Cei ce sunt raspunzatori de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa numeasca printr-o decizie scrisa persoana care sa aiba atributii in ceea ce priveste alocarea de serii si numere documentelor financiar-contabile.
Alocarea seriilor in SmartBill se poate face din etapa de introducere a documentelor sau din etapa de configurare a aplicatiei.