e-Factura este un fisier electronic in format .XML care include toate detaliile unei facturi clasice, dar intr-un format standardizat si codificat. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin Spatiul Privat Virtual (SPV) al firmei emitente. In acelasi timp, fisierul va fi disponibil si in SPV-ul clientului, de unde acesta il va descarca.
De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
- emiti facturi catre institutii/companii publice din Romania;
- emiti facturi prin care livrezi produse sau prestezi servicii unor operatori economici in Romania;
- oferi servicii de turism care au fost achitate cu tichete de vacanta.
Aceste abrevieri descriu trei tipurile de relatii comerciale intre furnizor
(cine emite factura) si client (cine primeste factura):
- B2G (Business to Government): de la un operator economic privat catre o institutie publica.
- B2B (Business to Business): de la un operator economic privat catre alt operator economic privat.
- B2C (Business to Consumer): de la un operator economic privat catre o persoana fizica.
SPV (Spatiul Privat Virtual) este o platforma online prin care interactionezi cu ANAF.
Aici poti trimite si primi e-Facturi, depune declaratii si accesa informatii fiscale.
Pentru a transmite e-Facturi din
contul tau SmartBill, trebuie sa autorizezi SmartBill in SPV
Dupa 1 iulie 2024, sistemul e-Factura este obligatoriu atat pentru trimiterea facturilor, cat si pentru preluarea lor. Trimiterea e-Facturii in SPV este echivalata cu predarea ei clientului. Acesta din urma poate inregistra contabil documentul doar daca are e-Factura.
Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA.
Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Indiferent de serviciul prestat, un operator economic (indiferent de forma de organizare)
trebuie sa trimita e-Factura in SPV atata timp cat clientul este un alt operator
economic (public sau privat) si serviciul este prestat in Romania.
Daca oferi servicii doar persoanelor fizice si nu facturezi catre institutii publice sau alte firme, nu este necesar sa trimiti e-Facturi in SPV cu exceptia cazului in care oferi servicii de turism care au fost achitate cu tichete de vacanta.
Incepand cu 1 ianuarie 2024, trimiterea e-Facturii nu mai este conditionata
de existenta produselor cu risc fiscal. Orice factura emisa de tip B2B sau
B2G, in urma unei vanzari in Romania, trebuie trimisa in SPV,
indiferent de categoria produselor.
Fiecare operator economic trebuie sa trimita catre ANAF documentele pe care le emite. Responsabilitatea trimiterii facturilor in SPV revine in exclusivitate emitentului acestora.
Singura modalitate prin care esti obligat sa transmiti factura catre clientul tau este prin RO e-Factura. Este singurul document care are valoare legala. Astfel nu mai poate fi vorba despre o ordine a pasilor.
Incepând cu 1 iulie 2024 termenul limita pentru transmiterea facturilor in Ro e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere sau in urmatoarele 5 zile calendaristice. Trimiterea imediata este metoda cea mai sigura pentru a te asigura ca nu ratezi trimiterea unei facturi, mai ales daca nu toate facturile emise de tine trebuie sa ajunga in SPV
In prezent clientilor persoane fizice le puteti preda factura „clasica” pe email sau tiparita.
Singura modalitate prin care facturile se transmit clientilor este prin RO e-Factura. Sunt singurele documente care au valoare legala. Desigur, pe langa trimiterea in e-Factura poti notifica clientul si altfel (de exemplu, prin e-mail), daca preferi.
e-Factura nu afecteaza avizele sau alte documente de insotire a marfii, care sunt folosite pentru inregistrarea produselor. Aceste documente vor circula in continuare, asa cum au facut-o pana acum. De la 1 Iulie 2024, trimiterea e-Facturii in SPV devine singura obligatie a furnizorului, ceea ce inseamna ca un client va trebui sa-si inregistreze documentul fara sa aiba o factura .PDF sau tiparita la dispozitie.
Daca folosesti SmartBill, acest lucru nu este o problema deoarece se poate face preluarea automata a e-Facturilor de la furnizori direct in contul SmartBill.
Cel care face autorizarea trebuie sa aiba acces in SPV al firmei tale,
adica sa detina un certificat digital atorizat. Daca nimeni dintre angajati
nu are acest certificat, il poate obtine (procesul dureaza cateva zile)
sau poate apela la ajutorul contabilului care probabil are deja acces in SPV
Am prevazut posibilitatea de a trimite contabilului un link care sa-i permita sa faca aceasta autorizare in deplina siguranta. Indiferent cine face autorizarea, contabilul sau cineva din firma, responsabilitatea trimiterii e-Facturii este tot a celui care intocmeste factura.
Odata ce esti autentificat in contul SmartBill poti initia autorizarea
contulului SmartBill in SPV in doua moduri:
- Din pagina de vizualizare a facturii de la butonul Trimite e-Factura
(care este marcat cu un triunghi portocaliu)
- Din Contul meu > Integrari, de la sectiunea e-Factura – apasa pe
Autorizeaza SmartBill.
Indiferent de unde vei initia autorizarea, procesul este identic.
Da, contabilul te poate autoriza foarte simplu, in 2-3 minute.
Daca intri pe Autorizeaza SmartBill (pasii descrisi mai sus), trimiti contabilului
link-ul care ii va permite sa te autorizeze.
Dupa autorizare, trimiterea e-Facturii in SPV nu mai necesita implicarea
contabilului sau accesul la certificatul digital. Trimiterea e-Facturii e obligatia intocmitorului
si nu are nicio legatura cu procesul de autorizare in S.P.V a contului SmartBill.
Trimiterea e-facturii e obligatia intocmitorului si nu are nicio legatura
cu procesul de autorizare in S.P.V a contului SmartBill. Asadar, nu conteaza
cine face autorizarea, trimiterea este obligatia firmei emitente a facturilor.
Pe baza tokenului cu care se face autorizarea, obtinem o parola de la ANAF
utilizata pentru a asigura un „canal de comunicare” intre contul SmartBill si SPV
Autorizarea asigura doar „dreptul” de a trimite e-Facturi din cont catre
SPV si de a primi validarea de la ANAF. Aceasta autorizare nu asigura
accesul liber in SPV pentru niciun alt fel de interactiuni/vizualizari in SPV
De asemenea e bine de retinut ca autorizarea va fi legata strict de CIF-ul firmei
care devine autorizata in SPV, si nu are legatura cu tokenul firmei/persoanei
care face autorizarea.
Un singur certificat digital este suficient, deoarece pe baza acestuia poti
autoriza toate firmele pe care le detii. E nevoie sa ai acces in SPV-ul
acestora pentru a putea face acest lucru.
Da, atat un certificat digital virtual cat si un token pot fi folosite pentru
autorizarea SmartBill in SPV Versiunea digitala a certificatului, daca
este instalata pe calculator, este echivalenta cu un certificat digital aflat pe un token.
Pentru autorizarea in SPV este nevoie de un certificat digital calificat,
nu de o semnatura electronica. Acest certificat se poate obtine de la firme
specializate (ex: certsign.ro) in aproximativ 2 zile. Cu acest certificat
poti obtine accesul in SPV si astfel sa faci ulterior autentificarea.
Daca ai primit o notificare despre expirarea autorizarii contului tau, trebuie sa reinnoiesti autorizarea in SPV Autorizarile sunt valabile timp de 90 de zile, conform regulilor de securitate impuse de ANAF.
In SmartBill, incercam sa reinnoim automat autorizarea, dar uneori acest
proces poate esua din cauze externe. In aceste cazuri, reautorizarea
trebuie facuta manual.
Perioada de 90 de zile este impusa de conditiile de securitate stabilite
de ANAF. Am dezvoltat un mecanism automat de reautorizare pentru a evita
reluarea acestui pas. Astfel, nu va trebui sa refaci autorizarea decat in
situatii speciale, cand reautorizarea automata esueaza.
Nu. Autorizarea nu poate fi facuta decat de cineva care are acces la
certificatul digital al firmei, respectiv in SPV-ul acesteia.
Daca nu ai acces la acestea, contabilul tau poate face autorizarea.
Da. Autorizarea in SPV se poate realiza si prin aplicatiile de mobil Android si iOS.
Aceasta eroare inseamna ca trimiterea din SmartBill catre SPV a
fost initiata, insa nu s-a primit raspuns in timp util de la ANAF.
E posibil ca site-ul ANAF sa nu fie functional in acel moment.
Daca esti in continuare autorizat si ai trimis e-Facturi de curand,
este posibil ca eroarea sa fie cauzata de o problema a sistemului ANAF:
(1) fie a platformei SPV, fie (2) a sistemului de transmitere a datelor (API).
Incearca sa accesezi direct SPV-ul firmei pentru a verifica daca
platforma este functionala. In cazul in care nu apar probleme la accesul
direct poti reincerca trimiterea.
Daca in continuare nu functioneaza, cel mai probabil ca API-ul ANAF are probleme si te sfatuim sa reiei actiunea mai tarziu sau a doua zi.
Motivele pot fi diverse:
- nu ai activat certificatul SPV: introdu stick-ul cu certificat
in calculator (sau deschide token-ul virtual daca certificatul tau este
de acest tip) inainte de autorizare;
- ai primit anterior o eroare: daca ai primit o eroare la autentificare,
inainte de a incerca inca o data, inchide complet browser-ul (nu doar
pagina pe care ai deschis SmartBill);
- site-ul ANAF nu functioneaza in acel moment;
- ai introdus gresit codul/PIN-ul certificatului.
E posibil ca PIN-ul introdus pentru validarea certificatului sa fie gresit
sau problema sa fie cauzata de sistemul ANAF.
Eroarea poate avea mai multe cauze:
- Daca ai incercat o data si ai primit o eroare (nu conteaza cauza ei), trebuie sa inchizi complet browser-ul in care ai incercat sa te autentifici. Incearca din nou autentificarea dupa ce redeschizi browserul.
- Se poate ca sistemul ANAF sa aiba o problema care nu exista cand ai
facut autorizarea pentru prima firma.
Cea mai frecventa problema este introducerea gresita a PIN-ului de validare a certificatului
Dupa ce emiti factura in SmartBill o transformi in e-Factura si trimiti la ANAF cu un singur click. In afara de acel click nu vei face nimic diferit fata de ce faci in mod normal.
Generarea si trimiterea e-Facturii din SmartBill nu presupune niciun
cost suplimentar. Este o functionalitate inclusa in costul de baza al abonamentului.
Trimiterea automata a e-Facturilor este posibila odata ce activezi aceasta optiune. Poti alege cand se va face trimiterea, in functie de momentul emiterii sau de data documentului. Desigur, in SmartBill identificam facturile care trebuie sa ajunga in SPV si doar acestea vor fi trimise.
Conform legislatiei in vigoare de la 1 Iulie 2024, sactiunile care se aplica sunt urmatoarele:
Sanctiuni in cazul emitentilor:
- nefacturarea electronica - amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii;
- depasirea termenului limita pentru facturarea electronica:
- contribuabili mari – amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei,
- contribuabili mijlocii – amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei,
- celelalte PJ, precum si PF - amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei
Sanctiuni in cazul destinatarilor: primirea si inregistrarea facturii altfel decat electronic - amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.
Nu este nevoie de semnatura electronica pentru trimiterea e-Facturii
si nici certificatul digital cu care se realizeaza autorizarea.
Certificatul digital calificat este necesar doar la autorizarea in SPV.
Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru o eventuala reautorizare.
Trimiterea e-Facturii presupune doar conexiune la internet si un click.
Stick-ul pe care se afla certificatul digital este necesar doar la autorizarea
in SPV. Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru
o eventuala reautorizare.
Da, e-Factura poate fi trimisa si de pe mobil, atat de pe aplicatia pentru Android,
cat si cea pentru iOS. Dar inainte de a putea face asta contul tau trebuie autorizat in SPV.
e-Factura poate fi trimisa de pe orice calculator sau dispozitiv (mobil sau tableta) atat timp cat esti autentificat in contul tau SmartBill si acesta este autorizat in SPV. De altfel, nu conteaza nici de pe ce calculator faci autorizarea acestuia.
Da. Poti trimite e-Facturile atat timp cat in SmartBill si in SPV firma este
inregistrata cu CNP. Daca ambele conturi sunt create pe baza CNP, atunci nu ar
trebui sa apara probleme.
Acestea se trimit in SPV ca orice alta e-Factura, indiferent daca ea este
emisa pentru sediul principal sau pentru unul dintre sediile secundare.
Da, se pot trimite e-Facturi in masa din raportul facturilor emise. In acest moment exista o limita de 100 de documente ce pot fi selectate si trimise la o singura actiune.
Trimiterea e-Facturilor nu este conditionata separat in drepturile utilizatorilor.
Toti utilizatorii care au acces de vizualizare/emitere a facturilor le pot trimite.
Daca insa accesul la operatiunile de vizualizare/emitere este restrictionat,
utilizatorul nu va putea face trimitere de e-Facturi.
Nu, in acest moment nu este posibila.
Nu este nevoie de traducerea in limba romana a facturilor emise in alta limba. In Sistemul RO e-Factura se vor prelua corect datele pe care le completezi, atat timp cat respecti formatul campurilor respective.
Da. Daca completezi aceste informatii la emiterea facturii (in campurile
dedicate din Date aditionale, daca le-ai configurat), atunci ele se vor regasi
si pe e-Factura.
Nu avem un camp dedicat acestei informatii, dar codurile vamale pot fi completate in Mentiuni si vor fi astfel preluate inclusiv in Sistemul RO e-Factura.
Toate e-Facturile trimise in SPV sunt verificate de sistemul RO e-Factura si ar trebui sa fie validate. Nu trebuie sa faci nimic pentru asta, deoarece SmartBill primeste si iti afiseaza automat aceasta informatie. Daca ai putut sa trimiti factura din SmartBill, sunt sanse de 99,9% ca ea sa fie valida.
Procesul de validare depinde de sistemul ANAF si pot aparea intarzieri. Chiar
daca de obicei validarea se face rapid, se poate intampla sa dureze cateva ore.
In SmartBill se primeste informatia privind validarea e-Facturilor in SPV
Statusul validarii este afisat atat in raportul facturilor emise (pe prima
coloana din partea stanga), cat si in pagina de vizualizare a facturii (dreapta sus).
In raportul in care afisate facturile emise, pe prima coloana, o serie de
iconite indica daca documentul a fost trimis catre SPV:
- iconita verde indica faptul ca e-Factura a fost deja validata;
- clepsidra arata ca documentul este in prelucrare la ANAF;
- iconita rosie marcheaza o eroare de validare, e-Factura trebuie retrimisa.
Informatia se gaseste si in pagina de vizualizare a fiecarei facturi.
e-Facturile ajung in SPV doar daca sunt corecte. Prin urmare, daca ai o
factura in SPV, inseamna ca a fost validata de catre ANAF si respecta cerintele e-Factura.
Daca o e-Factura este respinsa de validatorul ANAF, nu va fi considerata ca trimisa.
Atentie! Detaliile comerciale ale facturii nu sunt garantate de validare;
daca primesti o e-Factura si consideri ca nu este corecta pentru ca nu respecta
termenii conveniti intre tine si furnizor, va trebui sa contactezi furnizorul pentru a regla situatia.
Daca factura a fost trimisa deja in SPV, nu se poate returna, conform prevederilor de la art. 4 din OUG 120/2021:
"Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura."
Adica, trebuie intocmita o factura cu minus, de corectie, apoi reemisa factura corectata. Se pot face fie doua facturi: una cu plus si una cu minus, sau o singura factura care contine o linie cu minus si un cu plus, pentru valoarea corecta. Indiferent de optiune, corectia trebuie trimisa in SPV
Modificarea facturii se face direct in SmartBill, chiar daca a fost deja trimisa
in SPV Dupa modificare, trebuie retrimisa in SPV
O e-Factura trimisa in SPV nu poate fi anulata. In cazul anularii tranzactiei facturate, se recomanda stornarea facturii in loc de anulare.
Indiferent daca stornarea este partiala sau totala, factura storno trebuie
trimisa in SPV ca orice alta e-Factura. La Mentiuni trebuie sa apara
'Storno' si numarul facturii stornate.
Nu este o problema daca o factura este trimisa de mai multe ori in SPV
In SPV e-Facturile nu pot fi modificate, sterse sau anulate.
Dupa modificarea unei facturi in SmartBill, aceasta trebuie retrimisa
in SPV pentru ca modificarea sa fie reflectata si acolo. Astfel,
clientul va putea descarca versiunea modificata.
Nu, o factura stearsa nu poate fi recuperata, iar o e-Factura trimisa in SPV nu poate fi stearsa de acolo. Solutia este sa refaci factura stearsa si sa o trimiti din nou in SPV, asigurandu-te ca datele din SmartBill se regasesc identic si in SPV
Butonul 'Trimite e-Factura' are si optiunea 'Descarca e-Factura'
(vizibila daca apesi pe sageata din dreapta butonului).
Astfel, se descarca un fisier .XML, care poate fi trimis contabilului.
Trimiterea in SPV se poate face direct de pe 'Trimite e-Factura'
daca ai autorizat contul, fara a fi nevoie de contabil.
Fisierul .XML, care este de fapt e-Factura, foloseste un format standardizat ce utilizeaza coduri. Fiecarui camp de pe factura ii corespunde un cod si totul este intr-un format optimizat pentru prelucrare electronica, nu pentru citire directa.
Daca incarci manual o e-Factura in SPV, in SmartBill nu se poate marca
faptul ca a fost trimisa la ANAF si nici nu se poate vedea cand/daca este validata.
Fisierul .XML poate fi deschis cu o aplicatie precum Notepad sau WordPad.
Nu vei regasi denumirile campurilor ca pe o factura clasica, ci coduri corespondente.
Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa regasesti toate informatiile
completate inainte de emitere.
In e-Factura se foloseste un format codat care converteste unitatile de
masura obisnuite in unitati standardizate (de exemplu, 'bucata' are
corespondentul codul H87).
Am creat un dictionar care face automat echivalarea unitatilor de
masura in SmartBill cu cele pentru e-Factura. Daca unitatea de masura
folosita nu se regaseste in dictionarul nostru, trebuie sa faci echivalenta manual.
In caz de eroare, apasa pe 'Corecteaza' si selecteaza echivalentul potrivit din lista.
Aceasta eroare indica faptul ca pe factura, CIF-ul clientului nu este valid. Apasa 'Corecteaza' si introdu forma corecta a CIF-ului in fereastra care se deschide. Dupa aceea, e-Factura poate fi trimisa si CIF-ul corect va fi memorat in SmartBill.
Aceasta eroare apare daca firma clientului are completat la judet 'Bucuresti'.
In acest caz, in campul 'Localitate' trebuie sa fie completat unul dintre
sectoarele Bucurestiului. Apasa 'Corecteaza' si selecteaza sectorul corespunzator
adresei clientului.
Aceasta nu este o eroare propriu-zisa, ci doar o informare, asadar e-Factura poate fi trimisa oricum. Esti atentionat ca pe factura nu se gasesc conturi IBAN corecte sau adecvate. Informarea apare in doua cazuri:
- pentru o vanzare catre o institutie/companie publica, daca factura nu are un cont de trezorerie;
- sau pentru o vanzare in valuta, dacă nu exista un cont IBAN in moneda facturii.
In aceasta situatie, mergi in Configurari > Conturi bancare, adauga IBAN-ul adecvat si verifica daca este afisat pe documente. Dupa aceasta operatiune, el se va adauga automat si pe e-Factura.
Eroarea apare daca emiti o factura pentru o institutie/companie publica,
deoarece acesti clienti pot face plati doar prin Trezorerie. Ar trebui sa
ai un astfel de cont la Trezorerie si sa-l adaugi pe facturile emise
pentru acest tip de clienti.
Este important sa retii ca e-Factura poate fi trimisa si validata, chiar
daca primesti acest mesaj.
Informarea apare deoarece mai multe dintre campurile fisierului .XML au
limitari in ceea ce priveste numarul de caractere permise. Acest lucru
poate duce la situatii in care textele inregistrate pe factura propriu-zisa
sunt trunchiate pe e-Factura. Descarca fisierul pentru a vedea exact care
campuri au fost scurtate.
Este posibil ca eroarea sa apara din cauza modului de calcul al totalului
configurat in SmartBill. In pagina de emitere a facturii, deschide Optiuni
factura (buton aflat in dreapta sus) si alege Recalculeaza totaluri.
Modifica optiunea de calcul in fereastra care se deschide.
Daca in .XML-ul pe care il trimiti in SPV este denumirea corecta,
atunci ea va ajunge corect si in SPV.
Exista insa posibilitatea ca in baza de date a clientului tau sa fii
inca inregistrat cu vechea denumire a firmei, iar in momentul in care
acesta converteste .XML-ul in .PDF, sa preia acea informatie gresita.
Momentan nu avem in aplicatie posibilitatea de a arata ca incasarea a
fost facuta cu un voucher de vacanta. Recomandam sa alegi ca metoda
de incasare Alta incasare si sa completezi in campul Mentiuni faptul
ca s-a folosit voucher de vacanta precum si datele acestuia.
In pagina de vizualizare a facturii, de la Actiuni, selecteaza Configurare
unitati de masura. In fereastra care se deschide poti face asocierile corecte.
Atat timp cat infrastructura ANAF care permite trimiterea e-Facturilor nu functioneaza, trebuie sa astepti ca aceasta sa fie repusa in functiune. Daca incerci sa trimiti e-Facturi din SmartBill in conditiile in care Sistemul RO e-Factura nu este functional, in aplicatie vei primi un mesaj de eroare in care se specifica situatia speciala.
Lista cu produse cu risc fiscal ridicat ramane neschimbata de la 1 ianuarie
2024, insa obligativitatea trimiterii e-Facturii nu mai depinde de tipul produselor.
De la aceasta data nu mai conteaza tipul produsului de pe factura emisa,
ci destinatarul facturii - adica daca este un operator economic sau nu.
SmartBill nu poate determina automat daca un produs are risc fiscal. Pentru asta,
trebuie sa specifici tu aceasta informatie in aplicatie. Poti face asta fie
cand inregistrezi produsul in nomenclator, fie in momentul vanzarii.
Daca facturezi un produs si nu ai stabilit in prealabil riscul fiscal al acestuia,
aplicatia te va avertiza ca pe factura emisa s-ar putea sa existe produse cu
risc fiscal. Pe de alta parte, daca ai marcat deja produsele ca avand risc fiscal,
SmartBill iti va sugera sa trimiti si e-Factura pentru acestea.
Codurile NC si CPV nu sunt afisate pe factura in format .PDF. Ele nu sunt vizibile
in aplicatie nici in momentul emiterii facturii, nici dupa salvarea acesteia.
Lista completa a codurilor NC este disponibila in SmartBill. Trebuie doar sa
introduci denumirea produsului (sau o parte din aceasta) in campul corespunzator
pentru a identifica codul adecvat. Poti folosi fie codul NC cu format de 4 cifre
(suficient pentru validarea e-Facturii), fie formatul de 8 cifre, util pentru contabilitate.
Pentru a adauga codurile NC sau CPV la produsele tale, acceseaza Nomenclatoare > Produse/servicii.
Ai la dispozitie doua metode:
- pentru cate un produs in parte: alegi actiunea Modifica date din dreptul
produsului si in fereastra care se deschide exista o sectiune dedicata codurilor.
Nu uita sa specifici daca produsul este cu risc fiscal in sectiunea principala,
Detalii generale;
- in masa, prin importul unui fisier: apasa pe Importa (in partea dreapta sus)
apoi pe Descarca si alege Descarca Excel cu produse pentru actualizare date si
completeaza acel fisier urmand indicatiile care sunt oferite in acesta.
Trebuie sa completezi codul CPV direct in SmartBill (din Nomenclatoare > Produse/servicii
– individual sau in masa). Dupa ce le-ai adaugat, ele se vor prelua automat pe e-Factura
chiar daca nu sunt vizibile in pagina de vizualizare a facturii din aplicatie.
Lista codurilor NC contine multe pozitii, iar in selectorul din SmartBill sunt vizibile
doar primele. Este suficient sa scrii denumirea produsului, chiar partial, pentru a
gasi codurile relevante. Daca stii codul, il poti introduce direct.
Da, poti adauga in masa codurile NC si CPV. Acceseaza Nomenclatoare > Produse/Servicii
si foloseste optiunea de Import pentru a descarca un fisier Excel in care poti completa
codurile necesare, pe care ulterior il vei importa inapoi in sistem.
Este foarte important sa urmezi instructiunile de completare care se gasesc in fisierul
pe care il completezi.
Depinde de clientii tai. Daca nu colaborezi cu institutii publice, nu vei avea
nevoie de codurile CPV. Invers, daca nu vinzi produselor altor firme, codurile
NC nu sunt necesare. Totusi, recomadnam sa adaugi ambele tipuri de coduri pentru
a preveni posibile probleme.
In SmartBill poti folosi si formatul de 4 cifre, dar si cel de 8 cifre. Codurile
pot fi actualizate in sectiunea de Modificare date produs.
Daca se foloseste SmartBill Conta in contabilitate, actualizarea se poate face
in momentul in care se preiau datele acolo, sau ulterior in Sincronizare > Produse si servicii.
Da, poti configura trimiterea automata a facturilor din aplicatie, indiferent daca ele sunt emise manual, prin API sau ca urmare a facturarii comenzilor din eMag. Poti stabili care sunt facturile care ar trebui trimise, in functie de tipul clientului si cand anume sa se faca trimiterea, imediat dupa salvarea documentelor sau la un anumit interval de timp dupa aceea.
Nu in acest moment.
Da, poti opta pentru trimiterea automata a facturilor din SmartBill, indiferent daca acestea sunt emise manual, prin API sau ca urmare a facturarii comenzilor din eMag. Poti alege care sunt facturile care ar trebui trimise si cand sa fie facuta trimiterea, imediat dupa salvarea documentelor sau dupa o anumita perioada de timp.
In pagina de vizualizate a facturii, in coltul din dreapta jos este un buton albastru (cu un plic). Daca este apasat, sunt afisate doua actiuni secundare: trimiterea e-Facturii si trimiterea prin email.
Nu, acest tip de elemente de identificare digitala sunt emise doar de firme specializate.
Daca contul SmartBill este autorizat, butonul care permite trimiterea
e-Facturii este vizibil in pagina de vizualizare a facturii, la apasarea
butonului de Trimitere.
Daca este apasat butonul albastru cu plic, vor apare doua optiuni:
Trimite e-Factura si Trimite clientului.
SmartBill nu asigura servicii de furnizare a semnaturii electronice sau a
certificatului digital calificat. Acestea se pot obtine de la firme specializate
in acest sens. Probabil cea mai cunoscuta este Certsign.
Totusi e de mentionat ca singurul care este necesar pentru autorizarea contului
in SPV este certificatului digital calificat, si nu semnatura electronica.
