Aceasta Politica de confidentialitate descrie practicile de colectare de date personale pentru site-ul web SmartBill.ro Acesta este detinut si gestionat de catre Intelligent IT SRL si colecteaza date cu caracter personal in conformitate cu aceasta politica.

Acest document are rolul de a va informa cu privire la ce tip de date cu caracter personal colectam de la dvs., cat si unde am putea folosi aceste date, cum intelegem sa protejam aceste date, cine are acces la acestea si cum pot fi corectate in timp inadvertentele din datele personale prelucrate, in conformitate cu Regulamentul UE 2016/679 (GDPR).

SmartBill.ro ofera servicii IT de facturare și contabilitate exclusiv persoanelor juridice.

In acest sens, aplicand principiul de minimizare a datelor colectate conform GDPR, SmartBill.ro nu colecteaza in mod intentionat date personale de la persoane fizice/consumatori, dar poate colecta informatii cu caracter personal de la reprezentantii persoanelor juridice – clienti sau potentiali clienti, avand in vedere datele de contact profesionale ale acestora.

De asemenea, intreaga activitate de atragere a vizitatorilor paginii web SmartBill.ro este directionata catre persoanele juridice si reprezentantii acestora, dar nu putem sti cu siguranta calitatea profesionala a vizitatorilor paginii noastre web sau a unei persoane care se aboneaza la noutatile publicate pe blog.

Astfel, consideram toate aceste informatii ca fiind date cu caracter personal si le tratam ca atare, conform detaliilor de mai jos, cu toate ca ele ar putea fi date personale doar in anumite cazuri:

1. Despre Noi

Intelligent IT SRL in calitate de administrator al site-ului SmartBill.ro respecta caracterul privat si securitatea informatiei furnizata de utilizatori, inclusiv a datelor cu caracter personal.

Intelligent IT SRL este un operator de date cu caracter personal in sensul Regulamentului UE 2016/679 (GDPR), cu sediul social in Sibiu str. Aciliu, nr. 22, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J32/1274/2006 CUI RO18990059, atribut fiscal RO, cloud@smartbill.ro, Telefon 031.710.4215 denumit pe parcursul acestui document SmartBill.ro.

SmartBill.ro respecta legislatia romana si europeana in vigoare in domeniul protectiei datelor cu caracter personal si colecteaza date personale doar in scopuri determinate, conform detaliilor de mai jos:

Scopul colectarii datelor cu caracter personal este vanzarea produselor si serviciilor de pe SmartBill.ro (cu toate activitatile conexe cum ar fi procesarea comenzii, plata, facturare, etc.), servicii de relatii cu clientii si activitati de marketing pentru propriile nevoi ale SmartBill.ro.

Datele dvs. personale sunt folosite exclusiv de SmartBill.ro in scopurile de mai sus si nu pot fi vandute sau inchiriate unor terte parti.

Temeiurile legale ale prelucrarii acestor date sunt:

  • executarea contractului si pasii preliminari pentru acest contract (art. 6 (1) b GDPR) – pentru datele colectate prin formularul de comanda sau datele primite ca urmare a serviciilor de relatii cu clientii
  • obligatii legale (art. 6 (1) c GDPR) pentru datele necesare pentru facturare
  • interesul legitim (art 6 (1) f GDPR si legea 506/2004 art 12 (2) ) pentru datele folosite pentru marketing pentru clientii actuali, securitatea site-ului si datele folosite pentru optimizarea site-ului propriu.
  • Consimtamant (art 6 (1) a GDPR) pentru datele folosite pentru marketing pentru vizitatorii site-ului (ex. abonarea la newsletter, cookie-uri de marketing, participare evenimente etc.)

2. Ce date personale colectam si cine are acces la datele dvs.

SmartBill.ro colecteaza informatii de la utilizatorii sai in trei modalitati:

  • direct de la utilizator
  • din rapoartele traficului inregistrat de serverele care gazduiesc site-urile noastre
  • prin intermediul cookie-urilor

2.1. Date personale colectate direct

Cand accesati SmartBill.ro sau atunci cand va creati un cont sau va plasati o comanda, va putem cere numele, prenumele si/sau adresa de email, numarul de telefon, ca si alte detalii ale firmei pentru care va faceti contul. Va rugam sa tineti minte ca contul este facut avand in vedere calitatea dvs. de reprezentant al unei persoane juridice si deci va recomandam sa folositi email-ul si telefonul firmei, nu cel personal.

Aceste date sunt pastrate pentru o perioada de 3 ani de la terminarea contractului (aceasta fiind perioada de prescriptie generala) sau 5 ani in cazul facturilor (unde este o obligatie legala fiscala).

De asemenea, atunci cand accesati serviciile de asistenta va putem cere o adresa de email sau numarul de telefon, ca si alte detalii daca sunt necesare rezolvarii problemei adresate. In cazul in care nu putem rezolva problema de la distanta, va putem cere sa ne creati un cont de utilizator in aplicatie, pe care il vom folosi pe o durata limitata de timp pana la rezolvarea problemei. Ne rezervam dreptul de a inregistra orice comunicare realizata pentru asistenta in scopul imbunatatirii serviciilor noastre. Va va vom informa inainte de inceperea comunicarii de faptul ca aceasta ar putea fi inregistrata.

Aceste date sunt pastrate pentru perioade diferite, dar nu mai mari de 3 ani de la efectuarea contactului, cu exceptia serviciilor de asistenta tehnica, caz in care sunt pastrate pe intreaga perioada contractuala.

Aceste date sunt folosite, de exemplu, in scopul contactarii dvs., a stabilirii datelor necesare pentru contract sau facturare, ori persoana de contact si/sau pentru a solutiona o reclamatie/solicitare a dvs. Putem solicita si alte date care pot constitui date cu caracter personal numai in masura in care sunt necesare pentru aceste scopuri.

In cazul nefurnizarii acestor date, vom fi in imposibilitatea de a onora comanda dvs. sau sa va asiguram serviciile de asistenta dorite.

De asemenea, atunci cand va subscrieti la newsletter-ul nostru, primiti un anumit raport, sau completati un formular de pe site-ul nostru, va rugam sa ne furnizati atat o adresa de email, ca si un nume, si uneori alte informatii necesare pentru personalizarea comunicarii catre dvs.

Aceste date sunt pastrate pana la revocarea consimtamantului sau pana cand activitatea dvs. ne arata ca nu mai sunteti interesati de comunicarea noastra.

2.2. Informatii oferite automat din raportul de trafic al serverului.

Atunci cand vizitati un site web, indiferent de dispozitivul folosit, dezvaluiti anumite informatii despre dvs., precum adresa dvs. IP, ora vizitei dvs., locul de unde ati intrat in site-urile noastre, paginile vizitate. SmartBill.ro inregistreaza aceste informatii pentru o perioada de timp determinata. SmartBill.ro foloseste servicii externe de analiza a traficului, dar fara a se limita la Google Analytics sau Hotjar.

Aceste date sunt folosite exclusiv de catre SmartBill.ro pentru imbunatatirea site-ului si serviciilor noastre, dar si pentru asigurarea securitatii site-ului nostru.

In nicio circumstanta SmartBill.ro nu utilizeaza datele de trafic pentru identificarea persoanelor din spatele unor adrese IP.

Aceste date sunt pastrate pentru o perioada de 50 de luni.

2.3. Cookie-uri si tehnologii similare

Trebuie precizat ca cookie-urile si tehnologiile similare nu colecteaza date personale (nici nume ori adresa IP), dar pot folosi in anumite cazuri identificatori unici care sa urmareasca un utilizator de la un site la altul.

SmartBill.ro poate folosi cookie-uri proprii necesare pentru functionarea site-ului, dar si pentru a facilita stocarea si urmarirea preferintelor dvs., inclusiv pentru optimizarea siturilor noastre, inclusiv personalizare, sau pentru marketing.

In ceea ce priveste serviciile externe SmartBill.ro care plaseaza cookie-uri (de terta parte) sau tehnologii similare in momentul navigarii pe siturile SmartBill.ro, scopul acestora este de marketing, analiza a traficului sau alte personalizari, conform detaliilor de mai jos:

Denumire Serviciu Scop
Zopim Chat Comunicare prin chat
Google Adwords Conversion Marketing
Google Analytics Analiza traficului
Google Dynamic Remarketing Marketing
Google Tag Manager Marketing / Tag Management System
Facebook Pixel Marketing
Facebook Connect Social media
Twitter Ads Marketing
Bing Ads Marketing
Hotjar Analiza traficului si imbunatatirea experientei utilizatorilor
InnerTrends Analiza traficului pentru imbunatatirea site-ului
Visual Website Optimizer (VWO) Imbunatatirea site-ului si a experientei utilizatorilor

Majoritatea browserelor sunt setate sa accepte cookie-uri in mod automat. Daca insa nu preferati acest lucru, puteti fie reseta browserul, fie sa va anunte ori de cate ori primiti cate un cookie, fie sa refuze chiar acceptarea cookie-urilor. Trebuie insa sa aflati ca unele sectiuni ale sitului nostru nu vor putea fi vizualizate normal daca ati setat browserul sa respinga cookie-urile.

Utilizatorii care nu doresc utilizarea cookie-urilor, pot folosi setarile browserului preferat pentru stergerea sau blocarea acestora sau folosirea unor plugin-uri care fac acelasi lucru:

Puteti folosi si extensii pentru browser-ul dvs. pentru a decide in mod individual ce cookie-uri acceptati sau nu – cele mai populare extensii in acest moment sunt: AdBlock Plus, Ghostery, Privacy Badger sau uBlock.

Aceste date sunt pastrate pentru perioade diferite, stabilite de acesti furnizori, dar acestea nu depasesc 48 de luni de la ultima vizita.

3. Gazduirea datelor

Datele personale colectate sunt inregistrate, utilizate, stocate si organizate pe servere protejate, unde este gazduit si situl propriu-zis, precum si pe orice alte suporturi care permit astfel de operatiuni, in conditii de securitate optima, prin mijloace adecvate. Pentru gazduirea in siguranta a datelor personale, folosim serviciile unor firme specializate din Uniunea Europeana, care actioneaza in calitate de persoane imputernicite de catre SmartBill.ro. Puteti gasi mai multe detalii in art 7.

4. Cum protejam datele colectate de la dvs.

SmartBill.ro se angajeaza sa protejeze datele dvs. personale impotriva pierderii, utilizarii incorecte, divulgarii, modificarii, indisponibilitatii, accesului neautorizat si distrugerii, si ia toate masurile de precautie rezonabile pentru a proteja confidentialitatea acestor date, inclusiv prin utilizarea unor masuri organizatorice si tehnice adecvate.

Accesul dvs. la serviciile si produsele SmartBill.ro este protejat de parola contului dvs. Va recomandam sa nu dezvaluiti nimanui aceasta parola. SmartBill.ro nu va va cere niciodata parola conturilor dvs. in mesaje sau telefoane nesolicitate. Doar daca apelati dvs. la serviciile noastre de asistenta putem cere, exclusiv in cazul in care nu putem rezolva problema de la distanta, sa ne creati un cont de administrator in aplicatie, pe care il vom folosi pe o durata extrem de limitata de timp – doar pana la rezolvarea problemei. Mai mult, daca este posibil, trebuie sa va amintiti sa dati click pe butonul „Deconectare” din contul dvs. din cadrul serviciilor online oferite de SmartBill.ro la sfarsitul fiecarei sesiuni de utilizare a acestora. Va sfatuim de asemenea sa inchideti fereastra browserului in care ati lucrat la sfarsitul navigarii dvs. in site-urile sau serviciile furnizate de SmartBill.ro . Aceste sfaturi sunt destinate sa inlature accesul persoanelor neautorizate la informatii personale in legatura cu dumneavoastra atunci cand alte persoane pot avea acces la dispozitivul dvs.

Sa aveti in vedere ca transmisia de date prin intermediul internetului nu poate fi garantata ca fiind 100% sigura. Cauzele pot fi numeroase, cum ar fi, dar fara a se limita la: conexiunea dvs. nesigura de wi-fi, virusi sau programe te tip troian/malware, accesul direct al altor persoane etc. In consecinta, in ciuda eforturilor noastre de a va proteja informatia personala, SmartBill.ro nu poate asigura sau garanta securitatea informatiilor transmise de dvs. catre Smart Bill, atat pe canale de comunicare cat si in cadrul aplicatiei. Pe aceasta cale va aducem la cunostinta ca exista acest risc.

In momentul in care primim informatiile transmise de dvs., va garantam ca vom depune toate eforturile pentru a asigura securitatea acestora in sistemele noastre, prin implementarea de masuri care sa impiedice accesul neautorizat, utilizarea necorespunzatoare, modificarea, distrugerea ilegala sau accidentala si pierderile accidentale.

5. Cum putem corecta erorile din datele colectate de la dvs.

Pentru orice erori legate de datele introduse de dvs., va rugam sa ne contactati la cloud@smartbill.ro.

6. Drepturile dvs.

Conform GDPR, beneficiati de dreptul de acces, rectificarea sau stergerea acestora sau restrictionarea prelucrarii sau a dreptului de a se opune prelucrarii, precum si a dreptului la portabilitatea datelor de interventie asupra datelor personale.

Pentru datele colectate prin consimtamant, aveti dreptul de a retrage consimtamantul in orice moment.

Pentru exercitarea acestor drepturi, va puteti adresa prin e-mail o cerere la adresa cloud@smartbill.ro cu privire la dreptul specific pe care doriti sa il exercitati, ca si detaliile dvs. de identificare. Putem sa va cerem date suplimentare pentru identificarea dvs., doar pentru a fi siguri ca nu dam datele personale unui alt utilizator fara drepturi de acces la acestea.

De asemenea aveti dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere sau de a depune o actiune in instanta.

In anumite situatii, este posibil sa nu putem cauta datele dvs. personale datorita identificatorilor limitati pe care ii furnizati in solicitarea dvs. In astfel de cazuri nu avem cum sa raspundem pozitiv solicitarii dvs. de a va executa drepturile legale, cu exceptia cazului in care furnizati informatii suplimentare care sa va permita identificarea. Va vom informa si va vom oferi posibilitatea de a oferi astfel de detalii suplimentare in astfel de situatii.

7. Cine are acces la datele dvs personale

SmartBill.ro poate prelucra datele dvs. personale cu ajutorul unor terte firme in calitate de persoane imputernicite. Aceste firme pot folosi doar datele trimise de SmartBill, exclusiv in scopul precizat expres de SmartBill si nu le pot folosi in scopuri proprii. Aceste date sunt trimise pentru realizarea scopurilor mai sus mentionate cum ar fi:

  • Servicii de gazduire
  • Servicii de trimitere email-uri
  • Servicii de marketing
  • Servicii de unelte tehnice asistenta sau contact clienti sau viitori clienti (chat, convorbiri telefonice, email, etc.)
  • Alte autoritati si institutii publice, contabili, auditori, avocati si alti consultanti externi, a caror activitate implica necesitatea cunoasterii acestor date sau acolo unde legea ne obliga sa facem aceasta dezvaluire.

Toate persoanele imputernicite cu care lucram sunt firme din Romania, Uniunea Europeana sau orice stat cu regim de protectie adecvat ori alt temei stabilit conform capitolului V din GDPR.

Din obligatii de confidentialitate, securitate si protejarea intereselor comerciale, preferam sa publicam lista cu categorii de destinatari. Lista persoanelor imputernicite cu detaliile de contactat poate fi pusa la dispozitia autoritatilor competente in conditiile legii.

In cazul unor situatii speciale SmartBill.ro poate dezvalui date cu caracter personal atunci cand legea prevede expres acest lucru, cand este cerut de o autoritate competenta sau cand acest lucru este necesar pentru protejarea drepturilor si intereselor SmartBill.ro

8. Datele clientilor nostri

SmartBill.ro prelucreaza si datele colectate de clientii nostri prin serviciile SmartBill in calitate de persoana imputernicita. Si pentru acele date asiguram securitatea datelor colectate, ca si toate celelalte obligatii impuse de GDPR cu aceleasi standarde cu care v-am obisnuit.

In aceasta calitate, este necesar sa avem un contract intre noi si clientii nostri pe baza art 28 din GDPR si pe care il gasiti in contul dvs. de client.

9. Alte dispozitii

Politica de confidentialitate trebuie interpretata impreuna cu Termenii si conditiile de utilizare SmartBill.ro si se supun legilor in vigoare din Romania.

Prezenta politica a fost actualizata astazi 25.05.2018 urmand ca in viitor, ori de cate ori o modificam, sa facem publica noua varianta pe prima pagina a site-ului SmartBill.ro.

Aceasta varianta a Politicii privind prelucrarea datelor personale este stocata la adresa https://www.smartbill.ro/politica-de-confidentialitate