O stim si noi, facturarea online nu este unul dintre cele mai amuzante subiecte. Pentru a explica intr-un mod mai placut care sunt beneficiile acesteia, ne-am hotarat sa folosim unele dintre cele mai intalnite intrebari pe care le primim din partea celor care inca nu folosesc facturarea online si sa le transformam intr-o serie de 7 povesti fictive. Atentie! Orice asemanare cu persoane sau fapte reale este pur intamplatoare!
Intr-unul dintre cartierele din Bucuresti, la parterul unui bloc, nea Costel si-a deschis acum cativa ani un magazin de reparatii de incaltaminte. Fiind singurul de acest fel din acea zona a cartierului si nea Costel fiind un meserias fara pereche, micuta lui afacere a inceput sa functioneze foarte bine. Mai mult, pentru a face fata comenzilor, nea Costel si-a luat un ucenic si incet, incet, lucrurile pareau sa se aseze pe un fagas multumitor pentru antreprenorul nostru.
Tanarul ucenic, un baiat pasionat de tehnologie, a achizitionat un calculator si a inceput sa introduca toate comenzile intr-un excel pe care il modifica in functie de cum erau onorate. Pentru a le fi mai usor sa emita bonurile fiscale, a gasit un program de facturare online gratuit.
Dintr-o data, nea Costel era cel mai modern cizmar din tot cartierul si ii mergea cu atat mai bine, deoarece organizarea foarte buna ii permitea sa fie si foarte eficient si peste masura asteptarilor clientilor.
Intr-una din zile insa, ucenicul sau, incarcand sa gaseasca o comanda, a descoperit ca toate comenzile din luna respectiva disparusera. Un bug in program, probabil. Incercand sa rezolve problema aceasta foarte serioasa, el si-a dat seama ca nu avea pe cine sa contacteze pentru a-l ajuta.
Acest incident nefericit i-a costat atat pe nea Costel, cat si pe ucenicul sau bani, timp si foarte multi nervi, dar au invatat o lectie valoroasa: o solutie de facturare gratuita, desi foarte atractiva, are cateva dezavantaje semnificative. Printre acestea, se numara: lipsa asistentei tehnice, care este pur si simplu vitala cand este vorba despre documente fiscale, lipsa actualizarilor legislative care pot avea un impact grav asupra afacerii, imposibilitatea de a personaliza documentele, ceea ce aduce un plus de incredere in brand.
De asemenea, un program de facturare online serios si verificat va da posibilitatea unui antreprenor de a face integrarea cu un magazin online sau o solutie de plata electronica, elemente esentiale in mediul de business din ziua de azi.
Dupa ce acest moment neplacut a trecut, ucenicul lui nea Costel a achizitionat un program de facturare cunoscut pe piata si de atunci afacerea lor este la adapost de orice griji. In plus, intelegand mai bine cum stau lucrurile, au deschis si un magazin online, iar acum preiau comenzi si din alte cartiere ale orasului, pe care le onoreaza la timp si fara probleme.
Am invatat din patania lui nea’ Costel ca un program de facturare online gratuit nu este neaparat cea mai buna solutie. Urmatoarea poveste este despre Bianca, dansatoarea de flamenco, si ce se poate intampla atunci cand facturezi folosing un fisier excel!
Buna ziua,
Am o ?ntrebare: este corect/legal dac? se emite o factur? f?cut? ?n Word sau Excel (continand toate datele obligatorii, bineinteles)?
Am avut p?n? acum facturier de h?rtie ?i a? vrea s? ?ncep s? emit ?n Word ?i s? imprim facturile respective.
Dac? vreau sa emit factura cu un program trebuie s? anun? Ministerul de Finan?e ?i ANCOM? Parc? a?a scria ?n alt? lege… Mai simplu cred c? e s? fac factura ?n program/Word (m?car nu o mai completez de m?n?) ?i s? o trimit o format h?rtie.
V? mul?umesc.
Buna ziua Dana,
Puteti sa o emiteti in word sau excel sau puteti sa utilizati un program de emitere a facturilor disponibil pe piata, nu trebuie sa anuntati nimic la institutiile statului. Este important ca factura sa contina elementele obligatorii.
Zi frumoasa!
Am un client care nu vrea sa primeasca facturile in format fizic ?i le vrea doar pe email – conform legii (148/2012) si codului fiscal, facturile trimise ?i primite ?n format electronic se considera facturi electronice, iar pentru a le emite trebuie s? trimit o notificare Miisterului Finan?elor ?i am nevoie de urmatoarele:
? un certificat digital calificat pentru generarea semnaturii electronice extinse, serviciu de marcare temporala pentru crearea marcilor temporale; serviciu de arhivare electronica cu valoare legala pentru pastrarea pe termen lung.
Exista vreo modalitate de a evita aceste cerin?e? Facturile emise cu Smartbill con?in semn?tur? digital? ?i tot ce trebuie pentru factura electronic??
V? mul?umesc.
Buna ziua,
Pentru acest raspuns avem prevederile pct. 98. din Normele la codul fiscal – care arata ca: „(1) Pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip xml sau pdf.
(2) In sensul art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.
(3) Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.”
Apoi avem art. 319 alin. 26 care arata ca „In afara de controalele de gestiune mentionate la alin. (25), alte exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice sunt:
a) o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru european pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) ?i (10) din Directiva 1999/93/CE;
b) un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor. In normele de aplicare ale acestui articol se arata ca cele dou? tehnologii prevazute la art. 319 alin. (26) din Codul fiscal sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.
Asadar, concluzionam ca puteti trimite facturile din SmartBill sau din alta aplicatie fara a avea nevoie de certificat digital.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile si va dorim un an nou plin de bucurii!
?n?eleg c? dac? emit factura ?ntr-un program de facturare ?i o trimit clientului doar prin email se nume?te factur? electronic?, cf legii, iar pentru a o emite trebuie ?ndeplinite multe cerin?e. Am un client care refuz? s? primeasc? facturile ?n format h?rtie (ca s? m? pot ?ncadra la categoria ”facturi emise cu mijloace electronice dar trimise ?i primite ?n format h?rtie a?adar facturi pe h?rtie”). Am aflat acum cu stupoare (din Legea 148/2012) c? pentru a emite factura ?n format electronic (chiar dac? eu nu-mi doresc asta) trebuie mai ?nt?i s? trimit notificare Ministerului Finan?elor Publice si Ministerului Comunica?iilor, apoi trebuie s? cump?r un certificat digital calificat pentru generarea semn?turii electronice extinse, s? asigur un serviciu de marcare temporala ?i un serviciu de arhivare electronica ?i multe altele.
Cum s? fac s? fiu eu ?n regul? ?i nepasibil? de sanc?iuni? Mi se pare o foarte mare b?taie de cap doar pentru c? un singur client nu vrea s? accepte factura pe h?rtie ci doar prin email. ?i eu care voiam s?-mi simplific existen?a …
Buna ziua,
Si pentru acest raspuns sunt valabile prevederile pct. 98. din Normele la codul fiscal ? care arata ca: ?(1) Pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip xml sau pdf.
(2) In sensul art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.
(3) Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.?
Apoi avem art. 319 alin. 26 care arata ca ?In afara de controalele de gestiune mentionate la alin. (25), alte exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice sunt:
a) o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru european pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) ?i (10) din Directiva 1999/93/CE;
b) un schimb electronic de date (electronic data interchange ? EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor. In normele de aplicare ale acestui articol se arata ca cele dou? tehnologii prevazute la art. 319 alin. (26) din Codul fiscal sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.
Asadar, concluzionam ca puteti trimite facturile din SmartBill sau din alta aplicatie fara a avea nevoie de certificat digital.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile si va dorim un an nou plin de bucurii!