O e-Factura este un fisier electronic in format XML care
include toate detaliile unei facturi traditionale, dar intr-un format standardizat
si codificat. Acest fisier trebuie transmis catre ANAF prin Spatiul Privat Virtual
(S.P.V.) al firmei emitente. In acelasi timp, fisierul va fi disponibil si in
S.P.V.-ul clientului, daca acesta are unul definit.
De la 1 ianuarie 2024, trebuie sa trimiti e-Factura daca:
- emiti facturi catre institutii/companii publice din Romania;
- emiti facturi unor operatori economici prin care livrezi produse sau
prestezi servicii in Romania;
- oferi servicii de turism care au fost achitate cu tichete de vacanta.
Aceste abrevieri descriu trei tipurile de relatii comerciale intre furnizor
(cine emite factura) si client (cine primeste factura):
- B2G (Business to Government): de la un operator economic privat catre o institutie publica.
- B2B (Business to Business): de la un operator economic privat catre alt operator economic privat.
- B2C (Business to Consumer): de la un operator economic privat catre o persoana fizica.
S.P.V. (Spatiul Privat Virtual) este o platforma online prin care interactionezi cu ANAF.
Aici poti trimite si primi e-Facturi, depune declaratii si accesa informatii fiscale.
Pentru a transmite e-Facturi din contul tau SmartBill, trebuie sa autorizezi SmartBill in S.P.V.
In prezent (decembrie 2023), sistemul e-Factura este obligatoriu doar pentru trimiterea
facturilor emise. Facturile tale vor ajunge automat in S.P.V.-ul clientului tau, bazat
pe CIF/CNP. Clientul tau le poate prelua de acolo. Similar, facturile emise de furnizorii
tai vor ajunge in S.P.V.-ul tau, de unde le poti obtine.
In prezent, nu esti obligat sa preiei e-Facturi din S.P.V. de la partenerii tai, acestia
fiind obligati sa iti trimita facturile si in format PDF sau tiparit. Totusi, incepand
cu a doua jumatate a anului 2024, legea a stabilit ca e-Factura sa fie singurul document
cu valoare fiscala intre operatorii economici. Odata trimisa in S.P.V., e-Factura se
considera predată clientului, fara ca emitentul sa fie obligat sa furnizeze documentul
si in alt format. Se presupune, prin urmare, ca vei fi obligat sa preiei si e-Facturile din S.P.V.
Legislatia nu face nicio diferenta intre platitori sau neplatitori de TVA.
Asadar, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Indiferent de serviciul prestat, un operator economic (indiferent de forma de organizare)
trebuie sa trimita e-Factura in S.P.V. atata timp cat clientul este un alt operator
economic (public sau privat) si serviciul este prestat in Romania.
Daca oferi servicii doar persoanelor fizice si nu facturezi catre institutii
publice sau alte firme, nu este necesar sa trimiti e-Facturi in S.P.V.
Incepand cu 1 ianuarie 2024, trimiterea e-Facturii nu mai este conditionata
de existenta produselor cu risc fiscal. Orice factura emisa de tip B2B sau
B2G, in urma unei vanzari in Romania, trebuie trimisa in S.P.V.,
indiferent de categoria produselor.
Fiecare operator economic trebuie sa trimita catre ANAF doar documentele
pe care le emite. Facturile furnizorilor sunt doar responsabilitatea
acestora de a fi trimise in S.P.V.
Nu exista nicio regula de acest fel, factura poate fi transmisa
clientului sau catre ANAF in ce ordine doresti.
e-Factura trebuie transmisa in maxim 5 zile calendaristice de la emiterea
facturii. Asta nu implica ca bunurile sa fie trimise doar dupa transmiterea
e-facturii. Se poate folosi in continuare avizul de expeditie a marfii.
Poti trimite e-Factura imediat dupa emitere, sau in urmatoarele 5 zile
lucratoare. Trimiterea imediata este metoda cea mai sigura pentru a
te asigura ca nu ratezi trimiterea unei facturi, mai ales daca nu
toate facturile emise de tine trebuie sa ajunga in S.P.V.
Clientilor persoane fizice le puteti preda factura „clasica” pe email
sau tiparita. E-Factura nu este decat un format diferit al documentului pe
care il generezi. Asadar trimiterea e-Facturii in S.P.V. nu impiedica
transmiterea ei prin alte canale si in alte formate.
Cand trimiti e-Factura, clientul poate sa o descarce de
acolo, insa aceasta va fi in formatul .XML, care nu este foarte accesibil.
Prin urmare, el nu are acces la factura asa cum este ea vizibila in SmartBill.
De aceea, este recomandat sa trimiti factura si prin email sau prin alte canale,
dar sub forma unui fisier PDF
Pentru a accesa e-Factura trimisa prin S.P.V., clientul trebuie sa descarce
factura din propriul sau cont de S.P.V. Este necesar ca el sa aiba un cont
creat la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF). Clientul nu va
putea accesa contul tau de S.P.V., ci va folosi propriul cont pentru a accesa factura.
e-Factura nu afecteaza avizele sau alte documente de insotire a marfii, care
sunt folosite pentru inregistrarea produselor. Aceste documente vor circula
in continuare, asa cum au facut-o pana acum.
In plus, cel putin pana in 1 iunie 2024, facturile clasice in format PDF
sau tiparite trebuie inca predate clientilor. Dupa aceasta data, trimiterea
e-Facturii in S.P.V. devine singura obligatie a furnizorului, ceea ce inseamna
ca un client va trebui sa-si inregistreze documentul fara sa aiba o factura
PDF sau tiparita la dispozitie.
Daca folosesti SmartBill, acest lucru nu va fi o problema deoarece, in curand,
se va putea face preluarea automata a e-Facturilor de la furnizori direct in
contul SmartBill.
Cel care face autorizarea trebuie sa aiba acces in S.P.V. al firmei tale,
adica sa detina un certificat digital atorizat. Daca nimeni dintre angajati
nu are acest certificat, il poate obtine (procesul dureaza cateva zile)
sau poate apela la ajutorul contabilului care probabil are deja acces in S.P.V.
Am prevazut posibilitatea de a trimite contabilului un link care sa-i permita
sa faca aceasta autorizare in deplina siguranta. Indiferent cine face autorizarea,
contabilul sau cineva din firma, responsabilitatea trimiterii e-facturii este
tot a celui care intocmeste factura.
Odata ce esti autentificat in contul SmartBill poti initia autorizarea
contulului SmartBill in S.P.V. in doua moduri:
- Din pagina de vizualizare a facturii de la butonul Trimite e-Factura
(care este marcat cu un triunghi portocaliu)
- Din Contul meu > Integrari, de la sectiunea e-Factura – apasa pe
Autorizeaza SmartBill.
Indiferent de unde vei initia autorizarea, procesul este identic.
Da, contabilul te poate autoriza foarte simplu, in 2-3 minute.
Daca intri pe Autorizeaza SmartBill (pasii descrisi mai sus), trimiti contabilului
link-ul care ii va permite sa te autorizeze.
Dupa autorizare, trimiterea e-Facturii in S.P.V. nu mai necesita implicarea
contabilului sau accesul la certificatul digital. Trimiterea e-facturii este
obligatia intocmitorului si nu are legatura cu procesul de autorizare in S.P.V
a contului SmartBill.
Trimiterea e-facturii e obligatia intocmitorului si nu are nicio legatura
cu procesul de autorizare in S.P.V a contului SmartBill. Asadar, nu conteaza
cine face autorizarea, trimiterea este obligatia firmei emitente a facturilor.
Pe baza tokenului cu care se face autorizarea, obtinem o parola de la ANAF
utilizata pentru a asigura un „canal de comunicare” intre contul SmartBill si S.P.V.
Autorizarea asigura doar „dreptul” de a trimite e-Facturi din cont catre
S.P.V. si de a primi validarea de la ANAF. Aceasta autorizare nu asigura
accesul liber in S.P.V. pentru niciun alt fel de interactiuni/vizualizari in S.P.V.
De asemenea e bine de retinut ca autorizarea va fi legata strict de CIF-ul firmei
care devine autorizata in S.P.V., si nu are legatura cu tokenul firmei/persoanei
care face autorizarea.
Un singur certificat digital este suficient, deoarece pe baza acestuia poti
autoriza toate firmele pe care le detii. E nevoie sa ai acces in S.P.V.-ul
acestora pentru a putea face acest lucru.
Da, atat un certificat digital virtual cat si un token pot fi folosite pentru
autorizarea SmartBill in S.P.V. Versiunea digitala a certificatului, daca
este instalata pe calculator, este echivalenta cu un certificat digital aflat pe un token.
Pentru autorizarea in S.P.V. este nevoie de un certificat digital calificat,
nu de o semnatura electronica. Acest certificat se poate obtine de la firme
specializate (ex: certsign.ro) in aproximativ 2 zile. Cu acest certificat
poti obtine accesul in S.P.V. si astfel sa faci ulterior autentificarea.
Daca ai primit o notificare despre expirarea autorizarii contului tau,
trebuie sa reinnoiesti autorizarea in S.P.V.. Autorizarile sunt valabile
timp de 90 de zile, conform regulilor de securitate impuse de ANAF.
In SmartBill, incercam sa reinnoim automat autorizarea, dar uneori acest
proces poate esua din cauze externe. In aceste cazuri, reautorizarea
trebuie facuta manual.
Perioada de 90 de zile este impusa de conditiile de securitate stabilite
de ANAF. Am dezvoltat un mecanism automat de reautorizare pentru a evita
reluarea acestui pas. Astfel, nu va trebui sa refaci autorizarea decat in
situatii speciale, cand reautorizarea automata esueaza.
Nu. Autorizarea nu poate fi facuta decat de cineva care are acces la
certificatul digital al firmei, respectiv in S.P.V.-ul acesteia.
Daca nu ai acces la acestea, contabilul tau poate face autorizarea.
Da. Autorizarea in S.P.V. se poate realiza si prin aplicatiile de mobil Android si iOS.
Aceasta eroare inseamna ca trimiterea din SmartBill catre S.P.V. a
fost initiata, insa nu s-a primit raspuns in timp util de la ANAF.
E posibil ca site-ul ANAF sa nu fie functional in acel moment.
Daca esti in continuare autorizat si ai trimis e-Facturi de curand,
este posibil ca eroarea sa fie cauzata de o problema a sistemului ANAF:
(1) fie a platformei S.P.V., fie (2) a sistemului de transmitere a datelor (API).
Incearca sa accesezi direct S.P.V.-ul firmei pentru a verifica daca
platforma este functionala. In cazul in care nu apar probleme la accesul
direct poti reincerca trimiterea.
Daca in continuare nu functioneaza, cel mai probabil ca API-ul ANAF sa aiba
probleme, si te sfatuim sa reiei actiunea mai tarziu sau a doua zi.
Motivele pot fi diverse:
- nu ai activat certificatul S.P.V.: introdu stick-ul cu certificat
in calculator (sau deschide token-ul virtual daca certificatul tau este
de acest tip) inainte de autorizare;
- ai primit anterior o eroare: daca ai primit o eroare la autentificare,
inainte de a incerca inca o data, inchide complet browser-ul (nu doar
pagina pe care ai deschis SmartBill);
- site-ul ANAF nu functioneaza in acel moment;
- ai introdus gresit codul/PIN-ul certificatului.
E posibil ca PIN-ul introdus pentru validarea certificatului sa fie gresit
sau problema sa fie cauzata de sistemul ANAF.
Eroarea poate avea mai multe cauze:
- Daca ai incercat o data si ai primit o eroare (nu conteaza cauza ei),
trebuie sa inchizi complet browser-ul in care ai incercat sa te autentifici.
Incearca din nou autentificrea dupa ce redeschizi browserul.
- Se poate ca sistemul ANAF sa aiba o problema care nu exista cand ai
facut autorizarea pentru prima firma.
Cea mai frecventa problema este introducerea gresita a PIN-ului de validare a certificatului
Dupa ce emiti factura in SmartBill o transformi in e-Factura si trimiti la
ANAF cu in singur click. Inafara de acel click nu vei face nimic diferit
fata de ce faci in mod normal.
Generarea si trimiterea e-Facturii din SmartBill nu presupune niciun
cost suplimentar. Este o functionalitate inclusa in costul de baza al abonamentului.
Trimiterea din SmartBill nu se face automat, odata cu salvarea facturii,
ci este o actiune separata care presupune apasarea unui buton.
Dupa emitere, vei da click pe butonul Trimite e-Factura (care e chiar
in pagina de vizualizare a facturii) pentru ca aceasta sa fie transmisa catre ANAF.
In acest fel, iti permitem verificarea facturii dupa emitere, inainte de
a o trimite catre ANAF.
Sanctiunile vor intra in vigoare dupa 1 aprilie 2024. In perioada
1 ianuarie – 30 martie 2024, desi apare obligativitatea trimiterii
e-Facturii catre ANAF, nu se vor aplica sanctiuni daca nu ai facut acest
lucru. Valoarea sanctiunilor depinde de marimea firmei.
In decembrie 2023, sanctunile comunicate sunt:
- amenda de la 5.000 la 10.000 lei pentru marii contribuabili,
- amenda de la 2.500 la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- amenda de la 1.000 la 2.500 lei pentru contribuabilii mici si pentru cei nerezidenti.
Nu este nevoie de semnatura electronica pentru trimiterea e-Facturii
si nici certificatul digital cu care se realizeaza autorizarea.
Certificatul digital calificat este necesar doar la autorizarea in S.P.V..
Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru o eventuala reautorizare.
Trimiterea e-Facturii presupune doar conexiune la internet si un click.
Stick-ul pe care se afla certificatul digital este necesar doar la autorizarea
in S.P.V.. Dupa ce ai realizat acest pas nu mai e nevoie de acesta decat pentru
o eventuala reautorizare.
Da, e-Factura poate fi trimisa si de pe mobil, atat de pe aplicatia pentru Android,
cat si cea pentru iOS. Dar inainte de a putea face asta contul tau trebuie autorizat in S.P.V..
E-Factura poate fi trimisa de pe orice calculator sau dispozitiv (mobil sau tableta)
atat timp cat esti autentificat in contul tau SmartBill si acesta este autorizat in S.P.V..
De altfel, nu conteaza nici de pe ce calculator faci autorizarea acestuia.
Da. Poti trimite e-Facturile atat timp cat in SmartBill si in S.P.V. firma este
inregistrata cu CNP. Daca ambele conturi sunt create pe baza CNP, atunci nu ar
trebui sa apara probleme.
Acestea se trimit in S.P.V. ca orice alta e-Factura, indiferent daca ea este
emisa pentru sediul principal sau pentru unul dintre sediile secundare.
Desi aceasta optiune nu este disponibila, o luam in considerare. Nu putem
preciza un termen pentru finalizarea acestei functionalitati.
Trimiterea e-Facturilor nu este conditionata separat in drepturile utilizatorilor.
Toti utilizatorii care au acces de vizualizare/emitere a facturilor le pot trimite.
Daca insa accesul la operatiunile de vizualizare/emitere este restrictionat,
utilizatorul nu va putea face trimitere de e-Facturi.
Nu, atasarea de documente suplimentare la e-Facturi cand se trimit catre ANAF
nu este posibila. Pentru a trimite documente suplimentare furnizorilor poti
folosi optiunea de trimitere prin email disponibila in SmartBill, care permite
atasamente in diverse formate.
Nu este nevoie de traducerea in limba romana a facturilor emise in alta limba.
In Sistemul Ro e-Factura se vor prelua corect datele pe care le completezi,
atat timp cat respecti formatul campurilor respective.
Da. Daca completezi aceste informatii la emiterea facturii (in campurile
dedicate din Date aditionale, daca le-ai configurat), atunci ele se vor regasi
si pe e-Factura.
Nu avem un camp dedicat acestei informatii, dar codurile vamale pot fi
completate in Mentiuni si vor fi astfel preluate inclusiv in Sistemul Ro e-Factura.
Toate e-Facturile trimise in S.P.V. sunt verificate de sistemul Ro e-Factura
si ar trebui sa fie validate. Nu trebuie sa faci nimic pentru asta, deoarece
SmartBill primeste si iti afiseaza automat aceasta informatie. Daca ai putut
sa trimiti factura din SmartBill, sunt sanse de 99,9% ca ea sa fie valida.
Procesul de validare depinde de sistemul ANAF si pot aparea intarzieri. Chiar
daca de obicei validarea se face rapid, se poate intampla sa dureze cateva ore.
In SmartBill se primeste informatia privind validarea e-Facturilor in S.P.V.
Statusul validarii este afisat atat in raportul facturilor emise (pe prima
coloana din partea stanga), cat si in pagina de vizualizare a facturii (dreapta sus).
In raportul in care afisate facturile emise, pe prima coloana, o serie de
iconite indica daca documentul a fost trimis catre S.P.V.:
- iconita verde indica faptul ca e-Factura a fost deja validata;
- clepsidra arata ca documentul este in prelucrare la ANAF;
- iconita rosie marcheaza o eroare de validare, e-Factura trebuie retrimisa.
Informatia se gaseste si in pagina de vizualizare a fiecarei facturi.
e-Facturile ajung in S.P.V. doar daca sunt corecte. Prin urmare, daca ai o
factura in S.P.V., inseamna ca a fost validata de catre ANAF si respecta cerintele e-Factura.
Daca o e-Factura este respinsa de validatorul ANAF, nu va fi considerata ca trimisa.
Atentie! Detaliile comerciale ale facturii nu sunt garantate de validare;
daca primesti o e-Factura si consideri ca nu este corecta pentru ca nu respecta
termenii conveniti intre tine si furnizor, va trebui sa contactezi furnizorul pentru a regla situatia.
Nu exista specificatii legale privind acest aspect, insa este de preferal
sa ai certitudinea ca e-Factura este validata de ANAF inainte de a o
inmana clientului, deoarece daca este invalidata de ANAF, va trebui sa
o corectezi si sa o retrimiti catre ANAF si clientului.
Daca factura a fost trimisa deja in SPV nu se poate returna.
Aici extrag prevederile de la art. 4 din OUG 120/2021:
Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national
privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii,
acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national
privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
Corectia facturii electronice comunicata destinatarului in sistemul RO e-Factura se
efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile
si completările ulterioare. Factura electronica corectatăa se transmite in cadrul aceluiasi
sistem national privind factura electronică RO e-Factura.
Adica, trebuie sa faci o factura cu minus, de corectie, si apoi factura corectata. Se pot
face fie doua facturi: una cu plus si una cu minus, sau o singura factura care contine o
linie cu minus si un cu plus, pentru valoarea corecta.
Modificarea facturii se face direct in SmartBill, chiar daca a fost deja trimisa
in S.P.V. Dupa modificare, trebuie retrimisa in S.P.V.
Conform legii, o factura predata clientului nu poate fi anulata. Asadar, o
e-Factura trimisa in S.P.V. nu poate fi anulata. In cazul anularii tranzactiei
facturate, se recomanda stornarea facturii in loc de anulare.
Indiferent daca stornarea este partiala sau totala, factura storno trebuie
trimisa in S.P.V. ca orice alta e-Factura. La Mentiuni trebuie sa apara
'Storno' si numarul facturii stornate.
Nu este o problema daca o factura este trimisa de mai multe ori in S.P.V.
In S.P.V. e-Facturile nu pot fi modificate, sterse sau anulate.
Dupa modificarea unei facturi in SmartBill, aceasta trebuie retrimisa
in S.P.V. pentru ca modificarea sa fie reflectata si acolo. Astfel,
clientul va putea descarca versiunea modificata.
Nu, o factura stearsa nu poate fi recuperata, iar o e-Factura trimisa
in S.P.V. nu poate fi stearsa de acolo. Soluția este sa refaci factura
stearsa si sa o trimiti din nou in S.P.V., asigurandu-te ca datele din
SmartBill se regasesc identic si in S.P.V.
Butonul 'Trimite e-Factura' are si optiunea 'Descarca e-Factura'
(vizibila daca apesi pe sageata din dreapta butonului).
Astfel, se descarca un fisier .XML, care poate fi trimis contabilului.
Trimiterea in S.P.V. se poate face direct de pe 'Trimite e-Factura'
daca ai autorizat contul, fara a fi nevoie de contabil.
Fisierul .XML, care este de fapt e-Factura, foloseste un format
standardizat ce utilizeaza coduri. Fiecarui camp de pe factura ii
corespunde un cod, si totul este intr-un format optimizat pentru
prelucrare electronica, nu pentru citire directa.
Pentru a incarca manual o factura in S.P.V., trebuie sa descarci
e-Factura prin butonul 'Trimite e-Factura' (optiunea 'Descarca e-Factura'
devine vizibila daca apesi pe sageata din dreapta butonului).
Vei descarca astfel un fisier in format XML.
Apoi, in S.P.V. al firmei, la 'Factura electronica', alegi
'Trimitere factura' si folosesti butonul de incarcare pentru a trimite fisierul .XML.
Daca incarci manual o e-Factura in S.P.V., in SmartBill nu se poate marca
faptul ca a fost trimisa la ANAF si nici nu se poate vedea cand/daca este validata.
Fisierul .XML poate fi deschis cu o aplicatie precum Notepad sau WordPad.
Nu vei regasi denumirile campurilor ca pe o factura clasica, ci coduri corespondente.
Cu toate astea, in e-Factura ar trebui sa regasesti toate informatiile
completate inainte de emitere.
In e-Factura se foloseste un format codat care converteste unitatile de
masura obisnuite in unitati standardizate (de exemplu, 'bucata' are
corespondentul codul H87).
Am creat un dictionar care face automat echivalarea unitatilor de
masura in SmartBill cu cele pentru e-Factura. Daca unitatea de masura
folosita nu se regaseste in dictionarul nostru, trebuie sa faci echivalenta manual.
In caz de eroare, apasa pe 'Corecteaza' si selecteaza echivalentul potrivit din lista.
Aceasta eroare indica faptul ca e factura, CIF-ul clientului nu este valid.
Apasa 'Corecteaza' si introdu forma corecta a CIF-ului in fereastra care se
deschide. Dupa aceea, e-Factura poate fi trimisa si CIF-ul corect va fi
memorat in SmartBill.
Aceasta eroare apare daca firma clientului are completat la judet 'Bucuresti'.
In acest caz, in campul 'Localitate' trebuie sa fie completat unul dintre
sectoarele Bucurestiului. Apasa 'Corecteaza' si selecteaza sectorul corespunzator
adresei clientului.
Aceasta nu este o eroare propriu-zisa, ci doar o informare, asadar e-Factura
poate fi trimisa oricum. Esti atentionat ca pe factura nu se gasesc conturi
IBAN corecte sau adecvate. Informarea apare in două cazuri:
- pentru o vanzare catre o institutie/companie publica daca factura
nu are un cont de trezorerie;
- sau pentru o vanzare in valuta, dacă nu exista un cont IBAN in moneda facturii.
In aceasta situatie, mergi in Configurari > Conturi bancare, adauga IBAN-ul
adecvat si verifica daca este afisat pe documente. Dupa aceasta operatiune,
el se va adauga automat si pe e-Factura.
Eroarea apare daca emiti o factura pentru o institutie/companie publica,
deoarece acesti clienti pot face plati doar prin Trezorerie. Ar trebui sa
ai un astfel de cont la Trezorerie si sa-l adaugi pe facturile emise
pentru acest tip de clienti.
Este important sa retii ca e-Factura poate fi trimisa si validata, chiar
daca primesti acest mesaj.
Informarea apare deoarece mai multe dintre campurile fisierului .XML au
limitari in ceea ce priveste numarul de caractere permise. Acest lucru
poate duce la situatii in care textele inregistrate pe factura propriu-zisa
sunt trunchiate pe e-Factura. Descarca fisierul pentru a vedea exact care
campuri au fost scurtate.
Este posibil ca eroarea sa apara din cauza modului de calcul al totalului
configurat in SmartBill. In pagina de emitere a facturii, deschide Optiuni
factura (buton aflat in dreapta sus) si alege Recalculeaza totaluri.
Modifica optiunea de calcul in fereastra care se deschide.
Daca in .XML-ul pe care il trimiti in S.P.V. este denumirea corecta,
atunci ea va ajunge corect si in S.P.V..
Exista insa posibilitatea ca in baza de date a clientului tau sa fii
inca inregistrat cu vechea denumire a firmei, iar in momentul in care
acesta converteste .XML-ul in PDF, sa preia acea informatie gresita.
Momentan nu avem in aplicatie posibilitatea de a arata ca incasarea a
fost facuta cu un voucher de vacanta. Recomandam sa alegi ca metoda
de incasare Alta incasare si sa completezi in campul Mentiuni faptul
ca s-a folosit voucher de vacanta precum si datele acestuia.
In pagina de vizualizare a facturii, de la Actiuni, selecteaza Configurare
unitati de masura. In fereastra care se deschide poti face asocierile corecte.
Atat timp cat infrastructura ANAF care permite trimiterea e-Facturilor nu
functioneaza, nu puteti decat sa astepti ca acesta sa fie repusa in functiune.
Daca incerci sa trimiti e-facturi din SmartBill in conditiile in care sistemul
e-Factura nu este functional, in aplicatie vei primi un mesaj de eroare in
care se specifica situatia speciala.
Lista cu produse cu risc fiscal ridicat ramane neschimbata de la 1 ianuarie
2024, insa obligativitatea trimiterii e-Facturii nu mai depinde de tipul produselor.
De la aceasta data nu mai conteaza tipul produsului de pe factura emisa,
ci destinatarul facturii - adica daca este un operator economic sau nu.
SmartBill nu poate determina automat daca un produs are risc fiscal. Pentru asta,
trebuie sa specifici tu aceasta informatie in aplicatie. Poti face asta fie
cand inregistrezi produsul in nomenclator, fie in momentul vanzarii.
Daca facturezi un produs si nu ai stabilit in prealabil riscul fiscal al acestuia,
aplicatia te va avertiza ca pe factura emisa s-ar putea sa existe produse cu
risc fiscal. Pe de alta parte, daca ai marcat deja produsele ca avand risc fiscal,
SmartBill iti va sugera sa trimiti si e-Factura pentru acestea.
Codurile NC si CPV nu sunt afisate pe factura in format PDF. Ele nu sunt vizibile
in aplicatie nici in momentul emiterii facturii, nici dupa salvarea acesteia.
Lista completa a codurilor NC este disponibila in SmartBill. Trebuie doar sa
introduci denumirea produsului (sau o parte din aceasta) in campul corespunzator
pentru a identifica codul adecvat. Poti folosi fie codul NC cu format de 4 cifre
(suficient pentru validarea e-Facturii), fie formatul de 8 cifre, util pentru contabilitate.
Pentru a adauga codurile NC sau CPV la produsele tale, acceseaza Nomenclatoare > Produse/servicii.
Ai la dispozitie doua metode:
- pentru cate un produs in parte: alegi actiunea Modifica date din dreptul
produsului si in fereastra care se deschide exista o sectiune dedicata codurilor.
Nu uita sa specifici daca produsul este cu risc fiscal in sectiunea principala,
Detalii generale;
- in masa, prin importul unui fisier: apasa pe Importa (in partea dreapta sus)
apoi pe Descarca si alege Descarca Excel cu produse pentru actualizare date si
completeaza acel fisier urmand indicatiile care sunt oferite in acesta.
Trebuie sa completezi codul CPV direct in SmartBill (din Nomenclatoare > Produse/servicii
– individual sau in masa). Dupa ce le-ai adaugat, ele se vor prelua automat pe e-Factura
chiar daca nu sunt vizibile in pagina de vizualizare a facturii din aplicatie.
Lista codurilor NC contine multe pozitii, iar in selectorul din SmartBill sunt vizibile
doar primele. Este suficient sa scrii denumirea produsului, chiar partial, pentru a
gasi codurile relevante. Daca stii codul, il poti introduce direct.
Da, poti adauga in masa codurile NC si CPV. Acceseaza Nomenclatoare > Produse/Servicii
si foloseste optiunea de Import pentru a descarca un fisier Excel in care poti completa
codurile necesare, pe care ulterior il vei importa inapoi in sistem.
Este foarte important sa urmezi instructiunile de completare care se gasesc in fisierul
pe care il completezi.
Depinde de clientii tai. Daca nu colaborezi cu institutii publice, nu vei avea
nevoie de codurile CPV. Invers, daca nu vinzi produselor altor firme, codurile
NC nu sunt necesare. Totusi, recomadnam sa adaugi ambele tipuri de coduri pentru
a preveni posibile probleme.
In SmartBill poti folosi si formatul de 4 cifre, dar si cel de 8 cifre. Codurile
pot fi actualizate in sectiunea de Modificare date produs.
Daca se foloseste SmartBill Conta in contabilitate, actualizarea se poate face
in momentul in care se preiau datele acolo, sau ulterior in Sincronizare > Produse si servicii.
In acest moment lucram la implementarea preluarii e-Facturilor din S.P.V. si
in viitorul apropiat functionalitatea va fi disponibila. Avem in vedere si
posibilitatea de a le stoca aceste documente pe serverele aplicatiei.
In acest moment (decembrie 2023) nu exista aceata optiune, insa o avem in vedere.
Acum nu (decembrie 202), insa se are in vedere si gestionarea trimiterii
facturilor venite prin API. Aceasta se va realiza foarte probabil in momentul
in care se va introduce optiunea trimiterii in masa a e-Facturilor.
Nu. In acest moment doar facturile se pot trimite prin sistemul RO e-Factura.
Nu, in acest moment nu avem automatizat acest proces si nici nu exista
posibilitatea trimiterii in masa catre S.P.V. al acestora.
Daca contul SmartBill este autorizat, butonul care permite trimiterea
e-Facturii este vizibil in pagina de vizualizare a facturii, la apasarea
butonului de Trimitere.
Daca este apasat butonul albastru cu plic, vor apare doua optiuni:
Trimite e-Factura si Trimite clientului.
SmartBill nu asigura servicii de furnizare a semnaturii electronice sau a
certificatului digital calificat. Acestea se pot obtine de la firme specializate
in acest sens. Probabil cea mai cunoscuta este Certsign.
Totusi e de mentionat ca singurul care este necesar pentru autorizarea contului
in S.P.V. este certificatului digital calificat, si nu semnatura electronica.
