Ce e important de stiut
cand alegi programul de facturare?

Nu toate integrarile sunt la fel.

1. Standardele transmise de autoritati sunt respectate cu rigurozitate:
  • vanzarile cu mentiuni speciale sunt mentionate in fisierul XML (de exemplu: TVA la incasare sau taxare inversa)
  • e-Factura include aceleasi mentiuni legale obligatorii pentru factura normala (de exemplu: capitalul social)
  • discounturile sunt specificate in anumite locuri in e-Factura
Aceste aspecte pot influenta validarea e-Facturii de catre ANAF.
2. Autorizarea SPV poate fi facuta atat cu certificatul digital calificat al antreprenorului, cat si cu cel al contabilului firmei.
In SmartBill te poti autoriza singur sau te poate autoriza contabilul, daca nu ai propriul tau certificat. Dureaza cateva minute si se face la fiecare 90 de zile.
3. Gestionarea datelor furnizorilor si clientilor:
pentru firmele din Bucuresti este indicat in fisierul XML sa fie mentionat sectorul.
In SmartBill verificam corectiunea acestor date: sectorul, localitatea si judetul.
4. Pentru firmele care vand produse cu risc fiscal este important sa se asigure ca:
  • sunt ghidate in mod explicit in aplicatie in administrarea produselor
  • pot importa produsele cu risc fiscal manual, dar si in masa
  • sunt semnalate eventualele erori din timpul importului
5. Unitatile de masura reprezinta una dintre specificatiile standardului pentru e-Factura si trebuie sa respectate anumite codari.
In SmartBill se poate face o mapare intre unitatile de masura folosite intern si cele care ajung in e-Factura.
6. Pentru completarea corecta a fisierului XML, trebuie sa fie indicate corect cotele de TVA aplicate, mai ales in cazul celor cu 0%, unde trebuie mentionate anumite justificari (SDD, SFDD, taxare inversa, TVA inclus, export).
SmartBill permite gestionarea corecta a fiecarei cote de TVA, adaugarea de cote noi de TVA si configurarea lor corecta pentru e-Factura.
Acum e momentul sa treci la SmartBill!

Fa-ti cont SmartBill Gratuit
Acces gratuit 30 de zile

Ce este
e-Factura?

La fel ca in alte tari din Uniunea Europeana, Romania a implementat un sistem national de facturare electronica, respectand norme europene. Asa cum au fost prezentate pana acum lucrurile, sistemul romanesc este dezvoltat intern de catre institutiile statului si acum are o functionalitate de tip “autostrada” si anume, orice factura emisa trebuie sa ajunga si in e-Factura, nu doar la client.
Cum functioneaza in SmartBill?
1
Conectezi contul SmartBill la Spatiul Privat Virtual (SPV)
2
Daca vinzi produse cu risc fiscal ridicat, iti configurezi in nomenclator codurile NC si CPV
3
Emiti factura folosind SmartBill
4
Printr-un buton transmiti simplu documentul catre SPV
Afla daca trebuie sa trimiti e-Factura
Ce tip de activitate ai?
Desfacere marfa
Servicii
Vinzi produse cu risc fiscal ridicat?
Categoriile vizate de ANAF sunt: legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile, bauturi alcoolice, constructii noi, produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris), imbracaminte si incaltaminte.
Da
Nu
Ce fel de servicii?
Turism
Alte servicii
Incasezi cu tichete de vacanta?
Oferi servicii care sunt achitate partial sau total cu vouchere de vacanta de catre persoane fizice.
Da
Nu
Vinzi institutiilor publice?
Da
Nu
Vinzi institutiilor publice?
Da
Nu
Vinzi institutiilor publice?
Da
Nu
Vinzi institutiilor publice?
Da
Nu
Vinzi institutiilor publice?
Da
Nu
E-Factura trebuie trimisa cand ai produse cu risc fiscal sau clientul este o institutie publica.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Completezi coduri NC si CPV
Daca vinzi produse cu risc fiscal, trebuie sa asociezi acestora codurile standardizate NC (Coduri din Nomenclatura combinata) si CPV (Coduri din vocabularul comun de achizitii). In SmartBill poti adauga aceste coduri pe fiecare produs in parte. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
E-Factura trebuie trimisa cand ai produse cu risc fiscal pe document.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Completezi coduri NC
Daca vinzi produse cu risc fiscal, trebuie sa asociezi acestora codurile standardizate NC (Coduri din Nomenclatura combinata) si CPV (Coduri din vocabularul comun de achizitii). In SmartBill poti adauga aceste coduri pe fiecare produs in parte. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
E-Factura trebuie trimisa cand clientul este o institutie publica.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
In prezent nu trebuie sa emiti e-Factura
E-Factura trebuie trimisa cand clientul este o institutie publica.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
In prezent nu trebuie sa emiti e-Factura
E-Factura trebuie trimisa cand incasezi cu tichete de vacanta de la persoane fizice sau clientul este institutie publica.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
E-Factura trebuie trimisa cand incasezi cu tichete de vacanta de la persoane fizice.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
E-factura trebuie trimisa cand clientul este o institutie publica.
Autorizezi contul SmartBill in SPV
Pentru autorizare trebuie sa parcurgi pasii din aplicatia SmartBill. Inainte de a incepe operatiunea asigura-te ca ai token-ul cu certificatul digital certificat de acces in SPV. Daca doar contabilul are certificat digital pe firma ta, poti face autorizarea cu ajutorul acestuia. Afla mai multe aici.
Trimiti e-Factura
In prezent nu trebuie sa emiti e-Factura
Inapoi la primul ecran
Ce implicatii sunt pentru firme?
Pentru utilizatorii SmartBill nu apare nicio responsabilitate in plus. Aveti garantia ca noi vom depune toate eforturile pentru ca utilizatorii nostri sa nu resimta niciun disconfort atunci cand integrarea devene obligatorie.

Cel mai probabil cei care vor emite facturi pe hartie, in Excel, Word etc nu vor mai putea face acest lucru.

Lasa echipa SmartBill sa te ajute! Suntem alaturi de antreprenori de 15 ani.

Vezi cum functioneaza

Autorizarea SmartBill in SPV
si trimiterea facturii

Autorizarea SmartBill in SPV
de catre contabili

Gestionarea produselor
cu risc fiscal ridicat

Afla mai multe

Webinar 14 iulie

Webinar 6 iulie

Webinar 29 iunie

Webinar 23 iunie

Webinar 15 iunie

Intrebari frecvente
Cine este obligat sa implementeze e-Factura de la 1 iulie?
Toti operatorii economici (indiferent de forma juridica - SRL, PFA etc) vizati de prevederile legii:
  1. in relatia B2G unde calitatea de institutie publica - G este data si de natura tranzactiei, nu doar de calitatea institutiei
  2. in relatia B2C cand sunt incasate facturile prin vouchere de vacanta
  3. in relatia B2B cand facturam produsele cu risc fiscal
Facturile pentru servicii trebuie sa fie transmise in SPV?
Da.
Ce inseamna abrevierile B2G, B2B, B2C?
Conventile in comunicare se refera la:
B2B = Business to Business
B2C = Business to Consumer
B2G = Business to Goverment (Institutii publice)
Care sunt sactiunile daca nu trimit facturile?
In acest moment nu exista sactiuni specificate in lege.
Daca SPV este facut pe semnatura electronica a contabilului expert cu care colaborez ca imputernicit in baza procurii date de administrator, cine transmite e-Factura?
Trimiterea facturii este responsabilitatea emitentului. In cazul in care contabilul este cel care detine certificatul digital cu semnatura electronica, acesta trebuie sa va ajute doar in faza initiala, cu autentificarea contului SmartBill in SPV actiune care trebuie repetata la fiecare 90 de zile. In tot acest timp, se pot trimite facturi catre e-Factura printr-un simplu click, de catre utilizatorul contului.
Daca un contabil are mai multe firme pe certificatul digital cu semnatura electronica, cum transmite facturi? Cel ce factureaza nu are acces in SPV.
Pentru a putea trimite e-Factura in SPV este nevoie de autentificarea contului SmartBill al firmei in SPV. Nu va conta cine va trimite factura, atata timp cat aceasta actiunea se face de pe acel cont (si furnizorul inregistrat pe document este firma respectiva). In momentul in care contabilul face autentificarea el trebuie sa selecteze din lista de certificate de pe token pe cel al firmei pentru care a primit link-ul. Daca, din toate firmele detinute si certificatele digitale aferente, alege pe cel care nu corespunde firmei, autentificarea nu se realizeaza.
Sunt client SmartBill insa nu vand produse cu risc fiscal ridicat, dar emit factura B2G. Este necesar sa apas in SmartBill butonul de "Vand produse cu risc fiscal"?
Nu. In acest moment, codurile CPV (cele care sunt solicitate atunci cand este implicata o relatie B2G) nu trebuie asociate decat produselor cu risc fiscal. Daca nu vindeti acest tip de produse, nu este nevoie sa alegeti aceasta optiune. Cu toate acestea, aveti obligatia de a transmite facturile emise in relatia B2G catre e-Factura.
Doar firmele platitoare de TVA sunt obligate sa transmita catre e-Facturi?
Legislatia vorbeste de operatori economici, nu de platitori de TVA. Pe cale de consecinta, toti operatorii economici trebuie sa respecte legislatia referitoare la e-Factura.
Care este termenul de incarcare a facturii in sistem?
Deocamdata, legea nu prevede un termen anume pentru incarcarea facturii in e-Factura.
Care este lista produselor cu risc fiscal ridicat?
De la 1 iulie 2022 furnizorii considerati de ANAF avand risc fiscal ridicat sunt obligati sa transmita facturile emise in e-Factura. Categoriile vizate sunt: legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile, bauturi alcoolice, constructii noi, produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris), imbracaminte si incaltaminte.
Care este rolul contabilului in implementarea e-Factura?
Contabilii sunt implicati doar daca clientul nu are token-ul cu certificatul fiscal digital. In acest caz, contabilul autentifica firma in SPV si asta dureaza 1 minut (o data la 90 de zile). Practic responsabilitatea transmiterii facturii in sistemul e-Factura este a antreprenorului.
In cat timp trebuie sa trimit facturile mele catre ANAF?
In acest moment nu exista specificat un termen, din partea legiuitorului.
E obligatoriu sa fii inregistrat in SPV ca sa poti primi documentele?
Inscrierea in SPV este obligatorie doar la emiterea facturilor, nu si la primirea acestora.
Cum transmit facturile daca nu am acces in SPV, ci doar contabilul are semnatura electronica?
Aveti nevoie de ajutorul contabilului, cel care are semnatura electronica, doar in prima faza pentru autentificare. Valabilitatea autentificarii este de 90 de zile si, in tot acest timp, se pot trimite facturi catre e-Factura fara sa fie nevoie de nimic altceva decat de apasarea unui buton. Trimiterea o poate face oricine are acces pe acel cont.
Unde gasesc codurile NC si CPV aferente produselor pe care le vand si unde gasesc nomenclatorul?
Pentru moment in SmartBill avem implementat un selector in care se regasesc toate codurile produselor cu risc fiscal in fereastra Modifica articol. Asadar, daca doriti sa adaugati aceste coduri pe fiecare produs in parte, accesati Nomenclatoare > Produse si alegeti actiunea de modificare articol. In fereastra care se deschide exista sectiunea Cod NC cod CPV si din campurile respective puteti selecta codurile. Pentru liste complete cu aceste coduri puteti cauta pe internet sursele oficiale. Gasiti in Manualul SmartBill linkuri catre listele de acest fel.
Un hotel care primeste vouchere de vacanta, transmite doar acele facturi pe e-Factura sau toate facturile emise pe parcursul lunii?
Doar facturile incasate partial sau total cu vouchere de vacanta.
Dupa ce incarcam factura in sistemul e-Factura, mai transmitem factura in format fizic beneficiarului?
Trebuie sa va asigurati ca beneficiarul primeste si el un exemplar al facturii.
Ce se intampla cu facturile emise gresit sau stornate?
Se urmeaza procedura legala, aceeasi ca si pana acum.
Mai multe despre e-Factura si integrarea cu SmartBill
Fa-ti cont SmartBill Gratuit
Acces gratuit 30 de zile