 68 alin 7 din normele la Codul fiscal care prevede ca: < > Aliniatul se refera la deducerea TVA insa se aplica si pentru cheltuiala in sine. In paragraf nu se mentioneaza metoda de decontare a facturii ca un criteriu de justificare, prin urmare se accepta atat numerar cat… Citeste mai mult »

Mona
Vizitator
Mona

” Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.”
Buna ziua. Imi puteti indica, va rog, un document oficial de unde sa reiasa acest lucru? Multumesc frumos! Mona

Prenume
Mona
Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua, Multumim pentru intrebarea adresata, Avansurile acordate angajatilor pentru decontarea cheltuielilor cu deplasarile se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, astfel ca si restituirile sau diferentele de achitat se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, cu conditia sa existe documente justificative (in numerar – dispozitie de plata/incasare; prin banca – extrasul de cont/OP-ul). Acest lucru rezulta din Ordinul nr. 1802/2014: “Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiază in contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct”… Citeste mai mult »

Mona
Vizitator
Mona

Multumesc pentru raspuns. Nu imi dau seama exact ce inseama “prin sistemul de carduri”. Nu este vorba de carduri ale companiei. Pur si simplu sa ii dai anagajtului 200 lei prin transfer bancar pe contul lui personal in loc sa ii dai 200 lei cash.
Din folosirea contului 542 mi-e evident ca banii ies din firma, deci e vorba de carduri personale, nu ale firmei. Dar exprimarea “prin sistemul de carduri” ma face sa ma gandesc la altceva, nu la un transfer bancar catre contul personal al angajatului.

Monica Haggarty
Administrator

Buna ziua,

Din punctul nostru de vedere prin sintagma “sistemul de carduri” se intelege virament bancar din contul firmei in contul angajatului.

Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!

Mona
Vizitator
Mona

Multumesc! Da, este foarte logic. Eu doar incercam sa lamuresc situatia asta cu contabila. Inca o data, multumesc!

Autentificare Cloud

Contact