1. Intrebari generale despre e-Factura
1.1. Ce este e-Factura
Ce este o e-Factura?
Cine trebuie sa trimita e-Factura?
Ce inseamna B2G, B2B, B2C?
Ce este S.P.V.?
Este necesar sa utilizam sistemul e-Factura atat pentru emiterea, cat si pentru primirea sau inregistrarea facturilor?
1.2. Cine si cand emite e-Factura
Firmele care nu sunt platitoare de TVA trebuie sa trimita e-Facturi?
Firmele care presteaza servicii trebuie sa trimita e-Facturi?
Daca ofer servicii doar persoanelor fizice, trebuie sa trimit e-Facturi?
Lucrez cu institutii publice, insa nu vand produse cu risc fiscal. Trebuie sa incarc facturile in S.P.V.?
Trebuie sa trimit facturi prin e-Factura si facturile de la furnizorii mei?
Factura trebuie transmisa mai intai in e-Factura si abia apoi la client? Trebuie sa astept o confirmare din e-Factura si abia apoi pot sa o trimit si clientului?
Care este termenul in care putem trimite e-Factura catre ANAF, dupa ce s-a emis?
Este nevoie sa trimit e-Facturile in fiecare zi?
1.3. Cum primeste clientul e-Factura
Am o pensiune si facturez des pentru persoane fizice care platesc cu vouchere de vacanta. Ei cum au acces la factura din moment ce nu au cont in S.P.V.?
Daca trimit e-Factura catre ANAF trebuie sa o mai trimit si clientului daca si el are cont S.P.V.?
Cum poate avea acces un client la e-Factura pe care am trimis-o in S.P.V.?
Cum se procedeaza la receptia marfurilor in absenta unei facturi fizice?
2. e-Factura in SmartBill
2.1. Autorizarea in S.P.V
Cine si cum poate face autorizarea in S.P.V.?
De unde autorizez contul SmartBill in S.P.V.?
Nu am certificat digital dar are contabilul. Ma poate autoriza?
Daca ma autorizeaza contabilul, cine trebuie sa trimita e-Factura?
Care sunt problemele de confidențialitate dacă o societate folosește tokenul de autentificare in S.P.V. al unui contabil extern?
Pot avea un singur certificat digital pentru mai multe firme sau imi trebuie cate unul pentru fiecare firma?
Eu am certificat digital virtual, nu am token, ma pot autoriza si cu el?
Ce fel de semnatura electronica este necesara pentru autorizarea in S.P.V.?
Am primit o notificare pe email ca imi expira autorizarea contului. Ce este de facut?
De ce trebuie sa refac autorizarea odata la 90 de zile?
Puteti sa ma inregistrati dumneavoastra (echipa SmartBill) la ANAF ca sa pot transmite e-Factura?
Din SmartBill se poate face autorizarea in S.P.V. de pe mobil?
2.2. Erori la autorizare
Primesc eroarea “Read timeout” si nu pot trimite factura in S.P.V.
Desi am autorizarea facuta, nu mai pot transmite facturile in S.P.V.
Nu pot autoriza contul SmartBill in S.P.V. - imi apare mesajul “Reincearca in cateva momente”
Cand incerc sa ma autorizez in S.P.V. imi apare mesajul "Certificatul nu a fost prezentat", dar stick-ul este introdus in calculator.
Am doua societati, m-am autorizat pe o societate, dar pe cealalta nu mai reusesc desi pot sa ma autentific cu certificatul digital calificat.
Am token virtual pe calculator, dar nu pot autoriza contul SmartBill, primesc eroare, ce sa verific?
2.3. Trimiterea e-Facturii din SmartBill
Cum emit o e-Factura?
Vreau sa folosesc e-Factura, trebuie sa platesc ceva in plus?
Facturile emise in SmartBuill se trimit automat in S.P.V.?
Ce sanctiuni exista daca nu trimitem facturile in e-Factura in termenul prevazut de lege?
Trebuie semnatura electronica pentru trimiterea e-Facturii?
Este nevoie de stick de fiecare data cand se trimite e-Factura din SmartBill in S.P.V.?
Pot trimite e-Factura si de pe mobil?
Pot sa trimit e-Factura de pe orice calculator?
Se pot transmite facturile in e-Factura daca pe ANAF contul este creat pe CNP si nu pe CIF?
Cum se procedeaza pentru a transmite facturi in S.P.V. pentru clienti care au puncte de lucru diferite?
Se va putea face transmiterea in masa a facturilor in S.P.V., din SmartBill?
Trimiterea e-Facturii este disponibila pentru toti utilizatorii aplicatiei care emit facturi, sau necesita configurare individuala in zona de drepturi?
Este posibila atasarea de documente suplimentare la e-Facturi cand trimitem catre ANAF?
2.4. Informatiile de pe e-Factura
Facturile emise intr-o limba straina trebuie sa fie traduse inainte de a fi trimise in S.P.V.?
Se poate ca pe e-Factura sa apara informatii precum Nr. contract sau “Nr. proiect”?
Se pot introduce codurile vamale pe facturi?
2.5. Validarea si verificarea e-Facturii trimise
Mai trebuie sa fac ceva dupa ce am trimis factura in e-Factura?
Am trimis e-Factura catre S.P.V. de 10 min, dar imi apare iconita de tip clepsidra. De obicei facturile trimsie se valideaza imediat. Este vreo eroare?
Pot sa vad in SmartBill daca facturile au fost sau nu validate?
Unde pot sa verific daca s-a facut trimiterea in S.P.V.?
Cum poti sti daca o e-Factura trimisa la ANAF e corecta?
Trebuie sa asteptam validarea ANAF pentru a trimite factura clientului?
2.6. Modificarea, stornarea si anularea facturii trimise in S.P.V.
Cum procedez daca trebuie sa modific o factura la cererea clientului si ea a fost deja trimisa in S.P.V.?
Daca am trimis e-Factura in SP.V. si trebuie modificata, unde intervin asupra ei: in S.P.V. sau in SmartBill?
Ce se intampla daca a trebuit sa anulez o factura pe care am trimis-o in S.P.V.?
Ce trebuie sa fac daca am stornat o factura trimisa in S.P.V.?
Am trimis de doua ori aceeasi factura in S.P.V, pot sa o anulez?
Am modificat factura in SmartBill, dar clientul spune ca la el in S.P.V nu s-a modificat, de ce?
Am stres din greseala factura care a fost deja trimisa in e-Factura, se mai poate recupera?
2.7. Descarcarea e-Facturii, fisierul .XML si incarcarea manuala in S.P.V.
De unde descarc XML-ul facturii? Pot sa descarc e-Factura?
De ce, atunci cand deschid .XML-ul imi apar niste caractere ciudate?
Cum incarc o factura manual in S.P.V.?
Daca incarc manual XML-ul in S.P.V., pot vedea si in SmartBill cand va fi validata factura?
Cu ce se poate deschide fisierul .XML pentru a vedea cum se exporta si daca datele din ea sunt corecte?
2.8. Erori la trimiterea e-Facturii.
Desi am trecut unitatea de masura pe factura, primesc eroarea ca nu am unitati de masura asociate
Cand incerc sa trimit e-Factura imi apare eroarea “CIF incorect”
Eroarea mentioneaza ca localitatea este incorecta
2.9. Informari la trimiterea e-facturii
Primesc o eroare despre IBAN-uri lipsa cand incerc sa trimit e-Factura. Ce trebuie sa fac?
Primesc o eroare cu IBAN-uri lipsa, dar eu nu am cont de trezorerie si IBAN-ul meu este trecut pe factura. De ce apare aceasta informare?
De ce imi apare o informare cu texte scurtate cand vreau sa trimit e-Factura?
2.10. Alte probleme la trimiterea e-facturii
Intre factura trimisa clientului prin S.P.V. si factura mea este aparte o diferenta mica. De ce se intampla asta?
Am modificat denumirea societatii insa clientului care a descarcat e-Factura din S.P.V. ii apare tot denumirea veche
Nu exista optiunea de incasare cu vouchere in SmartBill. Cum mentionez pe e-Factura ca am incasat cu voucher de vacanta?
Am facut o asociere gresita intre unitatea mea de masura si cea care este impusa pentru e-Factura. Cum modific o asociere facuta?
Sistemul S.P.V. nu functioneaza temporar dar clientii incearca sa trimita e-Facturi
3. Produse cu risc fiscal
3.1. Coduri NC si CPV
SmartBill stie daca produsul facturat este unul cu risc fiscal pentru a-mi spune sa incarc e-Factura in S.P.V.?
Codul NC si CPV poate fi afisat si pe factura in format PDF?
Ce coduri NC trebuie sa trec la produse?
Unde pot sa completez codurile NC la produse?
Desi nu vand produse cu risc fiscal, doresc sa trec codurile CPV in factura electronica. Unde fac acest lucru?
In Smartbill nu vad lista completa cu toate codurile NC, ci doar anumite produse, printre care nu le regasesc pe cele de care am nevoie.
Pot actualiza nomenclatorul de produse si sa adaug codurile pentru toate produsele?
Este obligatoriu sa completez si codurile CPV pe langa codurile NC?
Am completat codurile NC, dar contabilul mi-a spus ca ele au doar 4 cifre si ar trebui sa fie cu 8 cifre.
4. Alte intrebari
Exista posibilitatea stocarii facturilor de la furnizor in format pdf și xml?
Exista posibilitatea de a trimite automat facturile emise prin API catre ANAF, pentru beneficiarii persoane juridice?
Se poate sa trimit si incasarile in e-Factura?
Daca un magazin online este integrat cu SmartBill si facturile se genereaza automat, exista posibilitatea ca acestea sa fie trimise automat si ca e-Factura?
Unde este butonul care sa imi permita sa trimit e-Factura de pe mobil?
Pot obtine un certificat digital calificat sau o semnatura electronica prin SmartBill?
O e-Factura este un fisier electronic in format XML care include toate detaliile unei facturi traditionale, dar intr-un format standardizat si codificat. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin Spatiul Privat Virtual (S.P.V.) al firmei emitente. In acelasi timp, fisierul va fi disponibil si in S.P.V.-ul clientului, daca acesta are unul definit.
De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
  • emiti facturi catre institutii/companii publice din Romania;
  • emiti facturi unor operatori economici prin care livrezi produse sau prestezi servicii in Romania;
  • oferi servicii de turism care au fost achitate cu tichete de vacanta.
Aceste abrevieri descriu trei tipurile de relatii comerciale intre furnizor (cine emite factura) si client (cine primeste factura):
  • B2G (Business to Government): de la un operator economic privat catre o institutie publica.
  • B2B (Business to Business): de la un operator economic privat catre alt operator economic privat.
  • B2C (Business to Consumer): de la un operator economic privat catre o persoana fizica.
S.P.V. (Spatiul Privat Virtual) este o platforma online prin care interactionezi cu ANAF. Aici poti trimite si primi e-Facturi, depune declaratii si accesa informatii fiscale.
Pentru a transmite e-Facturi din contul tau SmartBill, trebuie sa autorizezi SmartBill in S.P.V.
In prezent (decembrie 2023), sistemul e-Factura este obligatoriu doar pentru trimiterea facturilor emise. Facturile tale vor ajunge automat in S.P.V.-ul clientului tau, bazat pe CIF/CNP. Clientul tau le poate prelua de acolo. Similar, facturile emise de furnizorii tai vor ajunge in S.P.V.-ul tau, de unde le poti obtine.
In prezent, nu esti obligat sa preiei e-Facturi din S.P.V. de la partenerii tai, acestia fiind obligati sa iti trimita facturile si in format PDF sau tiparit. Totusi, incepand cu a doua jumatate a anului 2024, legea a stabilit ca e-Factura sa fie singurul document cu valoare fiscala intre operatorii economici. Odata trimisa in S.P.V., e-Factura se considera predată clientului, fara ca emitentul sa fie obligat sa furnizeze documentul si in alt format. Se presupune, prin urmare, ca vei fi obligat sa preiei si e-Facturile din S.P.V.
Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA. Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Indiferent de serviciul prestat, un operator economic (indiferent de forma de organizare) trebuie sa trimita e-Factura in S.P.V. atata timp cat clientul este un alt operator economic (public sau privat) si serviciul este prestat in Romania.
Daca oferi servicii doar persoanelor fizice si nu facturezi catre institutii publice sau alte firme, nu este necesar sa trimiti e-Facturi in S.P.V.
Incepand cu 1 ianuarie 2024, trimiterea e-Facturii nu mai este conditionata de existenta produselor cu risc fiscal. Orice factura emisa de tip B2B sau B2G, in urma unei vanzari in Romania, trebuie trimisa in S.P.V., indiferent de categoria produselor.
Fiecare operator economic trebuie sa trimita catre ANAF doar documentele pe care le emite. Facturile furnizorilor sunt doar responsabilitatea acestora de a fi trimise in S.P.V.
Nu exista nicio regula de acest fel, factura poate fi transmisa clientului sau catre ANAF in ce ordine doresti.
e-Factura trebuie transmisa in maxim 5 zile calendaristice de la emiterea facturii. Asta nu implica ca bunurile sa fie trimise doar dupa transmiterea e-facturii. Se poate folosi in continuare avizul de expeditie a marfii.
Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere, sau in urmatoarele 5 zile lucratoare. Trimiterea imediata este metoda cea mai sigura pentru a te asigura ca nu ratezi trimiterea unei facturi, mai ales daca nu toate facturile emise de tine trebuie sa ajunga in S.P.V.
Clientilor persoane fizice le puteti preda factura „clasica” pe email sau tiparita. E-Factura nu este decat un format diferit al documentului pe care il generezi. Asadar trimiterea e-Facturii in S.P.V. nu impiedica transmiterea ei prin alte canale si in alte formate.
Cand trimiti e-Factura, clientul poate sa o descarce de acolo, insa aceasta va fi in formatul .XML, care nu este foarte accesibil. Prin urmare, el nu are acces la factura asa cum este ea vizibila in SmartBill. De aceea, este recomandat sa trimiti factura si prin email sau prin alte canale, dar sub forma unui fisier PDF
Pentru a accesa e-Factura trimisa prin S.P.V., clientul trebuie sa descarce factura din propriul sau cont de S.P.V. Este necesar ca el sa aiba un cont creat la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF). Clientul nu va putea accesa contul tau de S.P.V., ci va folosi propriul cont pentru a accesa factura.
e-Factura nu afecteaza avizele sau alte documente de insotire a marfii, care sunt folosite pentru inregistrarea produselor. Aceste documente vor circula in continuare, asa cum au facut-o pana acum.

In plus, cel putin pana in 1 iunie 2024, facturile clasice in format PDF sau tiparite trebuie inca predate clientilor. Dupa aceasta data, trimiterea e-Facturii in S.P.V. devine singura obligatie a furnizorului, ceea ce inseamna ca un client va trebui sa-si inregistreze documentul fara sa aiba o factura PDF sau tiparita la dispozitie.

Daca folosesti SmartBill, acest lucru nu va fi o problema deoarece, in curand, se va putea face preluarea automata a e-Facturilor de la furnizori direct in contul SmartBill.
Cel care face autorizarea trebuie sa aiba acces in S.P.V. al firmei tale, adica sa detina un certificat digital atorizat. Daca nimeni dintre angajati nu are acest certificat, il poate obtine (procesul dureaza cateva zile) sau poate apela la ajutorul contabilului care probabil are deja acces in S.P.V.

Am prevazut posibilitatea de a trimite contabilului un link care sa-i permita sa faca aceasta autorizare in deplina siguranta. Indiferent cine face autorizarea, contabilul sau cineva din firma, responsabilitatea trimiterii e-facturii este tot a celui care intocmeste factura.
Odata ce esti autentificat in contul SmartBill poti initia autorizarea contulului SmartBill in S.P.V. in doua moduri:
  1. Din pagina de vizualizare a facturii de la butonul Trimite e-Factura (care este marcat cu un triunghi portocaliu)
  2. Din Contul meu > Integrari, de la sectiunea e-Factura – apasa pe Autorizeaza SmartBill.
Indiferent de unde vei initia autorizarea, procesul este identic.
Da, contabilul te poate autoriza foarte simplu, in 2-3 minute.

Daca intri pe Autorizeaza SmartBill (pasii descrisi mai sus), trimiti contabilului link-ul care ii va permite sa te autorizeze.

Dupa autorizare, trimiterea e-Facturii in S.P.V. nu mai necesita implicarea contabilului sau accesul la certificatul digital. Trimiterea e-facturii este obligatia intocmitorului si nu are legatura cu procesul de autorizare in S.P.V a contului SmartBill.
Trimiterea e-facturii e obligatia intocmitorului si nu are nicio legatura cu procesul de autorizare in S.P.V a contului SmartBill. Asadar, nu conteaza cine face autorizarea, trimiterea este obligatia firmei emitente a facturilor.
Pe baza tokenului cu care se face autorizarea, obtinem o parola de la ANAF utilizata pentru a asigura un „canal de comunicare” intre contul SmartBill si S.P.V.

Autorizarea asigura doar „dreptul” de a trimite e-Facturi din cont catre S.P.V. si de a primi validarea de la ANAF. Aceasta autorizare nu asigura accesul liber in S.P.V. pentru niciun alt fel de interactiuni/vizualizari in S.P.V. De asemenea e bine de retinut ca autorizarea va fi legata strict de CIF-ul firmei care devine autorizata in S.P.V., si nu are legatura cu tokenul firmei/persoanei care face autorizarea.
Un singur certificat digital este suficient, deoarece pe baza acestuia poti autoriza toate firmele pe care le detii. E nevoie sa ai acces in S.P.V.-ul acestora pentru a putea face acest lucru.
Da, atat un certificat digital virtual cat si un token pot fi folosite pentru autorizarea SmartBill in S.P.V. Versiunea digitala a certificatului, daca este instalata pe calculator, este echivalenta cu un certificat digital aflat pe un token.
Pentru autorizarea in S.P.V. este nevoie de un certificat digital calificat, nu de o semnatura electronica. Acest certificat se poate obtine de la firme specializate (ex: certsign.ro) in aproximativ 2 zile. Cu acest certificat poti obtine accesul in S.P.V. si astfel sa faci ulterior autentificarea.
Daca ai primit o notificare despre expirarea autorizarii contului tau, trebuie sa reinnoiesti autorizarea in S.P.V.. Autorizarile sunt valabile timp de 90 de zile, conform regulilor de securitate impuse de ANAF.

In SmartBill, incercam sa reinnoim automat autorizarea, dar uneori acest proces poate esua din cauze externe. In aceste cazuri, reautorizarea trebuie facuta manual.
Perioada de 90 de zile este impusa de conditiile de securitate stabilite de ANAF. Am dezvoltat un mecanism automat de reautorizare pentru a evita reluarea acestui pas. Astfel, nu va trebui sa refaci autorizarea decat in situatii speciale, cand reautorizarea automata esueaza.
Nu. Autorizarea nu poate fi facuta decat de cineva care are acces la certificatul digital al firmei, respectiv in S.P.V.-ul acesteia. Daca nu ai acces la acestea, contabilul tau poate face autorizarea.
Da. Autorizarea in S.P.V. se poate realiza si prin aplicatiile de mobil Android si iOS.
Aceasta eroare inseamna ca trimiterea din SmartBill catre S.P.V. a fost initiata, insa nu s-a primit raspuns in timp util de la ANAF. E posibil ca site-ul ANAF sa nu fie functional in acel moment.
Daca esti in continuare autorizat si ai trimis e-Facturi de curand, este posibil ca eroarea sa fie cauzata de o problema a sistemului ANAF: (1) fie a platformei S.P.V., fie (2) a sistemului de transmitere a datelor (API).

Incearca sa accesezi direct S.P.V.-ul firmei pentru a verifica daca platforma este functionala. In cazul in care nu apar probleme la accesul direct poti reincerca trimiterea. Daca in continuare nu functioneaza, cel mai probabil ca API-ul ANAF sa aiba probleme, si te sfatuim sa reiei actiunea mai tarziu sau a doua zi.
Motivele pot fi diverse:
  1. nu ai activat certificatul S.P.V.: introdu stick-ul cu certificat in calculator (sau deschide token-ul virtual daca certificatul tau este de acest tip) inainte de autorizare;
  2. ai primit anterior o eroare: daca ai primit o eroare la autentificare, inainte de a incerca inca o data, inchide complet browser-ul (nu doar pagina pe care ai deschis SmartBill);
  3. site-ul ANAF nu functioneaza in acel moment;
  4. ai introdus gresit codul/PIN-ul certificatului.
E posibil ca PIN-ul introdus pentru validarea certificatului sa fie gresit sau problema sa fie cauzata de sistemul ANAF.
Eroarea poate avea mai multe cauze:
  • Daca ai incercat o data si ai primit o eroare (nu conteaza cauza ei), trebuie sa inchizi complet browser-ul in care ai incercat sa te autentifici. Incearca din nou autentificrea dupa ce redeschizi browserul.
  • Se poate ca sistemul ANAF sa aiba o problema care nu exista cand ai facut autorizarea pentru prima firma.
Cea mai frecventa problema este introducerea gresita a PIN-ului de validare a certificatului
Dupa ce emiti factura in SmartBill o transformi in e-Factura si trimiti la ANAF cu in singur click. Inafara de acel click nu vei face nimic diferit fata de ce faci in mod normal.
Generarea si trimiterea e-Facturii din SmartBill nu presupune niciun cost suplimentar. Este o functionalitate inclusa in costul de baza al abonamentului.
Trimiterea din SmartBill nu se face automat, odata cu salvarea facturii, ci este o actiune separata care presupune apasarea unui buton.

Dupa emitere, vei da click pe butonul Trimite e-Factura (care e chiar in pagina de vizualizare a facturii) pentru ca aceasta sa fie transmisa catre ANAF.

In acest fel, iti permitem verificarea facturii dupa emitere, inainte de a o trimite catre ANAF.
Sanctiunile vor intra in vigoare dupa 1 aprilie 2024. In perioada 1 ianuarie – 30 martie 2024, desi apare obligativitatea trimiterii e-Facturii catre ANAF, nu se vor aplica sanctiuni daca nu ai facut acest lucru. Valoarea sanctiunilor depinde de marimea firmei. In decembrie 2023, sanctunile comunicate sunt:
  • amenda de la 5.000 la 10.000 lei pentru marii contribuabili,
  • amenda de la 2.500 la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
  • amenda de la 1.000 la 2.500 lei pentru contribuabilii mici si pentru cei nerezidenti.
Nu este nevoie de semnatura electronica pentru trimiterea e-Facturii si nici certificatul digital cu care se realizeaza autorizarea.

Certificatul digital calificat este necesar doar la autorizarea in S.P.V.. Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru o eventuala reautorizare.
Trimiterea e-Facturii presupune doar conexiune la internet si un click.

Stick-ul pe care se afla certificatul digital este necesar doar la autorizarea in S.P.V.. Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru o eventuala reautorizare.
Da, e-Factura poate fi trimisa si de pe mobil, atat de pe aplicatia pentru Android, cat si cea pentru iOS. Dar inainte de a putea face asta contul tau trebuie autorizat in S.P.V..
E-Factura poate fi trimisa de pe orice calculator sau dispozitiv (mobil sau tableta) atat timp cat esti autentificat in contul tau SmartBill si acesta este autorizat in S.P.V.. De altfel, nu conteaza nici de pe ce calculator faci autorizarea acestuia.
Da. Poti trimite e-Facturile atat timp cat in SmartBill si in S.P.V. firma este inregistrata cu CNP. Daca ambele conturi sunt create pe baza CNP, atunci nu ar trebui sa apara probleme.
Acestea se trimit in S.P.V. ca orice alta e-Factura, indiferent daca ea este emisa pentru sediul principal sau pentru unul dintre sediile secundare.
Desi aceasta optiune nu este disponibila, o luam in considerare. Nu putem preciza un termen pentru finalizarea acestei functionalitati.
Trimiterea e-Facturilor nu este conditionata separat in drepturile utilizatorilor. Toti utilizatorii care au acces de vizualizare/emitere a facturilor le pot trimite. Daca insa accesul la operatiunile de vizualizare/emitere este restrictionat, utilizatorul nu va putea face trimitere de e-Facturi.
Nu, atasarea de documente suplimentare la e-Facturi cand se trimit catre ANAF nu este posibila. Pentru a trimite documente suplimentare furnizorilor poti folosi optiunea de trimitere prin email disponibila in SmartBill, care permite atasamente in diverse formate.
Nu este nevoie de traducerea in limba romana a facturilor emise in alta limba. In Sistemul Ro e-Factura se vor prelua corect datele pe care le completezi, atat timp cat respecti formatul campurilor respective.
Da. Daca completezi aceste informatii la emiterea facturii (in campurile dedicate din Date aditionale, daca le-ai configurat), atunci ele se vor regasi si pe e-Factura.
Nu avem un camp dedicat acestei informatii, dar codurile vamale pot fi completate in Mentiuni si vor fi astfel preluate inclusiv in Sistemul Ro e-Factura.
Toate e-Facturile trimise in S.P.V. sunt verificate de sistemul Ro e-Factura si ar trebui sa fie validate. Nu trebuie sa faci nimic pentru asta, deoarece SmartBill primeste si iti afiseaza automat aceasta informatie. Daca ai putut sa trimiti factura din SmartBill, sunt sanse de 99,9% ca ea sa fie valida.
Procesul de validare depinde de sistemul ANAF si pot aparea intarzieri. Chiar daca de obicei validarea se face rapid, se poate intampla sa dureze cateva ore.
In SmartBill se primeste informatia privind validarea e-Facturilor in S.P.V. Statusul validarii este afisat atat in raportul facturilor emise (pe prima coloana din partea stanga), cat si in pagina de vizualizare a facturii (dreapta sus).
In raportul in care afisate facturile emise, pe prima coloana, o serie de iconite indica daca documentul a fost trimis catre S.P.V.:
  • iconita verde indica faptul ca e-Factura a fost deja validata;
  • clepsidra arata ca documentul este in prelucrare la ANAF;
  • iconita rosie marcheaza o eroare de validare, e-Factura trebuie retrimisa.
Informatia se gaseste si in pagina de vizualizare a fiecarei facturi.
e-Facturile ajung in S.P.V. doar daca sunt corecte. Prin urmare, daca ai o factura in S.P.V., inseamna ca a fost validata de catre ANAF si respecta cerintele e-Factura. Daca o e-Factura este respinsa de validatorul ANAF, nu va fi considerata ca trimisa.

Atentie! Detaliile comerciale ale facturii nu sunt garantate de validare; daca primesti o e-Factura si consideri ca nu este corecta pentru ca nu respecta termenii conveniti intre tine si furnizor, va trebui sa contactezi furnizorul pentru a regla situatia.
Nu exista specificatii legale privind acest aspect, insa este de preferal sa ai certitudinea ca e-Factura este validata de ANAF inainte de a o inmana clientului, deoarece daca este invalidata de ANAF, va trebui sa o corectezi si sa o retrimiti catre ANAF si clientului.
Daca factura a fost trimisa deja in SPV nu se poate returna. Aici extrag prevederile de la art. 4 din OUG 120/2021: Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completările ulterioare. Factura electronica corectatăa se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronică RO e-Factura.
Adica, trebuie sa faci o factura cu minus, de corectie, si apoi factura corectata. Se pot face fie doua facturi: una cu plus si una cu minus, sau o singura factura care contine o linie cu minus si un cu plus, pentru valoarea corecta.
Modificarea facturii se face direct in SmartBill, chiar daca a fost deja trimisa in S.P.V. Dupa modificare, trebuie retrimisa in S.P.V.
Conform legii, o factura predata clientului nu poate fi anulata. Asadar, o e-Factura trimisa in S.P.V. nu poate fi anulata. In cazul anularii tranzactiei facturate, se recomanda stornarea facturii in loc de anulare.
Indiferent daca stornarea este partiala sau totala, factura storno trebuie trimisa in S.P.V. ca orice alta e-Factura. La Mentiuni trebuie sa apara 'Storno' si numarul facturii stornate.
Nu este o problema daca o factura este trimisa de mai multe ori in S.P.V. In S.P.V. e-Facturile nu pot fi modificate, sterse sau anulate.
Dupa modificarea unei facturi in SmartBill, aceasta trebuie retrimisa in S.P.V. pentru ca modificarea sa fie reflectata si acolo. Astfel, clientul va putea descarca versiunea modificata.
Nu, o factura stearsa nu poate fi recuperata, iar o e-Factura trimisa in S.P.V. nu poate fi stearsa de acolo. Soluția este sa refaci factura stearsa si sa o trimiti din nou in S.P.V., asigurandu-te ca datele din SmartBill se regasesc identic si in S.P.V.
Butonul 'Trimite e-Factura' are si optiunea 'Descarca e-Factura' (vizibila daca apesi pe sageata din dreapta butonului).
Astfel, se descarca un fisier .XML, care poate fi trimis contabilului. Trimiterea in S.P.V. se poate face direct de pe 'Trimite e-Factura' daca ai autorizat contul, fara a fi nevoie de contabil.
Fisierul .XML, care este de fapt e-Factura, foloseste un format standardizat ce utilizeaza coduri. Fiecarui camp de pe factura ii corespunde un cod, si totul este intr-un format optimizat pentru prelucrare electronica, nu pentru citire directa.
Pentru a incarca manual o factura in S.P.V., trebuie sa descarci e-Factura prin butonul 'Trimite e-Factura' (optiunea 'Descarca e-Factura' devine vizibila daca apesi pe sageata din dreapta butonului). Vei descarca astfel un fisier in format XML. Apoi, in S.P.V. al firmei, la 'Factura electronica', alegi 'Trimitere factura' si folosesti butonul de incarcare pentru a trimite fisierul .XML.
Daca incarci manual o e-Factura in S.P.V., in SmartBill nu se poate marca faptul ca a fost trimisa la ANAF si nici nu se poate vedea cand/daca este validata.
Fisierul .XML poate fi deschis cu o aplicatie precum Notepad sau WordPad. Nu vei regasi denumirile campurilor ca pe o factura clasica, ci coduri corespondente. Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa regasesti toate informatiile completate inainte de emitere.
In e-Factura se foloseste un format codat care converteste unitatile de masura obisnuite in unitati standardizate (de exemplu, 'bucata' are corespondentul codul H87).

Am creat un dictionar care face automat echivalarea unitatilor de masura in SmartBill cu cele pentru e-Factura. Daca unitatea de masura folosita nu se regaseste in dictionarul nostru, trebuie sa faci echivalenta manual. In caz de eroare, apasa pe 'Corecteaza' si selecteaza echivalentul potrivit din lista.
Aceasta eroare indica faptul ca e factura, CIF-ul clientului nu este valid. Apasa 'Corecteaza' si introdu forma corecta a CIF-ului in fereastra care se deschide. Dupa aceea, e-Factura poate fi trimisa si CIF-ul corect va fi memorat in SmartBill.
Aceasta eroare apare daca firma clientului are completat la judet 'Bucuresti'. In acest caz, in campul 'Localitate' trebuie sa fie completat unul dintre sectoarele Bucurestiului. Apasa 'Corecteaza' si selecteaza sectorul corespunzator adresei clientului.
Aceasta nu este o eroare propriu-zisa, ci doar o informare, asadar e-Factura poate fi trimisa oricum. Esti atentionat ca pe factura nu se gasesc conturi IBAN corecte sau adecvate. Informarea apare in două cazuri:
  • pentru o vanzare catre o institutie/companie publica daca factura nu are un cont de trezorerie;
  • sau pentru o vanzare in valuta, dacă nu exista un cont IBAN in moneda facturii.
In aceasta situatie, mergi in Configurari > Conturi bancare, adauga IBAN-ul adecvat si verifica daca este afisat pe documente. Dupa aceasta operatiune, el se va adauga automat si pe e-Factura.
Eroarea apare daca emiti o factura pentru o institutie/companie publica, deoarece acesti clienti pot face plati doar prin Trezorerie. Ar trebui sa ai un astfel de cont la Trezorerie si sa-l adaugi pe facturile emise pentru acest tip de clienti.
Este important sa retii ca e-Factura poate fi trimisa si validata, chiar daca primesti acest mesaj.

I​​nformarea apare deoarece mai multe dintre campurile fisierului .XML au limitari in ceea ce priveste numarul de caractere permise. Acest lucru poate duce la situatii in care textele inregistrate pe factura propriu-zisa sunt trunchiate pe e-Factura. Descarca fisierul pentru a vedea exact care campuri au fost scurtate.
Este posibil ca eroarea sa apara din cauza modului de calcul al totalului configurat in SmartBill. In pagina de emitere a facturii, deschide Optiuni factura (buton aflat in dreapta sus) si alege Recalculeaza totaluri. Modifica optiunea de calcul in fereastra care se deschide.
Daca in .XML-ul pe care il trimiti in S.P.V. este denumirea corecta, atunci ea va ajunge corect si in S.P.V..
Exista insa posibilitatea ca in baza de date a clientului tau sa fii inca inregistrat cu vechea denumire a firmei, iar in momentul in care acesta converteste .XML-ul in PDF, sa preia acea informatie gresita.
Momentan nu avem in aplicatie posibilitatea de a arata ca incasarea a fost facuta cu un voucher de vacanta. Recomandam sa alegi ca metoda de incasare Alta incasare si sa completezi in campul Mentiuni faptul ca s-a folosit voucher de vacanta precum si datele acestuia.
In pagina de vizualizare a facturii, de la Actiuni, selecteaza Configurare unitati de masura. In fereastra care se deschide poti face asocierile corecte.
Atat timp cat infrastructura ANAF care permite trimiterea e-Facturilor nu functioneaza, nu puteti decat sa astepti ca acesta sa fie repusa in functiune. Daca incerci sa trimiti e-facturi din SmartBill in conditiile in care sistemul e-Factura nu este functional, in aplicatie vei primi un mesaj de eroare in care se specifica situatia speciala.
Lista cu produse cu risc fiscal ridicat ramane neschimbata de la 1 ianuarie 2024, insa obligativitatea trimiterii e-Facturii nu mai depinde de tipul produselor. De la aceasta data nu mai conteaza tipul produsului de pe factura emisa, ci destinatarul facturii - adica daca este un operator economic sau nu.
SmartBill nu poate determina automat daca un produs are risc fiscal. Pentru asta, trebuie sa specifici tu aceasta informatie in aplicatie. Poti face asta fie cand inregistrezi produsul in nomenclator, fie in momentul vanzarii.
Daca facturezi un produs si nu ai stabilit in prealabil riscul fiscal al acestuia, aplicatia te va avertiza ca pe factura emisa s-ar putea sa existe produse cu risc fiscal. Pe de alta parte, daca ai marcat deja produsele ca avand risc fiscal, SmartBill iti va sugera sa trimiti si e-Factura pentru acestea.
Codurile NC si CPV nu sunt afisate pe factura in format PDF. Ele nu sunt vizibile in aplicatie nici in momentul emiterii facturii, nici dupa salvarea acesteia.
Lista completa a codurilor NC este disponibila in SmartBill. Trebuie doar sa introduci denumirea produsului (sau o parte din aceasta) in campul corespunzator pentru a identifica codul adecvat. Poti folosi fie codul NC cu format de 4 cifre (suficient pentru validarea e-Facturii), fie formatul de 8 cifre, util pentru contabilitate.
Pentru a adauga codurile NC sau CPV la produsele tale, acceseaza Nomenclatoare > Produse/servicii. Ai la dispozitie doua metode:
  • pentru cate un produs in parte: alegi actiunea Modifica date din dreptul produsului si in fereastra care se deschide exista o sectiune dedicata codurilor. Nu uita sa specifici daca produsul este cu risc fiscal in sectiunea principala, Detalii generale;
  • in masa, prin importul unui fisier: apasa pe Importa (in partea dreapta sus) apoi pe Descarca si alege Descarca Excel cu produse pentru actualizare date si completeaza acel fisier urmand indicatiile care sunt oferite in acesta.
Trebuie sa completezi codul CPV direct in SmartBill (din Nomenclatoare > Produse/servicii – individual sau in masa). Dupa ce le-ai adaugat, ele se vor prelua automat pe e-Factura chiar daca nu sunt vizibile in pagina de vizualizare a facturii din aplicatie.
Lista codurilor NC contine multe pozitii, iar in selectorul din SmartBill sunt vizibile doar primele. Este suficient sa scrii denumirea produsului, chiar partial, pentru a gasi codurile relevante. Daca stii codul, il poti introduce direct.
Da, poti adauga in masa codurile NC si CPV. Acceseaza Nomenclatoare > Produse/Servicii si foloseste optiunea de Import pentru a descarca un fisier Excel in care poti completa codurile necesare, pe care ulterior il vei importa inapoi in sistem.
Este foarte important sa urmezi instructiunile de completare care se gasesc in fisierul pe care il completezi.
Depinde de clientii tai. Daca nu colaborezi cu institutii publice, nu vei avea nevoie de codurile CPV. Invers, daca nu vinzi produselor altor firme, codurile NC nu sunt necesare. Totusi, recomadnam sa adaugi ambele tipuri de coduri pentru a preveni posibile probleme.
In SmartBill poti folosi si formatul de 4 cifre, dar si cel de 8 cifre. Codurile pot fi actualizate in sectiunea de Modificare date produs.
Daca se foloseste SmartBill Conta in contabilitate, actualizarea se poate face in momentul in care se preiau datele acolo, sau ulterior in Sincronizare > Produse si servicii.
In acest moment lucram la implementarea preluarii e-Facturilor din S.P.V. si in viitorul apropiat functionalitatea va fi disponibila. Avem in vedere si posibilitatea de a le stoca aceste documente pe serverele aplicatiei.
In acest moment (decembrie 2023) nu exista aceata optiune, insa o avem in vedere.
Acum nu (decembrie 202), insa se are in vedere si gestionarea trimiterii facturilor venite prin API. Aceasta se va realiza foarte probabil in momentul in care se va introduce optiunea trimiterii in masa a e-Facturilor.
Nu. In acest moment doar facturile se pot trimite prin sistemul RO e-Factura.
Nu, in acest moment nu avem automatizat acest proces si nici nu exista posibilitatea trimiterii in masa catre S.P.V. al acestora.
Daca contul SmartBill este autorizat, butonul care permite trimiterea e-Facturii este vizibil in pagina de vizualizare a facturii, la apasarea butonului de Trimitere.
Daca este apasat butonul albastru cu plic, vor apare doua optiuni: Trimite e-Factura si Trimite clientului.
SmartBill nu asigura servicii de furnizare a semnaturii electronice sau a certificatului digital calificat. Acestea se pot obtine de la firme specializate in acest sens. Probabil cea mai cunoscuta este Certsign.
Totusi e de mentionat ca singurul care este necesar pentru autorizarea contului in S.P.V. este certificatului digital calificat, si nu semnatura electronica.
De ce e-Factura cu SmartBill?
e-factura integrat cu smartbill
Integrarea e gratuita, indiferent de abonamentul ales
Fara limitari, fara costuri ascunse
facturare electronica Anaf
Cu un singur click facturile ajung atat la clientii tai cat si la ANAF
Practic, rezolvi tot ce tine de e-Factura cu adevarat usor
 SmartBill e-Factura integrat
Facturile trimise prin SmartBill au 99,9% rata de validare instant
Mergi la sigur cu cea mai buna integrare e-Factura de pe piata
SmartBill SPV
Autorizarea in SPV este foarte simpla
Te poti autoriza singur sau cu ajutorul contabilului
Fa-ti cont acum si descopera magia SmartBill
Cum ajuta SmartBill afacerea ta?
0
e-Facturi trimise
0 ANI
Experienta
0
Clienti fericiti
0
Facturi emise lunar
0
Eur facturati pe an
Fa-ti cont acum si descopera magia SmartBill