Dimensionarea corecta a stocurilor de care ai nevoie pentru a-ti desfasura optim activitatea este o problema cu doua taisuri:
- daca stocurile sunt sub nivelul cererii: te vei afla in imposibilitatea de a produce bunurile pentru care exista cerere si astfel vei pierde timp si cel mai probabil clientii care nu vor fi dispusi sa astepte. In plus, este posibil sa fie nevoie sa acorzi discounturi pentru a-I pastra si acest lucru inseamna incasari mai mici.
- daca stocurile sunt peste nivelul cererii, surplusul iti va genera costuri suplimentare:
– costuri de depozitare;
– costuri de securitate (daca trebuie sa asiguri paza depozitului);
– cheltuieli de intretinere (daca de exemplu trebuie sa asiguri o anumita temperatura de pastrare);
– costuri datorate de faptul ca unele produse se pot deteriora in depozit si trebuie casate sau valorificate la pret mai mic;
– costuri de asigurare, etc.
Sunt companii, de regula multinationale care au o politica “stoc 0”, ei lucrand doar pe baza de comenzi astfel ca nu detin nimic pe stoc. Din pacate principiul nu se poate aplica in toate industriile si in toate tipurile de companii. Marea majoritate a companiilor detin totusi un stoc de siguranta si monitorizeaza apropierea de acest prag, moment in care incep reaprovizionarea.
In Smart Bill exista o facilitate utila prin care se poate seta un stoc minim astfel ca atunci cand exista pericolul de depasire a acestuia esti avertizat cu privire la acest lucru. In acest fel, nu trebuie sa iti intrerupi activitatea pentru a face verificari periodice. Ele vor fi disponibile in cursul normal al desfasurarii activitatii.
Dimensionarea stocurilor mai are si un aspect care tine de politica firmei, respectiv:
- presiunea pe care angajatii din departamentul vanzari o pot pune asupra departamentului de productie sau aprovizionare pentru a produce si a detine mai mult pe stoc, pentru a putea onora clientii in cel mai scurt timp si astfel sa isi atinga targetul de vanzari.
- presiunea pe care angajatii din departamentul financiar o pun asupra productiei/aprovizionarii pentru a avea stocuri cat mai mici si astfel cat mai putini bani imobilizati in acestea.
Dimensionarea optima a stocurilor tine foarte mult de experienta companiei, si aceasta se poate realiza prin cunoasterea istoricului de colaborare cu partenerii firmei, previziunea evolutiei cererii si ofertei, prin greseli si incercari repetate.
Iata cateva sfaturi utile:
- gaseste furnizori aproape de locatia ta ca sa nu se piarda mult timp cu transportul produselor aprovizionate;
- utilizeaza un sistem de comunicare rapida cu furnizorii astfel incat plasarea unei comenzi sa fie efectuata si comunicata cu rapiditate;
- automatizeaza cat poti de mult procesele din cadrul firmei tale: utilizeaza o aplicatia buna de gestiune a stocurilor care iti permite sa extragi informatii in timp real.
- stabileste o procedura de management a erorilor care apar pe parcursul circuitului aprovizionare – productie – vanzare; sunt cele care incurca cel mai mult activitatea, de aceea este bine sa dispui de o procedura interna prin care sa le remediezi.
- efectueaza inventare periodice – acest lucru te va asigura ca ceea ce este inregistrat in aplicatia folosita exista real in depozit. Exista solutii rapide de inventariere care nu iti intrerup activitatea si in plus, poti sa faci inventarieri ciclice, la produse diferite, prin rotatie.
Indicatori utili:
Viteza de rotatie a stocurilor (numar de rotatii) = costul vanzarilor /stoc mediu
Indicatorul aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat de-a lungul exercitiului financiar.
Se poate calcula si invers, ca si numar de zile de stocare= stoc mediu/costul vanzarilor *365.
Pornind de la acest indicator se poate calcula ciclul operational al unei firme , dupa formula:
Ciclul operational (zile) = Viteza de rotatie a debitelor clienti (zile ) + numarul de zile de stocare – viteza de rotatie a creditelor furnizori (zile)
Ciclul operational reflecta de fapt circuitul numerarului intr-o firma, respectiv perioada in care entitatea reuseste sa transforme numerarul in produse finite (prin achizitii de materii prime si productie) plus perioada in care aceste produse sunt vandute si convertite la loc in numerar.
Presupunem o firma cu urmatoarele date la 31.12.2016:
Stocuri medii (calculate ca medie aritmetica intre stocul initial si stocul final):
-materii prime: 100.000 ron
-produse finite: 150.000 ron
Achizitii: 1.000.000 ron
Creante clienti(sold mediu): 250.000 ron
Datorii furnizori (sold mediu): 180.000 ron
Cifra de afaceri: 1.800.000 ron
Costul vanzarilor: 1.200.000 ron
Viteza de rotatie a clientilor = 250.000 ron / 1.800.000 ron * 365 zile = 51 zile
Numarul de zile de stocare = ((100.000 ron+ 150.000 ron)/ 1.200.000 ron) * 365 zile = 76 zile
Viteza de rotatie a creditelor furnizori = 180.000 ron/1.000.000 ron * 365 zile = 66 zile
Ciclul operational = 51 zile + 76 zile – 66 zile = 61 zile
Ce concluzii se pot desprinde din acest exemplu?
- Entitatea are nevoie de 61 de zile pentru conversia numerarului in produse si apoi din produse iar in numerar. Nu exista un prag peste care indicatorul este considerat bun sau nu. Fiecare entitate are propriul sau ritm de operare, insa este importanta masurarea evolutiei de la o perioada la alta.
- Viteza de rotatie a clientilor este inferioara vitezei de rotatie a creditelor furnizori si acesta este un lucru pozitiv fiindca inseamna ca entitatea isi incaseaza facturile mai repede decat isi plateste furnizorii.
Pentru a accelera ciclul operational entitatea ar putea sa isi reduca durata de stocare – de exemplu prin accelerarea procesului de productie.
