Gestiunea furnizorilor are un impact deosebit in organizarea oricarei firme.
Gestiunea furnizorilor consta in:
- administrarea informatiilor privind furnizorii in vederea inregistrarii documentelor primite de la ei (CUI, adresa, contact etc.)
- inregistrarea documentelor de intrare primite de la acestia; p plata la scadenta a facturilor: este important sa stii ce ai de platit si la ce data pentru a-ti putea optimiza cash-flow-ul. Platind doar la scadenta poti beneficia de creditul furnizor si pe de alta parte, avand o astfel de evidenta a scadentelor, nu risti sa ajungi in intarziere de plata, fapt care ar putea dauna relatiilor cu partenerii de afaceri
- analiza achizitiilor pe furnizori – preturi si volume, in vederea luarii celor mai bune decizii de business. De exemplu, daca achizitionezi frecvent si in cantitati mari bunuri de la un anumit furnizor, ai putea considera ca la un moment dat sa ii soliciti anumite discounturi de volum
In special in cazul firmelor care au achizitii frecvente, in cantitati mici si cu preturi diferite, este important un bun control al furnizorilor.
Totodata, in astfel de firme, gestionarea furnizorilor este o activitate destul de costisitoare ca timp si ca volum de documente: necesita de regula o persoana angajata care sa le intocmeasca, sa pregateasca receptiile, sa gestioneze situatiile atipice, cum ar fi retururile sau corectiile. In plus, daca facturile nu sunt platite corect si la timp, firma ar putea rata discounturi semnificative.
In SmartBill gestiunea furnizorilor se realizeaza in doua etape:
- introducerea datelor
- obtinerea rapoartelor
In ceea ce priveste rapoartele disponibile, acestea sunt situatii ale facturilor de la furnizori – se pot selecta facturile pe furnizori, moneda, statusul platii, perioada etc.