Marime font:

Sincronizare incasari

Pentru a castiga timp in operarea tranzactiilor contabile, poti prelua automat din Smart Bill Facturare / Gestiune incasarile inregistrate.

Astfel, in Smart Bill Conta, se vor genera automat notele de incasare si se vor lega aceste incasari de facturile aferente. De asemenea, daca se incaseaza facturi cu TVA la incasare, se va genera automat si nota de decontare a TVA-ului neexigibil 4428 = 4427.

Se vor prelua toate incasarile, mai putin cele efectuate pe baza de bon fiscal.

Pentru a prelua incasarile din Smart Bill Facturare / Gestiune sunt urmati aceeasi pasi ca si la preluarea facturilor de vanzare: din meniul principal se alege optiunea “Sincronizare”

Se filtreaza perioada si se aleg tipurile de documente care vor fi sincronizate:

img

Atentie

Bine de stiut:

Momentan se pot sincroniza facturile de vanzare si incasarile. Iti recomandam sa le sincronizezi pe ambele deodata, pentru rezultate optime.

La primele sincronizari este posibil sa fie necesare cateva configurari, astfel incat generarea notelor contabile de incasare sa poata fi generate. In speta, in functie de tipul tranzactiilor importate, trebuie definite conturile de trezorerie care vor fi folosite in decontarea incasarilor.

img

Astfel pot exista doua situatii care trebuie rezolvate, inainte de continuarea sincronizarii:

  • ranzactii prin casa, banca cu IBAN, curieri pentru care nu exista un cont setat in Smart Bill Conta
img

Aceasta este o situatie care se rezolva rapid: pentru fiecare registru de casa definit in Smart Bill Facturare / Gestiune, pt fiecare IBAN folosit pe incasari si pentru fiecare curier de la care se primesc borderouri ,in Smart Bill Conta va trebui specificat un cont de trezorerie aferent.

Astfel, de exemplu, pentru Registrul de casa in Lei se poate stabili contul 5311, pentru registrul de casa in EUR, 5314.1, etc. La fel si pentru diferitele IBAN-uri sau curieri folositi in incasarea facturilor.

Aceasta setare se face o singura data si este apoi refolosita la urmatoarele sincronizari

  • Tranzactii diverse pentru care nu se pot identifica conturile de trezorerie

Aici sunt incluse tranzactiile care nu intra in categoria de mai sus.

img

Un exemplu frecvent sunt incasarile prin banca si care nu au asociat un cont IBAN. Deoarece nu exista suficiente informatii pentru a face legatura intre un tip de tranzactie si un cont de trezorerie, aceste setari vor trebuie facute / confirmate in faza de sincronizare.

La fiecare noua sincronizare, aceste configurari vor trebui reconfirmate. Insa conturile vor fi propuse automat, in functie de setarile facute la configurarea precedenta.

Tranzactiile sunt grupate dupa tip de tranzactie, document si moneda. Contul de trezorerie se va asocia pentru toate tranzactiile care intra intr-o astfel de categorie.

Astfel, toate incasarile de facturi efectuate prin OP in lei vor putea avea asociat un singur cont de trezorerie.

Sfat: Poti reduce semnificativ numarul de inregistrari din aceasta fereastra daca in Smart Bill Facturare / Gestiune incasarile prin banca sau prin curieri sunt efectuate prin interfetele dedicate acestora: Incasari si plati > Extrase si bordeouri. De asemenea, in aceasta poti avea cate un cont de trezorerie pe fiecare IBAN pe care sunt realizate incasari.

Dupa rezolvarea punctelor de mai sus procesul de sincronizare poate continua.

La finalizarea sincronizarii, apar cele 3 optiuni disponibile:

img

Incasarile sincronizate vor putea fi verificate, la fel ca si facturile de vanzare, in fereastra de verificare:

img

In fereastra de verificare apar sub formatul notelor diverse, dar la salvare vor ajunge in jurnalul de banca / registrul de casa. In aceasta forma este mai simpla corectia eventualelor probleme.

Intrebari si raspunsuri

  • Q:Ce se intampla daca sincronizez incasarile inaintea facturilor

    A:Recomandarea este ca sincronizarea incasarilor sa se faca ulterior sau deodata cu facturile. In felul acesta se pot face legaturile intre facturi si incasari si se pot genera eventualele note de TVA la incasare. In cazul in care se sincronizeaza incasarile inaintea facturilor, acestea vor fi salvate ca incasari pe client, dar nu vor fi asociate cu facturi si nici nu se vor genera notele contabile de TVA la incasare, daca ar fi necesare. Daca s-au sincronizat incasarile inaintea facturilor si totusi se doreste asocierea acestora, solutia este resincronizarea documentelor, astfel incat incasarile si facturile sa fie prinse in aceeasi sincronizare.

  • Q:Ce se intampla daca anulez o incasare in Smart Bill Facturare / Gestiune, si aceasta era deja sincronizata in Conta?

    A:Doar chitantele pot fi anulate in Smart Bill Facturare / Gestiune. Daca se face resincronizare pe perioada incasarii respective, aceasta va fi preluata ca si “Chitanta anulata” in Conta si nu va mai avea niciun impact asupra situatiei incasarilor sau asupra notelor contabile.

  • Q:Ce se intampla daca sterg din Smart Bill Facturare / Gestiune o incasare care a fost deja sincronizata in Conta?

    A:Stergerea din Smart Bill Facturare / Gestiune nu va conduce la stergerea automata a incasarilor din Conta. Pentru a corecta situatia, incasarea din Smart Bill Conta trebuie stearsa manual.

  • Q:Ce se intampla daca editez o factura incasata si care a fost deja sincronizata in conta, impreuna cu incasarea ei?

    A:Recomandarea este sa refaci sincronizarea pentru factura si incasarea ei. Alternativa este sa editezi manual in Smart Bill Conta cele 2 documente.

  • Q:Ce se intampla daca editez o incasare in Smart Bill Facturare / Gestiune si aceasta era deja sincronizata in Conta?

    A:Recomandarea este sa refaci sincronizarea pentru factura si incasarea ei. Alternativa este sa editezi manual in Smart Bill Conta cele 2 documente.

  • Q:Am sincronizat datele, dar incasarile prin bonuri fiscale nu au fost preluate. De ce?

    A:Pentru moment se sincronizeaza toate incasarile cu exceptia bonurilor fiscale. Pentru acestea va fi prevazut un import special.