Marime font:

Import date initiale

Pentru a importa datele initiale in aplicatia Smart Bill Conta, avem la dispozitie doua variante, si anume: importul bazei de date din programul de contabilitate Saga si prin intermediul unor modele de fisiere Excel disponibile in aplicatie.

Importul bazei de date din Saga

Prima modalitate de import a datelor initiale in Smart Bill Conta, este importul arhivei Zip generata de Saga. Pentru a realiza acest import, vom accesa meniul Configurari/ Configurari firma client/Import date initiale/ Importa din aplicatia de conta.

Aici va fi necesar sa setati prima luna de incepere a operarii in Smart Bill Conta. Apoi, in josul ecranului veti observa optiunea "Vreau sa import din aplicatia de conta" unde veti selecta arhiva Zip din Saga pe care doriti sa o importati.

img

Veti constata importul datelor din Articole contabile in Note contabile diverse.

Atentie

Bine de stiut:

Este necesar ca ultima luna la care se va face importul sa fie inchisa deoarece in Smart Bill Conta nu va putea fi operata inchiderea acestei luni.

Import din Excel

Ca principiu general valabil, importul se face sub forma unor modele de fisiere Excel pe care le vom popula cu date.

Atentie! In fisiere nu vom avea randuri fara date.

  • Setam prima luna de operare in Smart Bill Conta. Sistemul ne specifica apoi ca e nevoie sa incarcam o balanta pentru perioada cuprinsa intre 01.01. a anului curent si ultima zi a lunii precedente lunii setate pentru a incepe operarea in aplicatie.
  • Descarcam modelul Excel de import a balantei. Aici este nevoie sa tinem cont de cateva principii pe care trebuie sa le respectam pentru a face importul cu succes:
    • In aplicatie se pot folosi doar conturile din planul de conturi general actual precum si a analiticelor acestora.
img

In exemplu, in balanta avem contul 4373, inexistent in planul de conturi. Il vom inlocui cu un cont din planul de conturi.

  • Daca in balanta sunt conturi sintetice de gradul I care sunt detaliate pe sintetice de gradul II si totalul acestora difera de valoarea rulajului contului sintetic de gr I, aplicatia nu poate prelua acele informatii. Este necesar sa mergem ori pe cele de gradul I ori pe cele de gradul II
img

In exemplu, avem sintetic de gradul I 437 si sintetice gradul II 4371 si 4372 a caror total difera de rulajul lui 437. Este indicat sa lucram doar cu conturi sintetice de gradul II si importul se va efectua cu succes. Deci vom aloca rulajul contului sintetic de gradul I necuprins in rulajul sinteticelor de gradul II pe acestea si vom renunta in acest fel la contul sintetic de gradul I din balanta.

  • In cazul in care balanta importata este dezechilibrata (egalitatile nu sunt indeplinite), aplicatia nu da mesaj de eroare. Este nevoie sa verificam balanta generata in urma efectuarii importului pentru a ne asigura ca pornim de la date corect introduse.
  • In cazul in care avem in balanta importata un cont sintetic cu analitice a caror total difera de valoarea contului sintetic, toate se vor importa ca atare. Daca totalul analiticelor coincide cu valoarea sinteticului, atunci se vor importa doar valorile analiticelor.

In cazul in care dorim sa modificam luna efectuarii importului de date, vom proceda in felul urmator:

  • La importul balantei se genereaza doua note contabile: una pentru preluarea soldurilor si una pentru preluarea rulajelor.
  • Cea mai simpla metoda de a corecta este sa editati nota contabila cu preluarea rulajelor: sa ii schimbati data. Daca ati facut importul cu data de inceput Mai 2017, atunci nota de rulaje va fi preluata cu 30.04.2017. Daca ii schimbati data in 31.03.2017 veti obtine rezultatul dorit.
  • Pentru a face modificarea:
    • Accesati registrul jurnal
    • Filtrati datele pe anul curent
    • Din Actiuni, editati nota cu preluarea rulajelor (puteti da modificare pe oricare dintre linii)
    • Schimbati data notei contabile
    • Salvati

In cazul in care dorim sa stergem un import de date si sa il refacem, vom proceda la stergerea notei contabile generate la importul balantei. Este suficient sa stergem prima nota contabila si sa reimportam balanta dorita.

  • Importul listei de parteneri in modelul de fisier Excel disponibil.
    • Un partener care este si client si furnizor se va gasi pe aceeasi pozitie in tabel
    • Aplicatia nu accepta un CIF introdus de doua denumiri diferite de parteneri
    • Pentru parteneri persoane fizice vom introduce CNP sau “-“ in loc de CIF, dar este necesar sa completam manual Tara Romania si judetul partenerului
  • Importul listei de conturi casa si banca
    • Este necesara completarea campurilor Contul contabil, Denumire si Moneda pentru realizarea cu succes a importului datelor

In acest modul se vor completa informatiile cu privire la datele societatii (angajator) precum si posibilitatea de a vizualiza conturile contabile folosite in generarea notelor de cheltuiala cu salariile.